Flexwork und Remote Teams
Unsere Arbeit ist im Umbruch und hybride Arbeitsmodelle lösen den klassischen Bürojob vor Ort ab. Doch was bedeutet dies für Unternehmen, für Arbeitnehmer und die Zukunft der Arbeitswelt?
Was sind hybride Arbeitsmodelle?
Die Pandemie und auch gesellschaftliche Veränderungen wie neue Familienmodelle führen zu innovativen Arbeitsformen. Begriffe wie Home Office, Open Space Büro und Mobile Working prägen den heutigen Arbeitsalltag.
Das Wort Hybrid hat seinen Ursprung im Griechischen und Latein. Es bezieht sich auf etwas Gebündeltes, Gekreuztes oder Vermischtes (s. Wikipedia). Hybride Arbeitsmodelle bedeuten also eine Mischung diverser Arbeitsformen. Vorbei sind die Zeiten, in denen jeder am Arbeitsplatz sitzt und sich mit den Kollegen zum Jour fixe im Konferenzsaal verabredet. Häufig trifft ein Teil der Belegschaft zu unterschiedlichen Zeiten im Büro ein. Kollegen belegen nach dem Open Space Prinzip flexibel Arbeitsplätze. Ein anderer Teil arbeitet im Home Office und weitere Kollegen von verschiedenen Orten unterwegs aus.
Mobiles Arbeiten und Home Office
Unter mobilem Arbeiten verstehen viele zunächst die Tätigkeit von daheim aus, also im Home Office. Doch längst bietet die Arbeitswelt nicht zuletzt durch die zunehmende Digitalisierung immer neue Möglichkeiten mobiler Arbeitsmodelle. Im klassischen Home Office verhält sich der Arbeitnehmer ähnlich wie vor Ort im Büro. Er beginnt zu einer festen Zeit am Schreibtisch zu Hause. Die Einhaltung fester Zeiten hat bei dieser Form des Remotearbeitens eine hohe Priorität. Anders verhält es sich beim mobilen Arbeiten unabhängig von einem festen Telearbeitsplatz. Der Arbeitnehmer erfüllt einen bestimmten Umfang an Aufgaben und Arbeitszeit, tut dies aber weitgehend örtlich und zeitlich selbstbestimmt.
Wie jung diese Arbeitsmodelle sind, zeigt sich daran, dass es bisher noch keine gesetzlichen Regelungen zum mobilen Arbeiten gibt. Home Office ist wie die Arbeit vor Ort gesetzlich geregelt. Flexarbeit hingegen nicht.
Vor- und Nachteile der Arbeitszeitflexibilisierung
Auf den ersten Blick erscheint es so, als seien hybride Arbeitsformen vor allem ein Entgegenkommen an Arbeitnehmer. Sie arbeiten quasi am Strand, während der Chef die Kontrolle über sein Team verliert. Doch gerade das oftmals gezwungenermaßen erfolgte Home Office durch Corona zeigt eine andere Realität. Manche Führungskraft freut sich über leerere Büros und einige Arbeitnehmer sehnen sich ihren Arbeitsplatz im Büro herbei.
Mindset & Zielvorgaben bei hybrider Arbeit
Arbeiten nicht mehr alle im Team gemeinsam vor Ort, erfordert dies ein Umdenken. Eine Änderung des Mindsets und der Zielvorgaben ist zwingend erforderlich. Bei der Arbeit vor Ort definiert sich diese hauptsächlich über die Zeit, die der Arbeitnehmer an seinem Schreibtisch verbringt. Beim klassischen Arbeitskonzept ist die Einhaltung der vorgegebenen Arbeitszeit maßgeblich. Hier ist ein Umdenken gefragt. Viel wichtiger als eine bestimmte abgesessene Zeit ist doch letztendlich die Erfüllung von Aufgaben und Zielvorgaben. Arbeit definiert sich also nicht mehr über die verbrachte Zeit am Schreibtisch, sondern über die erbrachte Leistung.
Hybride Arbeitsmodelle als Schlüssel zur Freiheit?
Mobiles Arbeiten klingt nach Freiheit. Mit dem Laptop im Straßencafé sitzen und unabhängig an jedem schönen Ort der Erde ganz leicht Geld verdienen, ist ein herrlicher Gedanke. Doch schnell bemerken Arbeitnehmer, dass das Arbeiten außerhalb des Büros ein hohes Maß an Selbstdisziplin erfordert. Die Arbeit erledigt sich nicht von alleine. Und wer sich leicht ablenken lässt, benötigt unter Umständen sogar länger, um sein Tagespensum zu absolvieren.
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Hybride Arbeitsmodelle effektiv gestalten
Um erfolgreich Zielvorgaben zu erreichen, ist die optimale Organisation hybrider Arbeitsmodelle also ausschlaggebend. Die Effizienz eines agilen Teams, das von verschiedenen Orten aus arbeitet, steht und fällt mit dem richtigen Briefing. Nur wenn jedes Teammitglied seine Aufgaben, Ziele und Zeitfenster hierfür genau kennt, ist die Arbeit effektiv zu absolvieren.
Hybride Arbeitsformen bedürfen besonderer Strategien. Heutzutage beginnen viele Arbeitnehmer ihre Anstellung gar nicht mehr in einem festen Team vor Ort. Oftmals kennen sich Mitarbeiter nur noch durch Webkonferenzen. Persönliche Treffen sind aber ein wichtiger Bestandteil für den Zusammenhalt eines Teams. Gelegentliche Zusammenkommen und auch gemeinschaftliche Aktivitäten sind hier besonders wichtig. Spezielle Teambuilding-Workshops sorgen für ein besseres Kennenlernen und unterstützen den Zusammenhalt. Aber auch virtuelle Teambuilding-Maßnahmen helfen das gemeinsame Ziel nicht aus den Augen zu verlieren. Kleine Vorstellungsrunden und Spiele bei Webkonferenzen tragen zum gegenseitigen Verständnis bei. Mitarbeiter benötigen das Gefühl, auch bei räumlicher Distanz gemeinschaftlich auf das gleiche Ziel hinzuarbeiten.
Hybride Arbeitsformen und mobile Teams benötigen eine besonders gute Führung. Da bei Flexarbeit kein beständiger Austausch besteht, ist es unabdingbar, dass jeder seine Aufgaben genau kennt und auch erfüllt. Eine Führungskraft, die ein mobiles Team leitet und zusammenhält, benötigt ein hohes Maß an Kommunikationsfähigkeit. Neben Durchsetzungskraft sind aber auch Empathie und Verständnis für Mitarbeiter besonders gefragt. Eine starke Führung hält ein Team auch bei räumlicher Distanz zusammen.
Menschen, die gemeinsam an einer Aufgabe, aber nicht vor Ort zusammenarbeiten, brauchen regelmäßigen Austausch. Das richtige Miteinander ist gerade auf Distanz besonders ausschlaggebend. Webkonferenzen mit allen Teammitgliedern, aber auch mit Kleingruppen sind extrem wichtig. Bei diesem Austausch besprechen die Arbeitnehmer den Stand des Projekts. Sie haben die Möglichkeit, Schwierigkeiten zu schildern und Unterstützung anzubieten oder auch einzufordern. Damit solche virtuellen Meetings gelingen, ist eine gute Organisation unabdingbar. Wie das gelingt, zeigt unser Beitrag: „Webkonferenzen planen: So gelingt das Online Meeting“.
Gerade wenn viele im Team nicht vor Ort zusammenkommen, sind feste Zeiten für einen gemeinsamen Austausch wichtig. Regelmäßige feste Meetingzeiten erleichtern die Kommunikation. Wichtig ist es aber auch, dass gerade die Führungskraft für ihre Mitarbeiter gut erreichbar ist und ein offenes Ohr hat. Bei ungeklärten Fragen und auftretenden Problemen ist es wichtig, auch zusätzliche Onlinemeetings einzuberufen, um Klärung herbeizuführen.
Hybride Arbeitsmodelle und Privatleben
Was erst so verführerisch klingt, wird mitunter zum Problem. Nicht jeder Mensch kommt gleich gut damit zurecht, Arbeitsort und -zeit selbst zu wählen.
Flexwork: Strandbüro oder Burnout?
Bedeutet Flexarbeit nun tatsächlich die große Freiheit? Leider erledigt sich die Arbeit nicht im Café oder am Strand ganz nebenher. Gute Arbeitsergebnisse erfordern Konzentration, Einsatz und Disziplin. Vielen Menschen fällt die Abgrenzung zwischen Arbeitszeit und Freizeit schwer. Wenn sie an Orten arbeiten, die normalerweise Auszeit bedeuten, führt dies mitunter dazu, dass die Person sich kaum mehr entspannt. Selbstständige kennen dieses Phänomen nur allzu gut. Wer die Möglichkeit hat, immer und überall zu arbeiten, tut sich schwer damit loszulassen. Dies führt in einzelnen Fällen sogar zum Burnout. Wer keine Entspannung mehr findet, brennt aus. Es ist daher gut, sich Räume zu behalten, die Freizeit bedeuten und nicht mit Arbeit in Verbindung stehen. Daher ist es vielleicht gar keine so gute Idee, das Laptop mit ins Lieblingscafé zu nehmen.
Hybride Arbeitsformen als Familienmodell?
Sind hybride Arbeitsformen der Schlüssel zu mehr Gleichberechtigung und einer besseren Vereinbarkeit von Familie und Beruf? Natürlich bietet es Chancen, Kinder und Arbeit besser zu vereinbaren, wenn Arbeitsplatz und –zeit flexibler sind. Doch gerade durch das oftmals erzwungene Home Office in der Pandemie haben viele bemerkt, dass dies nicht nur Vorteile bringt. Tatsache ist: Niemand ist in der Lage, parallel Kinder zu versorgen, Hausarbeit zu leisten und vollen Einsatz für den Job zu bringen. Das plötzliche Arbeiten von zu Hause aus hat gerade viele Frauen an den Rand ihrer Kraft gebracht. Oftmals bleibt die Verantwortung für die Familienorganisation noch immer zu großen Teilen an ihnen hängen. Home Office und mobiles Arbeiten sind eine Chance für eine bessere Vereinbarkeit von Familie und Beruf. Doch dies ist nur so, wenn es richtig organisiert wird. So erspart das Arbeiten von daheim aus Fahrtzeit, die für den Job und die Familie zusätzlich zur Verfügung stehen. Termine wie Arztbesuche sind besser zu bewerkstelligen und Arbeitszeiten lassen sich an andere Erfordernisse anpassen. Dies benötigt aber eine gute Organisation und genaue Zeitfenster. Beständiges Springen zwischen Kinderbetreuung, Haushalt und Job führt dazu, dass alle Aufgaben leiden.
Hybride Arbeitsmodelle als neue Normalität?
Bei richtiger Organisation sind dies echte Vorteile:
- Weniger Arbeitsplätze vor Ort reduzieren Kosten deutlich.
- Mehr Energie und Eigenverantwortung für effizientere Arbeit.
- Mehr Flexibilität: Bessere Vereinbarkeit von Familie und Beruf.
- Zeitersparnis, da Fahrtzeiten entfallen.
- Entlastung der Innenstädte und der Umwelt.
- Leichtere Mitarbeiterakquise durch ortsunabhängige Zusammenstellung perfekter fachlicher Teams, auch international.
Nachteile hybrider Arbeitsmodelle sind:
- Mangelnde Effizienz durch Kommunikationsprobleme.
- Verlust des Teamgefühls und gemeinsamer Ziele.
- Erschwerte Organisation von Meetings.
- Grüppchenbildung und Spaltung, vor allem, wenn ein Teil hauptsächlich anwesend ist und andere vornehmlich mobil arbeiten.
- Weniger Kontrolle über die Einhaltung von Arbeitszeiten und Zielen.
- Die dauerhafte Erreichbarkeit führt bei manchen zu Stress bis hin zum Burnout.
- Technische IT-Schwierigkeiten behindern Effizienz.
- Mögliche Lücken im Datenschutz und der digitalen Infrastruktur machen das Unternehmen angreifbar.
Grundsätzlich ist der Weg zu hybriden Arbeitsmodellen unumkehrbar. In Zeiten von Pandemie und neuer gesellschaftlicher und fachlicher Herausforderungen bieten flexible Arbeitsangebote große Chancen. Hier finden die am besten geeigneten Fachleute unabhängig von Ort oder Familiensituation zueinander. In Zeiten von Fachkräftemangel und hoher Büromieten in Ballungszentren liegt die Zukunft im Umdenken hin zu neuen Arbeitsmodellen.
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