Desk Sharing am Arbeitsplatz: Bringt das wirklich Vorteile?
Ist Desk Sharing am Arbeitsplatz die zeitgemäße Lösung angesichts von Open Space Office Lösungen und flexibler Arbeitsplatzmodelle? Oder überwiegen doch die Nachteile, wenn Mitarbeitende keinen persönlichen Arbeitsplatz mehr besitzen?
Was bedeutet Desk Sharing am Arbeitsplatz?
Desksharing ist eine Organisationsform, die auch als Shared Desk, Flexible Desk oder Flexible Office bezeichnet wird. Das Prinzip kann in allen bekannten Büroformen umgesetzt werden. Angestellte teilen sich die Arbeitsplätze im Unternehmen und arbeiten immer wieder an anderen, nach Möglichkeit buchbaren Schreibtischen. Analog zum bekannten Spiel „Reise nach Jerusalem“ steht hierbei eine geringere Anzahl an ausgestatteten Arbeitsplätzen den vorhandenen Mitarbeitenden zur Verfügung. Einen festen, personalisierten Schreibtisch gibt es hierbei nicht mehr. Desk Sharing bietet sich an, wenn eine Vielzahl an Beschäftigten häufig außer Haus oder im Schichtdienst arbeitet (Vertrieb, Kundendienst, Home-Office).
Wie funktioniert Desk Sharing im Büro?
Desk Sharing am Arbeitsplatz finden wir besonders häufig im Open Space Office. Ein offenes Großraumbüro ist mit relativ gleichen Schreibtischen und Arbeitsgeräten ausgestattet. Der Mitarbeitende sucht sich immer wieder einen freien Platz, an dem er/ sie den jeweiligen Tag verbringt. Buchungssysteme verhindern das Suchen nach einem freien Platz.
Gründe und Einrichtung von Desk Sharing am Arbeitsplatz
Unsere Arbeitswelt verändert sich grundlegend und neue Büromodelle sind gefragt. Die Corona-Pandemie hat dazu beigetragen, dass die Anzahl der Mitarbeitenden im Home-Office zugenommen hat und Büros nicht mehr ausgelastet sind. Angesichts hoher Büromieten und Grundstückspreise in Städten ist es für viele Unternehmen kaum tragbar ungenutzte Bürofläche zu finanzieren. Der personalisierte, feste Arbeitsplatz ist oftmals zu teuer, um ihn nur selten effektiv zu nutzen. Des Weiteren kann Desk Sharing Unternehmen bei schnellem Wachstum helfen. Selten ist eine Erweiterung, ein Umzug oder Neubau von Büroflächen problemlos und schnell realisierbar. Doch auch schon vor der Pandemie waren viele Arbeitsplätze nicht mehr durchgängig belegt.
Gründe hierfür sind:
- Urlaub
- Ausfall durch Krankheit oder Erziehungszeiten
- Teilzeitarbeit • Remote-Lösungen, also (phasenweises) Home-Office
- Außentermine und Geschäftsreisen
- Meetings, Seminare und Tätigkeiten an anderen Arbeitsplätzen/ in anderen Teams
Viele Schreibtische stehen verwaist da, dennoch kosten sie in jeder Minute Geld. Hier sollten Arbeitgebende ansetzen und Einsparungspotenziale berechnen. Die Ermittlung der Desk-Sharing-Quote (auch Desk Sharing Ratio genannt) hilft dabei, die ausreichende Menge an Büromobiliar zu ermitteln. Wie viele Stunden am Tag sind die Arbeitsplätze tatsächlich besetzt und welche Anzahl an Büromöbeln ist wirklich notwendig?
Die Berechnung der Desk Sharing Rate ist relativ einfach. Um sie zu ermitteln, müssen zwei Hauptfaktoren berücksichtigt werden:
1. Die Anzahl der geteilten Arbeitsplätze: Dies ist die Anzahl der Schreibtische oder Arbeitsplätze, die von mehreren Mitarbeitenden gemeinsam genutzt werden.
2. Die Gesamtanzahl der Mitarbeitenden im Unternehmen oder einer Abteilung.
Die Desk Sharing Rate ermittelt sich nun wie folgt: (Anzahl der geteilten Arbeitsplätze/ Gesamtzahl der Mitarbeitenden) * 100
Angenommen ein Unternehmen hat 50 Mitarbeitende und 10 Arbeitsplätze, die mittels Desk Sharing zur Verfügung stehen. In diesem Fall lautet die Berechnung der Desk Sharing Quote: (10/50)*100 = 20%. Das bedeutet, dass sich 20% der Mitarbeitenden einen Arbeitsplatz teilen, während 80% einen festen Arrbeitsplatz besitzen.
Eine höhere Desk Sharing Quote bedeutet nicht unbedingt eine schlechtere Arbeitsumgebung, solange die Mitarbeitenden die nötige Unterstützung bekommen und die Arbeitsplatzgestaltung ergonomisch und produktivitätsfördernd ist.
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Der Ursprung von Desk Sharing
Innovative Firmen aus dem Silicon Valley haben es vorgemacht und das Modell aus der Schifffahrt übernommen. Auf den Schiffen gab es früher stets weniger Schlafplätze als Matrosen. Während die einen in Schicht gearbeitet haben, schliefen die anderen in den Kajüten. Auch beim sogenannten "Hot Bedding" in Wohnungen nutzen mehrere Menschen hintereinander das gleiche Bett. In den Zeiten der frühen Industrialisierung war dies ein beliebtes Modell. Fabrikarbeitende teilten sich im Schichtmodell eine Schlafstätte. Das Prinzip ist auch heute identisch. Beim Desk Sharing existieren weniger Schreibtische als Mitarbeitende. Wo ein freier Platz ist, lässt sich der Arbeitnehmer nieder.
Die praktische Umsetzung von Desk Sharing am Arbeitsplatz
Ziel des Desk Sharings am Arbeitsplatz ist es, effizienter zu wirtschaften. Durch eine höhere Auslastung des einzelnen Arbeitsplatzes, spart das Unternehmen bares Geld ein. Hier kommt es jedoch auf die richtige Ausstattung an.
Technische Umsetzung von Desk Sharing
Um die Arbeitsplätze effektiv zu nutzen, bedarf es einer genauen Planung. Eine smarte Softwarelösung unterstützt hierbei den reibungslosen Ablauf. Mitarbeitende buchen sich im Vorfeld oder vor Ort über eine App oder ein Display einen Arbeitsplatz für den jeweiligen Tag. Eine direkte Einsicht in freie und belegte Plätze sowie die Bildung von geeigneten Teams ist so problemlos möglich.
Praktikable Ausstattung für geteilte Arbeitsplätze
Bei Desk Sharing Arbeitsplätzen kommt es auf gute Funktionalität und Flexibilität an. Bei diesem Prinzip nutzen unterschiedliche Menschen den gleichen Platz für verschiedene Aufgaben. Die richtige Ausstattung hilft dabei, den Schreibtisch individuell anzupassen. Serverbasiertes Arbeiten ermöglicht es den Arbeitnehmenden von allen Plätzen aus auf Dateien und die nötigen Programme zuzugreifen. Die Hardware muss für alle Erfordernisse leistungsstark genug sein und die Bildschirme sich für diverse Anforderungen eignen. Wichtig ist, dass Tische und Stühle einfach und flexibel einstellbar sind, um sich unterschiedlichen Mitarbeitenden anzupassen. Arbeitnehmende, die sich mit mangelndem Komfort oder Anschluss- und Computerproblemen herumplagen, sind unzufrieden und nicht wirklich produktiv.
Vor- und Nachteile des Shared Desk Systems
Desk Sharing am Arbeitsplatz bedarf einer guten Planung, damit es reibungslos und zur Zufriedenheit aller funktioniert. Aber diese Variante hat nicht nur Vorteile. Schlechte Organisation führt zu Zeitverlust und Frustration und nicht jeder Mitarbeitende kommt gut mit dem unpersönlichen Schreibtisch und der Unbeständigkeit zurecht. Hygiene und Sauberkeit spielen ebenfalls eine große Rolle. Die Einführung des sogenannten Clean Desk Prinzips ermöglicht die Gewährleistung sauberer und einheitlicher Arbeitsplätze. Locker-Schränke, transportable Schubladen oder abschließbare Rollcontainer mit zentralem "Parkplatz" ermöglichen die Aufbewahrung von persönlichen Arbeitsmitteln.
Ob Mitarbeitende das Modell des Desk Sharings als positiv oder negativ empfinden, hängt viel von der praktischen Umsetzung und einer gelebten Unternehmenskultur ab. Mögliche Vor- und Nachteile des geteilten Arbeitsplatzes sind:
- eine bessere Auslastung von Arbeitsplätzen >> Kostenersparnis bei Miet-, Ausstattungs-, Reinigungs- und Energiekosten
- Erweiterung von Kapazitäten bei Neueinstellung von Mitarbeitenden
- Teambildung durch geförderte interne Kommunikation
- Förderung von Flexibilität, Kreativität und Integration von Mitarbeitenden
- Verbreitung von abteilungsübergreifendem Wissen
- flache Hierarchien dank offener Strukturen und gleicher Ausstattung
- das Clean Desk Prinzip erfordert Sauberkeit am Arbeitsplatz
- Wechselnde Teamstrukturen lassen sich ohne aufwändigen Umzug anpassen
- das Suchen und Einrichten des Arbeitsplatzes kostet, bei schlechter Organisation, womöglich Zeit
- Entstehung von Neid bei unterschiedlicher Ausstattung der Arbeitsplätze, es entsteht ein Run auf beliebtere Plätze
- Teamarbeit erfordert Absprachen bei der Arbeitsplatzbuchung
- mangelndes Wohlgefühl durch unpersönlichen Schreibtisch und Stress durch evtl. schlechte Akustik
- Schwinden des Employer Brandings, da das Gefühl des Besitzes eines eigenen Arbeitsplatzes fehlt
- erhöhte Ansteckungsgefahr (Viruserkrankungen) durch geteilte Arbeitsmittel und Großraumbüroatmosphäre
- Konfliktpotenzial bei unsauberem Verlassen des Arbeitsplatzes
- Desk Sharing ist nicht möglich bei Arbeiten, die ein Erfordernis von vielzähligen, nicht digitalen Dokumenten verlangen
Desk Sharing am Arbeitsplatz optimieren
Wie erfolgreich Desk Sharing am Arbeitsplatz funktioniert, hängt stark von der Umsetzung ab. Es reicht nicht einfach einen Teil der Schreibtische wegzuräumen und das Rennen auf die besten Plätze zu eröffnen. Beim Flexible Desk überwiegt bei vielen Mitarbeitenden oftmals die Angst vor mangelnder Akustik und Privatsphäre. Daher ist eine hochwertige und für alle funktional identische Ausstattung besonders wichtig. Dies bedeutet nicht, dass alle Bereiche farblich gleich gestaltet werden müssen. Wie wäre es mit Motto-Zonen? Das Offenlegen der Vorteile von flexiblem Arbeiten begünstigt die Akzeptanz.
Sollten Sie durch Desk Sharing weniger Schreibtische als zuvor im Raum benötigen, so ermöglicht dies das Schaffen neuer Zonen: Eine schöne Loungeecke, Rückzugsmöglichkeiten für Konzentrationsarbeit und Ruhezonen sorgen für Wohlgefühl und Entspannung. Attraktive Meetingpoints, wie beispielsweise ein Work Café oder andere Begegnungsstätten, bieten Möglichkeiten für den kreativen Austausch mit KollegInnen. Hochwertige und flexibel einstellbare Möbel leisten einen wichtigen Beitrag für das Wohlbefinden im Büro. Ein Aufbewahrungsmodul in Form eines Rollcontainers oder einer Schublade ermöglichen den einfachen Transport von persönlichen, erforderlichen Arbeitsmitteln. Zu Beachten ist, dass jeder Mitarbeitende seinen Platz aufgeräumt und sauber hinterlässt.
Wie im Beitrag zum Open Space Office bereits beschrieben, sind verschiedene Zonen für unterschiedliche Tätigkeiten wertvoller als exakt gleiche Arbeitsplätze. Die KollegInnen buchen sich einen ruhigen Platz oder gemeinsam mit dem Team, je nach Tagesaufgabe, einen Gruppenbereich. Desk Sharing Buchungssysteme gibt es mittlerweile von verschiedenen Anbietern und sind einfach in der Handhabung.
Ist Desk Sharing im Büro ein Modell mit Zukunft?
Richtig umgesetzt, ist Desk Sharing eine gute Lösung, um auf die flexibler gewordene New Work Arbeitswelt zu reagieren. Wichtig ist es, den Mitarbeitenden hiermit tatsächlich neue Möglichkeiten und Vorteile zu bieten. Wer in der Lage ist, seinen Arbeitsplatz der Tagesaufgabe und den aktuellen Bedürfnissen anzupassen, profitiert vom Desk Sharing. Hat ein Mitarbeitender jedoch das Gefühl täglich "Reise nach Jerusalem" spielen zu müssen, wird das flexible Büro zum Stressfaktor. Desk Sharing Büros mit ungeliebten Katzentischen funktionieren nicht. Der oder die Mitarbeitende ist spät dran und es bleibt nur ein schlechter Platz? Dies mindert Motivation und Produktivität. Desk Sharing ist so viel mehr als nur wenige Tische unter mehr Mitarbeitern aufzuteilen. Die Arbeitnehmenden benötigen das Gefühl durch flexiblere Modelle zu profitieren. Remote-Arbeit und Home-Office, Arbeitskontenmodelle, die Auszeiten ermöglichen, sind Faktoren die flexible Büromodelle attraktiv machen. Klug durchdacht, gut gestaltet und kommuniziert, ist Desk Sharing ein funktionierendes Modell für die Zukunft.
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