Der Erfolg eines Meetings hat eine Menge mit der Umgebung zu tun, in der es stattfindet. Wie also den Konferenzraum so einrichten, dass produktive Kommunikation statt Schläfrigkeit das Treffen bestimmt? So finden Sie das passende Raumkonzept für bessere Meetings.
Anforderungen an den Konferenzraum
Einen Konferenzraum optimal einrichten bedeutet ihn perfekt auf seinen Nutzungszweck abzustimmen. Daher gilt es zunächst zu analysieren, wofür der Raum im Unternehmen dient. Oftmals erfüllen Konferenzbereiche noch andere Zwecke und sind auch Schulungsraum oder die Basis für digitale Meetings. Gerade in kleineren Unternehmen übernimmt der Konferenzraum häufig diverse Funktionen und ist mitunter sogar der Essbereich der Mitarbeitenden.
Diese Fragen helfen bei der Raumplanung, um den Konferenzraum optimal einzurichten:
- Wie viele Personen nehmen in der Regel an den Meetings teil?
- Für welche Zwecke dient der Konferenzbereich außerdem? Ist er
- Besprechungszimmer,
- Schulungsraum,
- Vortragssaal,
- Kundenempfangsbereich,
- Essbereich,
- oder auch als Arbeitsplatz für Mitarbeitende buchbar?
Von diesen Faktoren ist die Einrichtung und technische Ausstattung des Konferenzbereichs abhängig. Grundsätzlich empfiehlt sich eine Größe von mindestens 1,5 qm pro Person.
Welche Ausstattung benötigt der Konferenzbereich?
Gerade für einen multifunktionalen Konferenzraum gilt es ihn so einzurichten, dass die Ausstattung flexibel einsetzbar ist.
Konferenzraum mit passenden Möbeln einrichten
Dient der Konferenzbereich auch als Schulungsraum sind sicherlich kleinere Einzeltische, die flexibel kombinierbar sind, von Vorteil. Zusammengeschoben entsteht daraus eine große Tafel für die optimale Kommunikation bei großen Konferenzen. Für Vorträge und Schulungen sind Tischreihen eine gute Lösung. Inseln aus Tischgruppen eignen sich für kleine Meetings. Ein durchweg als Konferenzraum genutzter Saal wirkt durch einen großen Tisch sehr repräsentativ und einladend.
Notwendig sind hochwertige Stühle oder Sessel, die einladend wirken. Nur wer gut sitzt, ermüdet nicht so schnell und ist aktiv beim Meeting dabei. Eine ergonomische Passform mit einer Rückenlehne, die körpergerecht stützt und entlastet, ist wichtig. Ob gepolstert, Holz oder Kunststoff spielt nicht so eine große Rolle, sondern ist eher eine Frage der gewünschten Optik. Armlehnen entlasten gerade bei längeren Meetings und bieten zusätzlichen Komfort.
Für einen multifunktional genutzten Raum empfehlen sich flexible und leichte Möbel. Stapelbare Stühle sind hier sicher besser als große Polstersessel.
Welche Technik benötigt der Konferenzraum?
Mit welcher Technik wir den Konferenzraum einrichten, hängt in erster Linie davon ab, welchen Zwecken er dienen soll. Essenziell sind viele Stromanschlüsse für Laptops und Geräte, die am besten am Platz oder im Tisch verankert sind. Es gilt unbedingt Unordnung, Kabelsalat und Stolperfallen zu vermeiden. In unserem Beitrag zum Kabelmanagement weisen wir auf solche Gefahren hin.
Ob und welche Präsentationssysteme zum Einsatz kommen, hängt von der Branche und der Art des Gebrauchs ab. Eine ausreichende Versorgung mit Anschlüssen macht die Nutzung des Meetingraums flexibler.
Mehr zu Informationen zu technischen Details und Lösungen für Konferenzen und Vorträge gibt unser Blogpost zum Thema Präsentationstechnik.
Richtiges Licht und gute Akustik für erfolgreiche Konferenzen
Eine helle und freundliche Atmosphäre ist wichtig, damit Konferenzteilnehmende nicht ermüden. Ausreichend Licht, dass weder spiegelt noch blendet, ist notwendig. Dennoch speziell, bei häufiger Nutzung von Präsentationstechnik, sind zusätzlich ausreichende Verdunklungsmöglichkeiten zu beachten.
Eine gute Akustik ist nicht zu unterschätzen. Wer den Referenten oder die Referntin nicht gut versteht, schweift innerlich vom Thema ab und wird sich nicht weiter aktiv beteiligen. Schallpaneele, Akustikwände und Speakertechnik helfen weiter.
Unsere New Work Expertin Dr. Alexandra Heinzelmann gibt Dir einen Einblick in unsere Arbeit.
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Mit neuen Konzepten den Konferenzraum einrichten
Moderne Bürokonzepte wie das Open-Space-Office im großen Fabrik-Loft bieten oft gar keine geschlossenen Räume für Konferenzen an. Innovativen Branchen sind auf der Suche nach Konferenzlösungen, die in Meetings kreative Ideen und rege Kommunikation fördern.
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Konferenzraum im Open-Space-Office einrichten
Wie also einen Konferenzraum ohne Wände einrichten? Raum in Raum Systeme bieten eine smarte Lösung, um große Hallen effektiv in Zonen zu unterteilen und bieten so optische Abtrennung bei äußerster Flexibilität. Je nach Anforderung bieten Raum in Raum Lösungen die Möglichkeit große oder kleine Bereiche abzutrennen.
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Im Konferenzbereich findet teamübergreifende Kommunikation statt und es fallen wichtige Entscheidungen. Zudem ist der Meetingraum ein Aushängeschild des Unternehmens. Daher ist es bedeutungsvoll den Konferenzraum smart und ansprechend einzurichten. Mit diesen Tipps gelingt es.
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