Der Schlüssel zur Realisierung eines Bauprojekts
Ein Sprichwort sagt „Geld ist nicht alles - aber ohne Geld ist alles nichts“. Bei der Umsetzung eines Projekts stimmt das insoweit, als dass die Ökonomie einen klaren Rahmen sowohl für die Projektentwicklung als auch die Realisierbarkeit setzt. Eine detaillierte und realistische Budgetplanung hilft, im Bedarfsfall Anpassungen vornehmen zu können und die Umsetzbarkeit im gesetzten Rahmen möglichst zu gewährleisten.
Das Budget - der finale Entscheidungsträger im Bauprozess
Ein Projekt definiert sich selbstverständlich nicht alleine über das verfügbare Budget. Vielmehr gibt der Anforderungskatalog den inhaltlichen Rahmen vor, der um rechtliche und technische Belange und Bedürfnisse ergänzt wird. Aber damit ein Vorhaben projektiert und später auch umgesetzt werden kann, muss die Finanzierung aller zugehöriger Leistungen gesichert sein. Damit kommt dem Budget eine zentrale Bedeutung zu. Es ist der Schlüssel zur Realisierung eines Bauprojekts. Denn die Kosten sind die Kenngröße, die letztlich über die Beauftragung und Umsetzung entscheidet. Und obwohl das Budget nicht die einzige relevante Kennzahl sein sollte, bildet es doch die Grundlage für einen fundierten Entscheidungsprozess. In der Machbarkeitsstudie kann sich über die Budgetierung die Beschlussfassung für oder gegen eine Projektvariante ergeben. Auch im späteren Planungsverlauf ist die ökonomische Betrachtung regelmäßig ausschlaggebend für Entscheidungen.
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Was gehört zum Budget?
Obwohl das Budget allgemein mit dem Kostenrahmen gleichgesetzt wird, ist es doch weit mehr als eine Obergrenze der finanziellen Möglichkeiten. Gut strukturiert und regelmäßig mit dem Projektstand abgeglichen, wird es zu einem der zentralen Steuerungswerkzeuge der Projektplanung.
Haben - wie setzt sich der finanzielle Rahmen zusammen?
Kernpunkt einer Budgetierung ist die Haben-Seite, also die Gesamtsumme, die für das Projekt eingesetzt werden kann. Sie setzt sich zunächst aus den tatsächlich vorhandenen Finanzmitteln zusammen. Entweder ergeben sich diese aus der Leistungsfähigkeit des Auftraggebers oder aus einem finanziellen Rahmen, den dieser für das Vorhaben bereitstellt.
Hinzu kommen mögliche Gelder aus Finanzierungen. Gerade Großprojekte werden selten alleinig aus Barmitteln gestemmt, sondern anteilig oder sogar komplett über eine Baufinanzierung gedeckt.
Zuletzt bilden sonstige Geldquellen, allen voran Fördergelder, beispielsweise aus KfW-Programmen oder anderen regionalen oder lokale Fördertöpfen, ein drittes Standbein auf der Haben-Seite des Budgets.
Plant die Bauherrschaft noch einen Schritt weiter, lässt sich sogar noch eine weitere Komponente zum Budget hinzufügen. Nämlich dann, wenn eine langfristige Finanzierung im Raum steht, die auch nach Fertigstellung regelmäßige Belastungen hervorruft. Dann kann die steuerliche Abschreibung sowie der mit dem Vorhaben erzielte regelmäßige Gewinn, der in die Begleichung der Schulden fließt, ebenfalls in die Budgetierung einfließen.
Soll - welche Kosten belasten das Budget?
Der Gegenpart zum sogenannten „Haben“ ist das Soll. Es ergibt sich aus allen Kostenfaktoren, die in Verbindung mit dem Projekt zu Buche schlagen. Typische Soll-Punkte der Budgetierung sind:
- Planungskosten
- Aufwand für Projektsteuerung
- Grundstückskosten
- Baukosten
- Baunebenkosten
- Finanzierungskosten
- Betriebsausfälle während Umbau / Umzug etc.
- Ausstattung, Maschinen etc.
- sonstige
Neben den einmaligen Kosten für die Umsetzung des Vorhabens sollten außerdem regelmäßige Belastungen, beispielsweise für die Rückzahlung in Anspruch genommener Kredite, Unterhaltungsaufwand für technische Anlagen etc., ebenfalls nicht unberücksichtigt bleiben, um eine tatsächlich aussagekräftige Budgetierung zu erreichen.
Transparenz im Budget - Gliederung gleich Flexibilität
Damit aus dem Budget ein echtes Steuerungswerkzeug werden kann, kommt es vor allem auf eine nachvollziehbare und detaillierte Gliederung an. Treten an Stelle von „Planungskosten pauschal“ differenzierte Angaben wie „Planung Architekt, Planung Lüftung, Elektroplanung …“, lassen sich Mehrkosten einzelner Punkte gezielt mit geringeren Ausgaben anderer Kostenpunkte abgleichen. So kann trotz Verschiebungen der Gesamtrahmen eingehalten werden.
Budget überschritten - Lösungsansätze
Trotz eines transparenten und flexiblen Budgets kann es immer wieder dazu kommen, dass der gesetzte Kostenrahmen überschritten wird und auch durch Ausgleiche mit anderen Kostenpunkten nicht mehr ausgeglichen werden kann. Aber auch dann muss ein Vorhaben noch nicht vor dem endgültigen Aus stehen. Mögliche Lösungen sind die Budgetanpassung oder Bedarfsanpassung.
Budgetanpassung
Die wohl komfortabelste Möglichkeit ist die Anpassung des Budgets in Form einer Aufstockung der einsetzbaren Finanzmittel. Das kann entweder durch die Bereitstellung weiterer Gelder durch den Auftraggeber oder aber in Form einer Nachfinanzierung über Kreditinstitute erreicht werden. Allerdings stehen hier sowohl das Wohlwollen des Auftraggebers als auch die ökonomische Möglichkeit zur Erhöhung des Budgets als Hürde im Raum. Deshalb ist diese Option selten erste Wahl.
Bedarfsanpassung
Die Alternative ist die Anpassung auf der Wunschseite, also beim Anforderungskatalog. Lässt sich trotz umfassender Betrachtung von Alternativlösungen keine Budgettreue erreichen, bleibt die Anpassung der Zielsetzung, also des Projektvolumens. Regelmäßig werden im Neubau gewisse Sicherheiten für zukünftige Entwicklungen vorgesehen oder auch Wünsche ohne besondere Dringlichkeit aufgenommen. Genau diese Punkte bilden Variablen, die den Anforderungskatalog so ausdünnen können, dass die budgettreue Umsetzung wieder ermöglicht wird.
Die Machbarkeitsstudie - das Werkzeug für frühzeitige Budgetsicherheit
Trotz allem bedeutet eine Budgetüberschreitung immer Aufwand zur Lösungsfindung. Ideal ist deshalb ein frühzeitiger Abgleich von Wünschen und Zielen mit den finanziellen Möglichkeiten. Das Mittel der Wahl für eine möglichst sichere Prognose ist die Machbarkeitsstudie. Sie erlaubt bereits vor der konkreten Projektierung einen Blick auf die Umsetzungsmöglichkeiten und einen zuverlässigen Abgleich mit den greifbaren Finanzmitteln.
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