Workshops

Durch Workshops zu deiner optimalen Arbeitswelt

Zwei lachende Frauen bei der Arbeit in einem Meeting auf einem Sofa
Foto: Adobe Stock / Jacob Lund
Ein Mann und eine Frau am lachen beim arbeiten im Meeting auf einem Sofa
Foto: Adobe Stock / Jacob Lund

Nutzer neuer Räume in der Planung beteiligen – aber wie? Die Planer und Ausstatter neuer Bürokonzepte stehen vor unterschiedlichen Herausforderungen: Der Bauherr hat nicht selten bereits klare Vorstellungen davon, wie das „new work“ in sein Unternehmen einziehen soll – das Arbeiten soll produktiver, flexibler und digitaler werden – natürlich bei gleichzeitiger Erhöhung der Mitarbeiterzufriedenheit! Die Teams, die später in neue Workspaces einziehen sollen, dürfen sich dabei oft nur wenig äußern („wir kennen die Anforderungen der Zukunft, die Mitarbeiter werden dann schon glücklich sein“) oder ihre zukünftigen Anforderungen werden durch die Führungskräfte in den Planungsprozess eingebracht. Nutzer in den Prozess zu integrieren scheint oft zu aufwendig. 

Workshops als Element gelungener Nutzerbeteiligung

In Change Prozessen werden Workshops mit an Veränderungen beteiligten Teams seit Jahren erfolgreich umgesetzt. Warum? Zum einen weiß man mittlerweile, dass die Akzeptanz für Veränderungen dann am größten ist, wenn Beteiligte frühestmöglich einbezogen werden, ihre Ideen und Bedenken gehört und sie in weitere Prozesse einbezogen werden.

Zum anderen benötigt man die Informationen der Basis: Welche Herausforderungen werden gesehen? Welche Ideen gibt es bereits?
 

Bunte Blätter auf einer Leine aufgehängt
Foto: Unsplash / Chris Lawton

In drei Schritten zum Planungserfolg


Als Planer von Workspace Projekten macht man sich die Vorteile der aktiven Nutzerbeteiligung zu eigen.

1.Zur Sammlung von Informationen
2.Zum Verständnis für die zukünftigen Herausforderungen
3.Als Influencer für zukünftige Raumprojekte im Unternehmen
Zwei Frauen in einer Besprechung auf einem Sofa in einem hellen Raum
Foto: Unsplash / Toa Heftiba
Viele gelbe Zettel auf einem Türkisen Hintergrund werden von vielen Händen aufgeklebt und verteilt
Foto: Unsplash / FORTYTWO

Workshops vs. Interviews

Workshops eigenen sich im Gegensatz zu Interviews besser, weil Kreativität und Kollaboration im Vordergrund stehen. Die sogenannte „Schwarmintelligenz“ in Teams sorgt dafür, dass eine Vielzahl von Ideen und Herausforderungen zum Vorschein kommen, während Interviews oft nur die Einzelbedürfnisse fokussieren. Das „Miteinander im Team“, abteilungsübergreifende Zusammenarbeit, die stärke Einbindung von Kunden in Projekten – als diese zukünftigen und agilen Anforderungen kommen in Workshops deutlich besser zum Vorschein.

Der Planer als Moderator

Der Moderator im Allgemeinen ermöglicht vor allem Lösungs- und Einigungsprozesse in Gruppen -  durch die Zusammenführung von Personen mit gemeinsamen Interessen und Zielen.  Soweit die Theorie! Was heißt das für Sie in Planungsprozessen neuer Raumprojekte? Das Vermitteln zwischen verschiedenen Stakeholdern gehört mittlerweile schon zum Tagesgeschäft. Bauherren, Behörden, Handwerker, beteiligte Abteilungen des Unternehmens (Facility Management, Betriebsräte etc.) – alle wollen mitentscheiden. Umso wichtiger, sich der eigenen Rolle in diesem Prozess deutlich zu werden!

Zu beachten ist, dass sich ein Moderator möglichst neutral und objektiv verhält. Bei der Beteiligung von Nutzern kommt hinzu, dass es neben der Vermittlung zwischen Sachthemen nicht selten Gruppendynamik und Gefühlslagen eine Rolle spielen – all das muss gesteuert werden.

Lachende rothaarige Frau mit schwarzem Kleid vor einem Whiteboard
Foto: Unsplash / ThisisEngineering RAEng
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Los geht’s
Gruppe von 4 Leuten sitzen in Stühlen und Sofa in einer Besprechung
Foto: Unsplash / Jason Goodman

Merkmale gelungener Workshops

Moderation bedient sich bestimmter, didaktischer Prinzipien. Der Fokus liegt auf dem Ziel: Was möchte ich mit dieser Form der Beteiligung erreichen? 

Wenn ein Planungsprozess angestoßen wird, in dem verschiedene, bislang getrennt voneinander agierende Abteilungen, auf einer gemeinsamen Fläche zusammenarbeiten sollen, könnte dieses heißen: 

„Käufer im Fokus –gemeinsam erfolgreich in Kundenprojekten“

Ein gut vorbereiteter Workshoptag gliedert sich in vier Teile – Dem Spirit, das gemeinsame Einstimmen auf das Ziel und das Herstellen eines Commitment der Workshopteilnehmern. 
In der nachfolgenden Orientierung gibt es ausreichend viele Informationen für die Nutzergruppe: 

  • Was hat sich die Unternehmensleitung überlegt? 
  • Welcher Strategie folgt das? 
  • Was sind die Raumplanungsvisionen, die bereits vorhanden sind? 
  • Wie stark können sich Nutzer noch einbringen? 

Die eigentliche Partizipation findet dann im Kern des Workshops statt. In kleineren Gruppen oder gemeinsam werden Ideen ausgetauscht, Wünsche geäußert und die jeweiligen Arbeitsmodi analysiert: 

  • Wer arbeitet eigentlich wie? 
  • Was verändert sich in Zukunft? 

Hier kommen verschiedene Methoden und Techniken der Moderation zum Einsatz.
Im Closing des Workshops führt der Moderator die Ideen zusammen und gibt einen Ausblick auf die weiteren Schritte – der Weg zu hoher Akzeptanz Ihrer weiteren Planung ist geebnet! 
 

Zwei lachende Männer in weißen Hemden bei einem Workshop
Foto: Unsplash / Alireza Hatami

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