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Desk Sharing am Arbeitsplatz: Bringt das wirklich Vorteile?

Planung Desk Sharing
Desksharing im Open Space Büro. Planung: HALLO ARBEIT
Planung Desk Sharing
Planung Desk Sharing. Planung: HALLO ARBEIT

Ist Desk Sharing am Arbeitsplatz die zeitgemäße Lösung angesichts Pandemie, Open Space Office und flexibler Arbeitsplatzmodelle? Oder überwiegen doch die Nachteile, wenn Mitarbeiter keinen persönlichen Arbeitsplatz mehr besitzen?

Was bedeutet Desk Sharing am Arbeitsplatz?


Desk Sharing ist auch als Shared Desk, Flexible Office oder Hot Desking bekannt. Angestellte teilen sich im Unternehmen Arbeitsplätze und arbeiten immer wieder an anderen Schreibtischen. Wie beim Spiel „Reise nach Jerusalem“ stehen hierbei weniger Plätze als Menschen zur Verfügung. Einen festen persönlichen Schreibtisch gibt es nicht mehr.

Frau und Mann am Laptop
Foto: Unsplash / thestandingdesk.com
Schreibtisch mit Hasen
Foto: Unsplash / Elena Baidak

Wie funktioniert Desk Sharing im Büro?


Desk Sharing am Arbeitsplatz finden wir besonders häufig im Open Space Office. Ein offenes Großraumbüro ist mit relativ gleichen Schreibtischen ausgestattet. Der Arbeitnehmer sucht sich immer wieder einen freien Platz, an dem er den jeweiligen Tag verbringt.

Gründe für Desk Sharing am Arbeitsplatz

Unsere Arbeitswelt verändert sich grundlegend und neue Büromodelle sind gefragt. Die Corona-Pandemie trägt dazu bei, dass viel mehr Menschen im Home-Office arbeiten und Büros nicht mehr ausgelastet sind. Angesichts hoher Büromieten und Grundstückspreise in Städten ist es für viele Unternehmen kaum mehr tragbar ungenutzte Schreibtische zu finanzieren. Der persönliche feste Arbeitsplatz ist zu teuer, um ihn nur selten wirklich zu nutzen. Doch auch schon vor der Pandemie waren viele Arbeitsplätze nicht mehr durchgängig belegt.

Gründe hierfür sind:

  • Urlaub
  • Ausfall durch Krankheit oder Erziehungszeiten
  • Teilzeitarbeit • Remote-Lösungen, also (phasenweises) Home-Office
  • Außentermine und Geschäftsreisen
  • Meetings und Tätigkeiten an anderen Arbeitsplätzen

Der Schreibtisch steht verwaist da, doch er kostet in jeder Minute Geld. Hier setzen Arbeitgeber an und rechnen, um einzusparen. Wie viele Stunden sind die Arbeitsplätze tatsächlich besetzt und welche Anzahl an Schreibtischen ist wirklich notwendig?

Geld verbrennen
Foto: Unsplash / Jp Valery
Segelschiff im Hafen bei Nacht. Masten sind beleuchtet.
Foto: Unsplash / Maxim Abramov

Der Ursprung des Hot Desking

Innovative Firmen aus dem Silicon Valley haben es vorgemacht und das Modell aus der Schifffahrt übernommen. Auf den Schiffen gab es früher stets weniger Schlafplätze als Matrosen. Während die einen in Schicht gearbeitet haben, schliefen die anderen in den Kajüten. Auch beim Hot Bedding in Wohnungen nutzen mehrere Menschen hintereinander das gleiche Bett. Auch in den Zeiten der frühen Industrialisierung war dies ein beliebtes Modell. Fabrikarbeiter teilen sich im Schichtmodell eine Schlafstätte. Das Prinzip ist auch heute das gleiche. Beim Desk Sharing existieren weniger Schreibtische als Mitarbeiter. Wo ein freier Platz ist, lässt sich der Arbeitnehmer nieder.
 

Die praktische Umsetzung von Desk Sharing am Arbeitsplatz

Ziel von Desk Sharing am Arbeitsplatz ist es, effizienter zu wirtschaften. Durch eine höhere Auslastung des einzelnen Arbeitsplatzes spart das Unternehmen Geld ein. Hier kommt es auf die richtige Ausstattung an.

Technische Umsetzung von Shared Desk

Um die Arbeitsplätze effektiv zu nutzen bedarf es einer genauen Planung. Eine smarte Softwarelösung unterstützt hierbei den reibungslosen Ablauf. Mitarbeiter buchen sich über eine App oder ein Display vor Ort an einem Arbeitsplatz für den Tag ein. Sie sehen dann direkt, welche Plätze noch frei sind und wo andere Kollegen sitzen.

Praktikable Ausstattung für geteilte Arbeitsplätze

Bei Shared Desk Arbeitsplätzen kommt es auf gute Funktionalität und Flexibilität an. Bei Desk Sharing nutzen unterschiedliche Menschen den gleichen Platz für verschiedene Aufgaben. Die passende Ausstattung hilft dabei, den Schreibtisch entsprechend anzupassen. Eine Software ermöglicht es jedem Arbeitnehmer von allen Plätzen aus auf seine Dateien und nötigen Programme zuzugreifen. Die Hardware ist leistungsstark genug für alle Erfordernisse und der Bildschirm eignet sich für diverse Anforderungen. Wichtig ist, dass Tische und Stühle möglichst einfach flexibel einstellbar sind, um sich unterschiedlichen Mitarbeitern anzupassen. Arbeitnehmer, die unbequem sitzen oder sich mit Anschlüssen und Computerproblemen herumplagen, sind nicht wirklich produktiv.

Mann mit brauner Ledertasche
Foto: Unsplash / Marten Bjork
Frau am schaukeln am Wasserfall
Foto: Unsplash / Artem Beliaikin

Vor- und Nachteile des Shared Desk Systems

Desk Sharing am Arbeitsplatz bedarf einer guten Planung, damit es relativ reibungslos funktioniert. Aber das Hot Desking hat nicht nur Vorteile. Schlechte Organisation führt zu Zeitverlust und nicht jeder Mitarbeiter kommt gut mit dem unpersönlichen Schreibtisch zurecht. In Zeiten der Pandemie spielt auch die Hygiene eine große Rolle. Über Tastaturen und gemeinsam genutzte Arbeitsmittel besteht eine erhöhte Ansteckungsgefahr.

Ob Mitarbeiter das Modell des Desk Sharing als positiv oder negativ empfinden, hängt viel von der praktischen Umsetzung ab. Mögliche Vor- und Nachteile des geteilten Arbeitsplatzes sind:

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Vorteile
  • bessere Auslastung von Arbeitsplätzen >> Kostenersparnis
  • flache Hierarchien dank offener Strukturen und gleicher Ausstattung
  • weniger Gruppenbildung und weniger Intrigen oder gar Mobbing erschwerte -Teamarbeit, wenn Mitarbeiter nicht zusammensitzen keine Ablenkung durch persönliche
  • keine Ablenkung durch persönliche Dinge
  • mehr Kreativität durch mehr Flexibilität
  • flexiblere Umsetzung von Hygienekonzepten möglich
  • mehr Ordnung im Büro, da Mitarbeiter sich weniger ausbreiten
Nachteile im Flexible Office
  • das Suchen und Einrichten des Arbeitsplatzes kostet Zeit
  • Neid auf scheinbar bessere Arbeitsplätze
  • nötige Ansprechpartner sitzen nicht in der Nähe
  • erschwerte Teamarbeit, wenn Mitarbeiter nicht zusammensitzen
  • mangelndes Wohlgefühl durch unpersönlichen Schreibtisch
  • unzureichende Firmenbindung, das Gefühl des eigenen Arbeitsplatzes fehlt
  • erhöhte Ansteckungsgefahr (auch Erkältung, Grippe etc.) durch geteilte Arbeitsmittel und Großraumbüro
  • Ärger, wenn Mitarbeiter ihre Plätze unsauber hinterlasse
Ruhe Boxen
Foto: Unsplash / Uneebo Office Design
Ruhezone
Foto: Unsplash / myhq workspaces

Desk Sharing am Arbeitsplatz optimieren

Wie erfolgreich Desk Sharing am Arbeitsplatz funktioniert, hängt sehr viel davon ab, wie die Umsetzung aussieht. Es reicht nicht einfach einen Teil der Schreibtische wegzuräumen und das Rennen auf die besten Plätze zu eröffnen. Beim Hot Desking fehlt vielen Mitarbeitern vor allem eines: die persönliche Atmosphäre. Dies ist manchem Kollegen nicht so wichtig. Andere vermissen ihren eigenen Arbeitsplatz umso mehr. Daher ist es besonders wichtig darauf zu achten, dass die Angestellten Vorteile im flexiblen Arbeitsplatz sehen.

Weniger Schreibtische im Büro bedeuten mehr Raum für andere Zonen. Eine schöne Loungeecke, Rückzugsmöglichkeiten und eine Ruhezone sorgen für Wohlgefühl und Entspannung. Attraktive Meetingpoints bieten die Möglichkeit für den Austausch mit Kollegen und sind über die Shared Desk Software buchbar. Hochwertige und flexibel einstellbare Möbel leisten einen wichtigen Beitrag für das Wohlbefinden im Büro. Ein kleiner Container mit ein paar eigenen Dingen für den Schreibtisch macht aus dem anonymen Platz einen persönlichen. Wichtig ist es, dass jeder Mitarbeiter seinen Platz aufgeräumt und sauber hinterlässt.

Wie im Beitrag zum Open Space Office bereits beschrieben, sind verschiedene Zonen für unterschiedliche Tätigkeiten besser als exakt gleiche Arbeitsplätze. Der Kollege bucht sich einen ruhigen Platz oder gemeinsam mit dem Team einen Gruppentisch, je nach Tagesaufgabe. Für besondere Anforderungen stehen spezielle Hochleistungsrechner für grafische Arbeiten und ähnliche Tätigkeiten zur Verfügung. Erkennen Mitarbeiter solche Vorteile im Desk Sharing sind sie zufriedener und produktiver.

Ist Desk Sharing im Büro ein Modell mit Zukunft?


Mann mit Maske am Laptop
Foto: Unsplash / Nathana Reboucas

Richtig umgesetzt, ist Desk Sharing eine gute Lösung um auf die flexibler gewordene Arbeitswelt zu reagieren. Wichtig ist es den Arbeitnehmern hiermit tatsächlich neue Möglichkeiten zu bieten. Wer in der Lage ist, seinen Arbeitsplatz der Tagesaufgabe und den akuten Bedürfnissen anzupassen, profitiert vom Desk Sharing. Hat ein Mitarbeiter jedoch das Gefühl wirklich Reise nach Jerusalem zu spielen, wird im flexiblen Büro nicht glücklich. Desk Sharing Büros mit ungeliebten Katzentischen funktionieren nicht. Der Mitarbeiter ist spät dran und ihm bleibt nur ein schlechter Platz? Das motiviert nicht besonders. Hot Desking ist so viel mehr als nur wenige Tische unter mehr Mitarbeitern aufzuteilen. Die Arbeitnehmer benötigen das Gefühl durch flexiblere Modelle zu profitieren. Remote-Arbeit und Home-Office, Arbeitskontenmodelle, die Auszeiten ermöglichen, sind Faktoren die flexible Büromodelle attraktiv machen. Klug durchdacht und gut gestaltet, ist Desk Sharing ein funktionierendes Modell für die Zukunft.

Arbeitsplätze mit Monitor und Drehstuhl auf Hartem Fußboden vor einer bepflanzten Wand mit vielen Blättern.
Foto: Unsplash / Uneebo Office Design
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Technik

Grafische Darstellung / Rendering: Büro mit Blick vom Erdgeschoss auf die 1. Etage. Zu sehen sind Schreibtische und Ruhezonen.
Planung: HALLO ARBEIT
Grafische Darstellung / Rendering: Büro mit Blick vom Erdgeschoss auf die 1. Etage. Zu sehen sind Schreibtische und Ruhezonen.
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