Videokonferenzsysteme für Unternehmen: Digitale Konferenzen
Wie funktionieren Videokonferenzsysteme und was benötigt ein Unternehmen dafür? Welche Hardware und Software macht digitale Konferenzen erfolgreich? Was ist bei der Planung eines Videomeetings zu beachten?
Digitale Meetings dank moderner Videokonferenzsysteme
Die moderne Technik und Videokonferenzsysteme machen es möglich: Online-Meetings. Menschen arbeiten zusammen und sprechen sich ab. Sie diskutieren und debattieren, ohne sich persönlich zu begegnen. Doch ersetzen Videokonferenzen und digitale Besprechungen persönliche Zusammenarbeit?
Persönliche Meetings oder digitale Konferenzen?
Noch vor ein paar Jahren waren Videokonferenzen weitaus weniger beliebt. Schlechte Internetverbindungen und mangelnde Technik sind kein Freund digitaler Kommunikation. Konferenzen, bei denen es ständig zu Abbrüchen kommt oder Bild und Ton sehr schlecht sind, haben wenig Erfolg. Doch gut vorbereitete Meetings bieten dank hochwertiger Videokonferenzsysteme sogar eine Menge Vorteile gegenüber der klassischen Konferenz vor Ort.
Meetings in Pandemiezeiten
In der derzeitigen Situation der globalen Corona-Pandemie sind Videokonferenzsysteme wichtiger denn je. Oftmals sind sie zudem die einzige Möglichkeit, Mitarbeiter quasi an einen Tisch zu bekommen. Teamarbeit, Absprachen und die Vorstellung von Innovationen im Unternehmen finden vornehmlich im digitalen Raum statt. Sogar Bewerbungs- und Einstellungsprozesse sowie das Einführen neuer Mitarbeiter laufen in vielen Bereichen nun über Videokonferenzsysteme.
Nachhaltiges digitales Meeting
Digitale Videokonferenzen sind zudem nachhaltiger und effizienter als große Besprechungen vor Ort. Die Konferenz mittels Bildschirm spart nicht nur erhebliche Summen an Reisekosten für Unternehmen ein. Auch der Aspekt der Nachhaltigkeit ist hier nicht zu vergessen. Reisen belasten die Umwelt. Ob Flüge oder Autofahrten, selbst die umweltfreundlichere Nutzung des Schienenverkehrs kosten zudem Energie und belastet das Ökosystem. Besprechungen, bei denen die Beteiligten oder zumindest ein Teil davon vor Ort bleiben, sind also weitaus nachhaltiger.
Die Voraussetzungen für Videokonferenzen
Was aber ist nötig, um eine Videokonferenz zu starten? Die Grundvoraussetzung ist natürlich eine gute und beständige Internetverbindung. Hierzu bedarf es jeweils einer Kamera und der Möglichkeit, Sound aufzunehmen und abzuspielen.
Für die kleinste Form einer digitalen Besprechung reichen bereits zwei Smartphones. Diese Art der Unterhaltung eignet sich aber hauptsächlich für private Zwecke oder kurze Absprachen unter zwei Kollegen.
Für ein Meeting mit mehreren Mitarbeitern ist die Verwendung von Desktop-Computern angezeigt. So sehen sich alle Beteiligten und sind in der Lage, Inhalte über den Screen auszutauschen.
Hardware für Videokonferenzsysteme
Für das kleine Meeting unter Kollegen im Homeoffice mag die Grundausstattung über einen Laptop ausreichen. In der Regel bietet dieser eine Kamera oder alternativ ist eine externe Webcam geeignet. Hinzu kommen ein integriertes Mikrofon und interne Lautsprecher. Der sprachliche Austausch läuft in der Regel über ein Headset. Für Menschen, die häufiger in größeren Gruppen konferieren, sind aber professionelle Videokonferenzsysteme nötig.
Computer für digitale Meetings
Ob Laptop oder stationärer Computer: Je leistungsstärker er ist, desto flüssiger läuft die Videokonferenz. Dies funktioniert natürlich nur, solange auch die Internetverbindung schnell und stabil ist. Nichts ermüdet in einem digitalen Event mehr als technische Probleme und Verbindungsabbrüche.
Das richtige Bild durch Videokonferenzsysteme
Hier ist zunächst zu unterscheiden, ob sich alle Teilnehmer virtuell treffen oder nur ein Teil der Mitarbeiter zugeschaltet ist. Findet die Konferenz im realen Raum statt, kommt in der Regel zusätzlich ein großer Screen oder eine Leinwand zum Einsatz. Grundsätzlich ist es wichtig, dass die Möglichkeit besteht, Inhalte auf allen Bildschirmen zu teilen. Leistungsstarke Kameras übertragen scharfe Bilder in Echtzeit. Ausfälle, wackelnde Bilder oder eine schlechte Übertragungsqualität gilt es zu vermeiden. Sie führen schnell dazu, dass Teilnehmer sich erst geistig und dann komplett aus der Videokonferenz ausklinken. Professionelle HD-Webcams sorgen für eine flüssige und gute Bildübertragung. Zahlreiche Hersteller bieten professionelle Business-Webcams in diversen Preislagen an.
Guter Sound für die digitale Konferenz
Wichtig ist, dass alle Teilnehmer der Konferenz sich gut hören, ob solche vor Ort oder die digital zugeschalteten Kollegen. Hochwertige Freisprecheinrichtungen und gute externe Lautsprecher unterstützen die Soundqualität. Professionelle Headsets filtern störende Nebengeräusche und sorgen so für eine unangestrengte Kommunikation ohne Ablenkung.
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Die richtige Software für Videokonferenzsysteme
Die beste Technik allein ermöglicht kein digitales Meeting. Dazu bedarf es zudem weiterer Faktoren.
Leistungsstarke Internetverbindung
Jede Videokonferenz steht und fällt mit der Internetverbindung. Nur schnelles Internet, am besten ein starker WLAN-Zugang, ermöglicht eine reibungslose Kommunikation.
Apps für Videokonferenzen
Die Basis für die digitale Besprechung bildet eine Videokonferenzsoftware. Diese Applikationen ermöglichen die Verbindung und den Datenaustausch. Für kleinere Meetings ohne große Ansprüche haben sich kostenlose Tools wie Zoom oder Skype als Standard etabliert. Diese finden oftmals auch im privaten Bereich Anwendung. Viele Unternehmen arbeiten zudem mit Microsoft Teams. Häufig bieten Softwarelösungen professionelle und meist kostenpflichtige Lösungen für jeden Anspruch, oftmals auf Cloud-Basis. Die bekanntesten neben den bereits genannten Apps sind:
- Mikogo
- TeamViewer
- Google Hangouts
- Jitsi Meet
- GoToMeeting
- FastViewer
- Adobe Connect Meetings
- Cisco Webex
- Whereby
- SocialHub Meet
Mit Videokonferenzsystemen digitale Meetings erfolgreich gestalten
Dank des Videokonferenzsystems funktioniert die Technik und die Verbindung läuft. Ist damit der Erfolg der digitalen Konferenz bereits garantiert? Wie jedes andere Meeting bedarf auch eine Videokonferenz sehr guter Vorbereitung.
Eine gute Vorbereitung ist gerade für ein Videomeeting von größter Bedeutung. Zunächst gilt es einen Termin zu finden, an dem alle Teilnehmer in der Lage sind, dabei zu sein. Besonders schwierig ist dies oftmals bei internationalen Konferenzen mit verschiedenen Zeitzonen.
Wichtig ist es also, die Mitwirkenden rechtzeitig zu dem digitalen Event einzuladen und um eine Bestätigung des Termins zu bitten.
Am besten ist es, bereits mit der Einladung oder aber nachfolgend die zu besprechenden Punkte zu vermitteln. Dazu gehört ein Plan, der genau festlegt, wie viel Zeit für jedes Thema zur Verfügung steht.
Neben einem Videokonferenzsystem bedarf es einer professionellen Moderation über den gesamten Ablauf hinweg. Der Moderator bezieht alle Anwesenden ein. Er sorgt für die Einhaltung des Zeitplans, damit alle Punkte zum Zug kommen.
Wichtig ist es zudem, interaktiven Mehrwert zu bieten. Gelangweilte Teilnehmer klinken sich aus und hören nicht mehr zu. Bei einer Telefonkonferenz geschieht dies noch schneller als vor Ort. Interaktiver Mehrwert sorgt dafür, dass die Anwesenden dabei bleiben. Aufforderungen zur aktiven Teilnahme durch Umfragen, kleine Rätselspiele oder Meinungsrunden sorgen dafür, dass sich alle aktiv am Meeting beteiligen.
Nicht zu unterschätzen sind auch die Dokumentation des Ablaufs und das Festhalten der Ergebnisse. Wichtig ist es hierbei, die DSGVO zu beachten und die Einwilligung der Teilnehmer zur Aufzeichnung einzuholen.
Im Anschluss an das Videomeeting erfolgt die Nachbereitung durch den Moderator oder eine andere festgelegte Person. Allen Teilnehmern kommt ein Abschlussprotokoll mit dem Ablauf und den Ergebnissen des digitalen Events zu.
Videokonferenzsysteme als Kommunikation der Zukunft
Konferenzen in digitaler Form sind eine wichtige Art der geschäftlichen Kommunikation und das nicht nur in Pandemiezeiten. Die ausgefeilte Technik der Videokonferenzsysteme und schnelle Internetverbindungen sorgen zudem für zunehmend mehr Möglichkeiten bei der digitalen Kommunikation. Homeoffice ist keine Ausnahme mehr und auch hier spielt der Austausch mittels Videokonferenz eine große Rolle. Digitale Besprechungen sind kostengünstig, schneller umsetzbar und damit äußerst effizient. Zudem schonen sie durch die Einsparung von Reisen Ressourcen und somit auch unsere Umwelt. Neue Entwicklungen bieten zunehmend mehr Möglichkeiten der globalen digitalen Kommunikation.
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