Mehr Produktivität am Arbeitsplatz: Die besten Maßnahmen

Sind die schlimmsten Aufgaben absolviert, greift die Zwei-Minuten-Regel. Alles, was in ganz kurzer Zeit machbar ist, erledige ich sofort. So ist ein weiterer großer Teil der Aufgaben schnell vom Tisch. Diese kleine Regel sorgt für erheblich mehr Produktivität am Arbeitsplatz, denn der Aufgabenberg schrumpft und der Stress nimmt ab.

Wer keinen Zeitplan hat, schiebt Unangenehmes gerne vor sich her. Der Begriff Prokrastination kommt vom lateinischen Substantiv procrastinatio und bedeutet „Aufschub“ oder „Vertagung“. Wie gerne schieben wir unangenehme Aufgaben nach hinten und vertrödeln eine Menge Zeit dabei, diese nicht anzugehen? Noch einen Kaffee holen und den Kollegen kontaktieren und schon ist eine halbe Stunde vergangen. Tatsache ist: Die Aufgabe verschwindet nicht, weil wir sie nicht angehen. Nein, sie scheint zu wachsen und baut sich zu einem Berg auf, der uns lähmt. Die erste Regel lautet also: An jedem Arbeitstag direkt die unangenehmsten Dinge erledigen. Danach ist der Kopf frei, um sich entspannt anderen Aufgaben zu widmen.

Viele unserer Arbeitsweisen, die mehr Produktivität am Arbeitsplatz verhindern, sind ineffektive Gewohnheiten, häufig in Verbindung mit Prokrastination. Doch diese lassen sich abtrainieren. Mit folgenden Regeln finde ich Zeitfresser und ändere Gewohnheiten erfolgreich:

1. die zeitraubende Gewohnheit benennen
2. die Ursache (Verlangen/Prokrastination) herausfinden
3. alte Gewohnheit durch neue ersetzen
4. die neue Gewohnheit umgehend umsetzen und beibehalten

Timeboxing bedeutet sich für bestimmte Arbeiten feste Zeitfenster vorzugeben. So arbeite ich zielgerichtet und effizienter. Die Aufgabe ist schneller erledigt und es bleibt mehr Zeit für den Rest.

Durchackern, um schnell fertig zu sein oder das Tagespensum zu schaffen? Das funktioniert nicht. Wer sich nicht regelmäßige Pausen und ein Mindestmaß an Bewegung gönnt, ist schnell unkonzentriert. Beim Tagesplan Pausen festlegen, die sich an der eigenen Leistungsfähigkeit orientieren. Wer den Zeitpunkt seines Nachmittagstiefs kennt, nimmt sich hier Zeit für einen Powernap. Diese zwanzig Minuten Pause sorgen für weitaus mehr Produktivität am Arbeitsplatz als Stunden quälender Müdigkeit.
Es ist sinnvoll nach anstrengenden Arbeitsphasen einen kleinen Spaziergang einzuplanen, um den Kopf wieder freizubekommen. Das hilft Stress zu minimieren und produktiver weiterzuarbeiten.
 

Mal eben zwischendurch schnell etwas anderes erledigen? Auf diese Weise verstreicht viel ungenutzte Zeit, die am Ende des Tages fehlt und uns unter Druck setzt. Viel besser ist es, sich auf die Aufgaben zu konzentrieren und sich anschließend mit einer kleinen Pause zu belohnen. Dies verschafft ein besseres Gefühl und hilft so entspannter zu arbeiten.

An mehreren Aufgaben parallel arbeiten macht nicht schneller. Besser ist es eine Sache durchzuziehen und sich dann fokussiert dem nächsten Auftrag zu widmen.

Es ist keine Schande nicht alles selbst zu machen, sondern kluges Delegieren ist eine Kunst. Aufgaben abzugeben zeigt Teamfähigkeit und den Willen zur Zusammenarbeit.

Diese Produktivitätskiller vermeiden hilft effizienter und entspannter zu arbeiten:

• unnötige Meetings
• übermäßige Korrespondenz 
• immer ja sagen
• zu perfektionistisch sein

Nein sagen ist erlaubt, wenn mir die Arbeit bereits über den Kopf wächst. Es ist nicht nötig alles stets bis ins letzte Detail schriftlich auszuarbeiten. Meetings nur ansetzen, wo sie wirklich zielführend und absolut notwendig sind.