Desksharing:
Lösungen für mehr
Flexibilität im Büro
Desksharing ist mehr als ein Trend – es ist die Antwort auf die sich wandelnden Arbeitsweisen der modernen Arbeitswelt. Durch die flexible Nutzung von Arbeitsplätzen können Unternehmen Büroflächen effizienter gestalten, die Zusammenarbeit fördern und Mitarbeitende optimal unterstützen. Entdeckt, wie dieses Modell erfolgreich umgesetzt werden kann.
Hier erfahrt ihr alles über:
Was ist Desksharing?
Desksharing Konzepte
erfolgreich umsetzen
Desksharing, Shared Desk, non-territoriale Arbeitsplätze, Shared Office - Effizienz durch Teilen!
Desksharing (auch „Desk Sharing“ oder „Flexible Office“) bezeichnet die gemeinsame Nutzung von Arbeitsplätzen und umfasst mehrere Konzepte. Beim Shared Desk teilen sich mehrere Mitarbeitende innerhalb einer Organisation im Wechsel einen festen Arbeitsplatz. Non-territoriale Arbeitsplätze, auch „Hot Desking“ genannt, bedeuten, dass Mitarbeitende keine festen Schreibtische mehr haben und täglich einen verfügbaren Arbeitsplatz wählen. Im Gegensatz dazu bietet das Shared Office gemeinsame Büroräume, die von verschiedenen Unternehmen genutzt werden.
Desksharing eignet sich für Unternehmen mit mobilen Teams und flexiblen Arbeitsmodellen. Ideal für diejenigen, die nicht täglich im Büro sind und für Unternehmen, die Platz und Kosten sparen wollen.
Hört sich gut an? HALLO ARBEIT unterstützt euch bei der Umsetzung!
Wir erarbeiten mit euch ein individuelles Desksharing Konzept, das perfekt auf eure Arbeitsabläufe abgestimmt ist. Mit unserer Expertise schaffen wir flexible und inspirierende Arbeitsumgebungen, die Effizienz und Kreativität fördern. Platz und Kosten sparen, Zusammenarbeit verbessern, dynamische Arbeitsatmosphäre? Alles inklusive bei einem modernen Bürokonzept von HALLO ARBEIT.
Gründe für Desksharing:
Effizientere Nutzung von Büroflächen
In vielen Organisationen stehen zahlreiche Schreibtische ungenutzt, da nicht alle Mitarbeitenden gleichzeitig im Büro arbeiten. Durch Desksharing werden Arbeitsplätze bedarfsgerecht genutzt: Freie Flächen werden reduziert und die Raumeffizienz maximiert. Langfristig verringert dies Miet- und Betriebskosten, da weniger Bürofläche benötigt wird. Zudem ermöglicht es Unternehmen, die vorhandene Fläche für alternative Nutzungen wie Meetingräume oder Ruhezonen umzugestalten, was die Arbeitsumgebung insgesamt verbessert.
Flexibilität für hybride Arbeitsmodelle
Wegen der zunehmenden Verbreitung hybrider Arbeitsmodelle arbeiten viele Beschäftigte sowohl im Homeoffice als auch im Büro. Desksharing bietet eine flexible Lösung, um wechselnden Bedürfnissen gerecht zu werden. Mitarbeitende können sich nach Bedarf einen freien Schreibtisch sichern. Dies unterstützt eine dynamische Arbeitsweise und erlaubt es Teams, ihre Büropräsenz individuell zu gestalten, ohne unnötig Ressourcen zu blockieren.
Förderung der Kollaboration
Durch den Verzicht auf fest zugewiesene Schreibtische können Mitarbeitende je nach aktuellem Projekt oder Bedarf flexibel nebeneinandersitzen. Dies fördert den spontanen Austausch und erleichtert teamübergreifendes Arbeiten. Die Vernetzung innerhalb des Unternehmens wird gestärkt, da Mitarbeitende regelmäßig mit Kolleg:innen aus anderen Abteilungen in Kontakt kommen.
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Desksharing einführen
Erfolgsfaktoren für die
Einführung von Desksharing
Die Einführung von Desksharing erfordert eine durchdachte Strategie, um Akzeptanz und eine reibungslose Umsetzung zu gewährleisten. Für langfristigen Erfolg und eine aktive Nutzung der Beschäftigten sollten folgende Erfolgsfaktoren berücksichtigt werden:
Der Wechsel zu einem Desksharing-Modell verändert die Arbeitsweise vieler Mitarbeitender. Eine frühzeitige, transparente Kommunikation ist daher entscheidend. Unternehmen sollten Vorteile aufzeigen, Fragen klären und die Nutzer der Shared Desks aktiv in den Gestaltungsprozess einbeziehen. Workshops, Umfragen oder Pilotprojekte helfen dabei, Bedenken zu adressieren und Vertrauen zu schaffen.
Verschiedene Arbeitsweisen und Bedürfnisse müssen berücksichtigt werden. Neben flexiblen Arbeitsplätzen sind Rückzugsorte und Meetingbereiche essenziell, um konzentriertes Arbeiten und Teamarbeit gleichermaßen zu ermöglichen. Die Bürogestaltung sollte Funktionalität mit einer angenehmen Atmosphäre verbinden.
Eine effiziente Arbeitsplatzbuchung ist essenziell für erfolgreiches Desksharing. Digitale Buchungssysteme wie spezielle Desk Sharing Software oder Apps ermöglichen die Reservierung der verfügbaren Plätze und geben einen Überblick über die aktuelle Büroauslastung. Alle Arbeitsplätze sollten mit dem notwendigen technischen Equipment ausgestattet sein, um einen reibungslosen Workflow zu ermöglichen.
Damit Desksharing funktioniert, braucht es klare, verständliche Regeln. Dazu gehören Regelungen zur Arbeitsplatzbuchung, zur Nutzung von persönlichen Gegenständen und zur allgemeinen Sauberkeit der Arbeitsbereiche. Eine „Clean Desk Policy“ kann helfen, die Ordnung und Verfügbarkeit der Arbeitsplätze sicherzustellen.
Desksharing erfordert ein Umdenken in der Unternehmenskultur. Führungskräfte sollten das Konzept aktiv vorleben und die Flexibilität des neuen Modells positiv vermitteln. Durch eine offene, unterstützende Haltung können sie dazu beitragen, Unsicherheiten im Team abzubauen und die Akzeptanz zu erhöhen
Nach der Einführung von Desksharing ist es wichtig, regelmäßig Feedback einzuholen und das Modell gegebenenfalls anzupassen. Durch Umfragen oder Gespräche mit Nutzern können Optimierungspotenziale identifiziert und umgesetzt werden. So wird das Desksharing-Modell kontinuierlich verbessert.
Das Shared Desk Konzept bietet zahlreiche Vorteile – von effizient genutzten Ressourcen bis hin zu mehr Flexibilität. Der Schlüssel zum Erfolg liegt in einer durchdachten Umsetzung, der aktiven Einbindung der Mitarbeitenden und der richtigen technischen Unterstützung. Mit diesen Erfolgsfaktoren lassen sich nicht nur Platz und Kosten sparen, sondern auch Teamwork und produktives Arbeiten im Unternehmen stärken.
Vor- und Nachteile
Diese Chancen
bietet Desksharing
Desksharing hat das Potenzial, einen echten Mehrwert für Mitarbeitende und das Unternehmen zu bieten. Dennoch sollte dieses Konzept nicht als Allheilmittel betrachtet werden. Eine sorgfältige Abwägung der Vor- und Nachteile des Desksharing Konzepts hilft euch, die Möglichkeit zur Umsetzung in eurem Unternehmen realistisch einzuschätzen.
- Effiziente Flächennutzung: Maximierung der Büroflächen durch flexible Arbeitsplätze.
- Kostensenkung: Reduzierte Betriebskosten durch weniger benötigte Schreibtische und geringeren Flächenbedarf.
- Förderung der Teamarbeit: Erleichtert die interdisziplinäre Kommunikation und Arbeit im Team.
- Flexibilität: Mitarbeitende können je nach Bedarf den passenden Arbeitsplatz auswählen, was zu einer besseren Anpassung an verschiedene Arbeitsstile führt.
- Innovation und Kreativität: Regelmäßiger Wechsel des Arbeitsumfelds kann die Kreativität und den Ideenaustausch fördern.
- Mobilität: Shared Desk Konzepte unterstützen die zunehmende Mobilität der Mitarbeitenden und den Trend zu Homeoffice und Remote Work.
- Aktualität: Moderne Arbeitsplatzgestaltung passt sich den aktuellen Arbeitsmarkttrends und Technologien an.
- Fehlende persönliche Arbeitsumgebung: Einige Mitarbeitende könnten die fehlende Möglichkeit, einen eigenen, festen Arbeitsplatz zu personalisieren, als unbefriedigend empfinden.
- Motivationsverlust: Die fehlende Identifikation mit einem festen Arbeitsplatz kann bei manchen Nutzern zu Motivationsproblemen führen.
- Logistische Herausforderungen: Der tägliche Wechsel des Arbeitsplatzes erfordert eine gute Organisation und eine verlässliche IT-Infrastruktur.
- Stauraumprobleme: Mangel an Stauraum für persönliche Gegenstände und Arbeitsmaterialien.
- Technische Anforderungen: Die Notwendigkeit von Buchungssystemen für Arbeitsplätze kann zusätzlichen administrativen Aufwand und mögliche Konflikte verursachen.
- Soziale Isolation: Wechselnde Arbeitsplätze könnten die Bildung von festen sozialen Gruppen und Netzwerken erschweren.
Desksharing bietet enorme Vorteile. Wir unterstützen euch, das perfekte Konzept zu entwickeln.
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FAQ
Häufig gestellte Fragen
Die Arbeitsplatzbuchung erfolgt in der Regel über ein digitales Buchungssystem, das es Nutzern ermöglicht, ihren Arbeitsplatz im Voraus zu reservieren. Einige Systeme zeigen auch an, welche Arbeitsplätze zur Verfügung stehen und bieten eine einfache Möglichkeit zur Buchung oder Stornierung.
Im Desksharing-Modell ist es üblich, persönliche Gegenstände nicht dauerhaft am Schreibtisch zu lassen. Nutzer sollten ihre Sachen in mobilen Aufbewahrungslösungen wie Spinden aufbewahren. Eine „Clean Desk Policy“ sorgt neben Ordnung auch für Hygiene.
Die größten Herausforderungen bei der Einführung von Desksharing können die Akzeptanz der Mitarbeitenden und die Umstellung der Unternehmenskultur sein. Zudem müssen klare Regeln für die Nutzung von Arbeitsplätzen und persönlichen Gegenständen festgelegt werden. Eine gute Kommunikation und die richtige technische Unterstützung sind entscheidend für den Erfolg.
Desksharing fördert die Interaktion zwischen Mitarbeitenden, da sich die Sitzordnung flexibel gestalten lässt. Mitarbeitende können sich je nach Bedarf mit Kolleg:innen aus verschiedenen Abteilungen oder Teams zusammensetzen, was den Ideenaustausch und die Kreativität fördert.
Ja, Desksharing fördert eine offene und kollaborative Unternehmenskultur. Da Mitarbeitende nicht an feste Plätze gebunden sind, wird die Kommunikation zwischen Angestellten offener und spontaner. Dies kann zu einer besseren Teamdynamik und einem stärkeren Gemeinschaftsgefühl führen.
Ja, die effiziente Nutzung der verfügbaren Flächen ermöglicht eine flexible Arbeitsweise, ohne dass feste Arbeitsplätze erforderlich sind. So können kleine Unternehmen von einer besseren Raumnutzung und einem dynamischen Arbeitsumfeld profitieren.
Ja, beim Verlassen des Arbeitsplatzes sollte dieser aufgeräumt sein, um sicherzustellen, dass er für die nächste Person nutzbar ist. Eine „Clean Desk Policy“ hilft dabei, Ordnung und Sauberkeit zu gewährleisten.
In einem gut organisierten Desksharing-Modell gibt es in der Regel genügend Arbeitsplätze für alle Angestellten. Bei Überbelegung wird das Büro so organisiert, dass jederzeit genügend Arbeitsplätze zur Verfügung stehen. Zudem sollte ein Buchungssystem eingerichtet werden.
Oft gibt es feste Reinigungsteams für die regelmäßige Reinigung der Arbeitsplätze, und es werden Hygienestandards wie Desinfektionsstationen festgelegt. Mitarbeitende sollten den Arbeitsplatz nach der Nutzung selbstständig aufräumen und desinfizieren.
