Konferenzraum einrichten: Raumkonzept für bessere Meetings

Planung von einem Konferenzbüro
Planung von einem Konferenzbüro
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Drei müde Personen im Meeting
Meetings können ermüdend sein. Foto: Adobe Stock / Prostock-studio

Der Erfolg eines Meetings hat eine Menge mit der Umgebung zu tun, in der es stattfindet. Wie also den Konferenzraum so einrichten, dass produktive Kommunikation statt Schläfrigkeit das Treffen bestimmt? So finden Sie das passende Raumkonzept für bessere Meetings.

Anforderungen an den Konferenzraum

Konferenztisch mit Schaukeln, die an einem Rahmen befestigt sind
Planung: HALLO ARBEIT

Einen Konferenzraum optimal einrichten bedeutet ihn perfekt auf seinen Nutzungszweck abzustimmen. Und dabei das Bürokonzept nicht aus den Augen zu verlieren. Daher gilt es zunächst zu analysieren, wofür der Raum im Unternehmen dient. Oftmals erfüllen Konferenzbereiche noch andere Zwecke und sind auch Schulungsraum oder die Basis für digitale Meetings. Gerade in kleineren Unternehmen übernimmt der Konferenzraum häufig diverse Funktionen und ist mitunter sogar der Essbereich der Mitarbeitenden.

Diese Fragen helfen bei der Raumplanung, um den Konferenzraum optimal einzurichten:

  • Wie viele Personen nehmen in der Regel an den Meetings teil?
  • Für welche Zwecke dient der Konferenzbereich außerdem? Ist er
    • Besprechungszimmer,
    • Schulungsraum,
    • Vortragssaal,
    • Kundenempfangsbereich,
    • Essbereich
    • oder auch als Arbeitsplatz für Mitarbeitende buchbar?

Von diesen Faktoren ist die Einrichtung und technische Ausstattung des Konferenzbereichs abhängig. Grundsätzlich empfiehlt sich eine Größe von mindestens 1,5 m2 pro Person.

Video: Pexels / Diva Plavalaguna
Moderner Konferenzraum
Medientechnik ist wichtig für Präsentationen und Online-Meetings. Planung: HALLO ARBEIT
Moderner Konferenzraum
Teppich und Akustikpaneel schlucken Schall. Planung: HALLO ARBEIT
Moderner Konferenzraum mit Schaukeln
Schaukeln während des Meetings? Planung: HALLO ARBEIT

Welche Ausstattung benötigt der Konferenzbereich?

Gerade für einen multifunktionalen Konferenzraum gilt es ihn so einzurichten, dass die Ausstattung flexibel einsetzbar ist. 

Konferenztisch mit Schaukeln, die an einem Rahmen befestigt sind
Munter schaukeln statt im Meeting einschlafen? Warum nicht auch mal ein Meeting auf einer Schaukel abhalten? Planung: HALLO ARBEIT
Männer im Besprechungsraum
Hochwertige und einladende Möbel machen das Meeting zu einem besonderen Erlebnis. Planung: HALLO ARBEIT

Konferenzraum mit passenden Möbeln einrichten

Dient der Konferenzbereich auch als Schulungsraum, sind sicherlich kleinere Einzeltische, die flexibel kombinierbar sind, von Vorteil. Zusammengeschoben entsteht daraus eine große Tafel für die optimale Kommunikation bei großen Konferenzen. Für Vorträge und Schulungen sind Tischreihen eine gute Lösung. Inseln aus Tischgruppen eignen sich für kleine Meetings. Ein durchweg als Konferenzraum genutzter Saal wirkt durch einen großen Tisch sehr repräsentativ und einladend. 

Notwendig sind hochwertige Stühle oder Sessel, die einladend wirken. Nur wer gut sitzt, ermüdet nicht so schnell und ist aktiv beim Meeting dabei. Eine ergonomische Passform mit einer Rückenlehne, die körpergerecht stützt und entlastet, ist wichtig. Ob gepolstert, Holz oder Kunststoff spielt nicht so eine große Rolle, sondern ist eher eine Frage der gewünschten Optik. Armlehnen entlasten gerade bei längeren Meetings und bieten zusätzlichen Komfort.

Für einen multifunktional genutzten Raum empfehlen sich flexible und leichte Möbel. Stapelbare Stühle sind hier sicher besser als große Polstersessel.
 

Meeting mit Spider Soul in grün
Planung: HALLO ARBEIT
Tisch mit Steckdose und Laptopanschluss
Gut geplante Vielfachsteckerleisten verhindern Stolperstellen im Besprechungsraum. Foto: HALLO ARBEIT

Welche Technik benötigt der Konferenzraum?

Mit welcher Technik wir den Konferenzraum einrichten, hängt in erster Linie davon ab, welchen Zwecken er dienen soll. Essenziell sind viele Stromanschlüsse für Laptops und Geräte, die am besten am Platz oder im Tisch verankert sind. Es gilt unbedingt Unordnung, Kabelsalat und Stolperfallen zu vermeiden. In unserem Beitrag zum Kabelmanagement weisen wir auf solche Gefahren hin.

Ob und welche Präsentationssysteme zum Einsatz kommen, hängt von der Branche und der Art des Gebrauchs ab. Eine ausreichende Versorgung mit Anschlüssen macht die Nutzung des Meetingraums flexibler.
Mehr Informationen zu technischen Details und Lösungen für Konferenzen und Vorträge gibt unser Blogpost zum Thema Präsentationstechnik.
 

Monitor in einer Wand eingelassen
Präsentationstechnik im Besprechungsraum. Foto: HALLO ARBEIT
Heller Besprechungsraum mit schmalem Konferenztisch
Foto: Unsplash / Jud Mackrill
Frau hält einen Vortrag
Foto: Adobe Stock / lightpoet

Richtiges Licht und gute Akustik für erfolgreiche Konferenzen

Eine helle und freundliche Atmosphäre ist wichtig, damit Konferenzteilnehmende nicht ermüden. Ausreichend Licht, das weder spiegelt noch blendet, ist notwendig. Dennoch sind bei häufiger Nutzung von Präsentationstechnik zusätzlich ausreichende Verdunklungsmöglichkeiten zu beachten.
Eine gute Akustik ist nicht zu unterschätzen. Wer den Referenten oder die Referentin nicht gut versteht, schweift innerlich vom Thema ab und wird sich nicht weiter aktiv beteiligen. Schallpaneele, Akustikwände und Speakertechnik helfen weiter.

Mit neuen Konzepten den Konferenzraum einrichten

Moderne Bürokonzepte wie das Open Space Office im großen Fabrik-Loft bieten oft keine geschlossenen Räume für Konferenzen an. Innovative Branchen sind auf der Suche nach Konferenzlösungen, die in Meetings kreative Ideen und rege Kommunikation fördern.

Stilisierte Darstellung eines Megaphons in Gelb

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Planungsbeispiel eines zonierten Großraumbüros
Das Open Space Office ideal zonieren. Planung: HALLO ARBEIT

Konferenzraum im Open Space Office einrichten

Wie also einen Konferenzraum ohne Wände einrichten? Raum-in-Raum-Systeme bieten eine smarte Lösung, um große Hallen in Zonen zu unterteilen und die Mittelzonen in einem Büro effizient zu nutzen. Geschickte optische Abtrennung bei äußerster Flexibilität. Je nach Anforderung bieten Raum-in-Raum-Lösungen die Möglichkeit, große oder kleine Bereiche abzutrennen. 

Der Konferenzraum als Mittelpunkt der Kommunikation und Entscheidung

Im Konferenzbereich findet teamübergreifende Kommunikation statt und es fallen wichtige Entscheidungen. Zudem ist der Meetingraum ein Aushängeschild des Unternehmens. Daher ist es bedeutungsvoll, den Konferenzraum smart und ansprechend einzurichten. Folgende Bilder zeigen, wie es funktionieren kann.

Besprechungsraum mit Ruhe-Boxen
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Verschiedene Personen im Online-Meeting
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Heller Besprechungsraum mit schmalem Tisch
Foto: Unsplash / Jud Mackrill
Besprechungsraum mit Tisch und Stühlen vor einem Whiteboard
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Besprechungsraum mit großen Fenstern
Foto: Adobe Stock / Gorodenkoff
Besprechungstisch mit Schaukeln, die an einem Rahmen befestigt sind
Planung: HALLO ARBEIT

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