Raumkonzepte: Moderne Büroplanung für den Arbeitsplatz

Planung von einem Sitzbereich mit Hockern — Rückzugsorte im Open Space Büro. Planung: HALLO ARBEIT

Draufsicht von einer Natur-Etage — Wohlfühlen im Büro. Planung: HALLO ARBEIT

Worauf kommt es bei der Büroplanung an? Was sind die Trends bei der Raumgestaltung von Büros? Begriffe wie „Open Space Office“, „Desksharing“, „Co-Working“ und „flexibler Arbeitsplatz“ stehen für die Hinwendung zum offenen Großraumbüro ohne feste Arbeitsplätze. Was steckt hinter diesen Bezeichnungen? Welche Lösungen sind in Zeiten der COVID-19-Pandemie noch praktikabel?

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Hallo Arbeit Expertin Dr. Alexandra Heinzelmann

Die Arbeitswelt hat sich in den letzten Jahrzehnten stark verändert. Früher waren feste Arbeitszeiten am täglich gleichen Arbeitsplatz die Regel. Die Fluktuation ist in vielen Firmen hoch. Ein häufiger Wechsel des Arbeitsplatzes gilt heutzutage als normal. Flexibilität ist der Karriere oftmals förderlicher als Firmentreue. Büros sind häufig nicht mehr fest einem Mitarbeiter zugeordnet. Der Trend geht zum offenen Großraumbüro ohne feste Platzvergabe. Dies stellt andere Anforderungen an die Büroplanung und Raumaufteilung. Neue Raumkonzepte sind gefragt.

Planung flexibler Arbeitsplätze — Großraumbüro ohne feste Platzvergabe. Wenn die Tische auf Rolle sind, können sich Projektteams flexibel zusammenfinden. Planung: HALLO ARBEIT

Planung flexibler Arbeitsplätze mit Rollcontainern — Persönliche Dinge können in Caddys auf Rädern verstaut werden und morgens zum Schreibtisch mitgenommen werden. Planung: HALLO ARBEIT

Planung der Arbeitsplätze mit Handy-Inseln — Ein fester Arbeitsplatz mit hohen Containern die gleichzeitig Sichtschutz, Zonierung und Stauraum bieten. Planung: HALLO ARBEIT

Planung von einem Personen-Büro — Meeting Bereiche im Open Space Büro bieten sich für einen kurzen Projekt-Austausch an. Höhenverstellbare Tische ermöglichen Meetings im Stehen und Sitzen. Planung: HALLO ARBEIT

Planung einer Bürolösung in grün — Schallschluckende Trennwandsystem ermöglichen ungestörte Meetings. Planung: HALLO ARBEIT

Gleitzeit, Arbeitszeitkonten und Home-Office statt fester Anwesenheit verändern auch den Anspruch an das Büro. Die neuen digitalen Möglichkeiten machen das Arbeiten viel unabhängiger von einem örtlich gebundenen Arbeitsplatz. Projektbezogene Aufgaben führen zu wechselnden Teams und unterschiedlichen Ansprüchen an das Büro von heute. Benötigt die Aufgabe an einem Tag regen Austausch und Meetings, erfordert sie an einem anderen stille Konzentration. Dies alles muss eine gute Büroplanung mit einbeziehen.

Effiziente und kostengünstige Bürogestaltung

Wie schafft der Arbeitgeber optimale Voraussetzungen für wechselnde Ansprüche? Wie sieht ein effektives Raumkonzept aus? Hinzu kommt, dass Büromieten und -unterhaltung teuer sind. Kaum ein Arbeitgeber ist bereit, oftmals leerstehende Schreibtische zu finanzieren.

Anonymer Schreibtisch statt persönlicher Arbeitsplatz?

Moderne Laptops in Verbindung mit zentralen Servern ersetzen feste Computerarbeitsplätze. Viele Jobs lassen sich von nahezu jedem Ort aus erledigen, soweit eine Internetverbindung gegeben ist. Gerade in großen Städten mit hohen Mieten sind viele Unternehmen dazu übergangen Open Space Offices, also Großraumbüros, mit Desksharing anzubieten. Statt einen festen Arbeitsplatz zu besetzen, wählt der Mitarbeiter seinen Schreibtisch täglich neu. Dies geschieht heute meist über eine Software, durch die er sich einbucht. Über diese ist dann der Arbeitnehmer auch aufzufinden, wenn ihn jemand sucht.

Zonen statt geschlossener Räume

Die neuen Großraumbüros haben mit den Schreibzimmern vergangener Zeit nicht viel gemein. Zonen statt Zimmer heißt die Devise. Neben Einzelarbeitsplätzen finden sich Schreibtischgruppierungen, abgeteilte Ruhezonen und Sofas fürs Brainstorming und Erholungspausen. Meetingräume entstehen durch variable Stellwände.

Personen an Schreibtischen einer Open-Space Lösung — Bei einem flexiblen Arbeitsplatzkonzept, können sich Projektteams schnell zusammen finden.
Planung: HALLO ARBEIT

Personen in einem Großraumbüro — Planung: HALLO ARBEIT

Optimale Platzauslastung und somit Kostenreduzierung.
Flexible Anpassung an täglich wechselnde Aufgaben.
Gemeinschaftsgefühl und mehr soziale Interaktion.
Kreative Bereicherung durch das Miteinander.
Fokussierung auf die Aufgabe, da keine Ablenkung durch private Dinge entsteht.
Mehr Sauberkeit und Ordnung, da jeder Mitarbeiter den Arbeitsplatz täglich räumt.
Flachere Hierarchien dank gleichwertiger Arbeitsplätze.
Anpassung an Projekte und akute Bedürfnisse durch flexible Raumgestaltung.

Unpersönliche Arbeitsplätze mit weniger Wohlfühlatmosphäre.
Gerangel um die besten Plätze.
Ablenkung durch hohen Geräuschpegel und geschäftiges Umfeld.
Hygieneproblem: Durch die Corona-Pandemie und die neuen Hygiene- und Abstandsregeln, ist das Arbeiten von vielen Menschen in einem Raum besonders problematisch. Aber auch eine Erkältung oder normale Grippe breitet sich in einem offenen Büro mit wechselnden Arbeitsplätzen schnell aus. Regelmäßiger Luftaustausch und desinfizierte Schreibtische sind unabdingbar.
Konfliktpotential: Kaum Abschottungsmöglichkeiten bei Antipathien, schnelle Gereiztheit durch permanente Gesellschaft.
Mobbing durch Gruppenbildung und Ausgrenzung einzelner Mitarbeiter.

Grafische Darstellung / Rendering: — Desksharing. Planung: HALLO ARBEIT

Grafische Darstellung von einer Open Space-Lösung — Flexible Konzepte für Schreibtische. Planung: HALLO ARBEIT

Frau begrüßt ihre Kollegen in einem Großraumbüro — Rollcontainer. Planung: HALLO ARBEIT

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Neue Hygienevorschriften und Abstandsregeln scheinen auf den ersten Blick der Idee des Open Space Office als Raumkonzept zu widersprechen. Doch gerade jetzt in Zeiten von vermehrtem Home-Office, Quarantäne, Kurzarbeit und erhöhtem Krankenstand sind flexible Einrichtungskonzepte zwingend erforderlich. Viele Unternehmen haben Ausfälle und müssen sparen.

Kollegen lachen am Laptop — Arbeiten am Laptop. Foto Unsplash / priscilla-du-preez

Eine smarte Umsetzung bietet sogar in Hinsicht auf Hygiene beste Voraussetzungen für ein gesundes, effektives und sicheres Arbeiten. Eine App zur Koordination der Raumverteilung erleichtert das Einhalten von Abständen und maximaler Personenzahl im Raum. Mit dem Feierabend räumt jeder Mitarbeiter seinen Schreibtisch komplett und hinterlässt keine persönlichen Gegenstände. Dadurch ist es einfach die Büros sauber zu halten und täglich zu desinfizieren. Eine Lüftungsanlage bietet in einem Großraumbüro weitere Sicherheit.

Smarte Einrichtung und Ausstattung im Büro

Eine hochwertige und flexible Ausstattung macht sich auf Dauer bezahlt. Mit einer guten Raumplanung lassen sich immer wieder neue Nutzungsmöglichkeiten schaffen. Je nach Projekt und Situation sorgen verstellbare Wände und Abtrennungen für optimale Lösungen. In Zeiten von wenig Büroauslastung können auch Arbeitsplätze und bestimme Bereiche als Co-Working-Stationen definiert werden. Diese Schreibtische oder ganze Bürozonen mieten dann externe einzelne Freiberufler oder kleine Firmen. Dies trägt zur Kostenersparnis, gerade in Krisenzeiten, bei.

Verschiedene Materialien schaffen Wohnlichkeit und definieren Bereiche. Zu einem gut gestalteten Raumkonzept für ein Großraumbüro gehören unbedingt auch akustisch gedämpfte Ruhezonen und Rückzugsorte. Auch der richtige Bodenbelag trägt viel zur Atmosphäre und guter Akustik bei. Mehr Informationen dazu gibt es im Beitrag „Der beste Büroboden: Welcher Bodenbelag ist perfekt?“ auf unserem Blog.

Erhöhte Produktivität durch besseren Austausch

An vielen Projekten arbeiten heutzutage diverse Abteilungen und Teams parallel. Eine offene Arbeitsatmosphäre fördert den Austausch über verschiedene Bereiche hinweg. Gemeinsames Erarbeiten von Lösungen spart Zeit und Kapazitäten. Flache Hierarchien durch ein räumliches Miteinander fördern Vertrauen und die Entwicklung der Mitarbeiter.

Kommunikation über Bürogrenzen hinweg

Gerade in Zeiten wie die der Pandemie sind gut ausgestattete flexible Arbeitsplätze von Vorteil. Einige Mitarbeiter befinden sich in ausreichendem Abstand vor Ort und können digital in Austausch mit Kollegen im Home-Office treten.
Gerade die neuen Anforderungen durch Corona ab 2020 haben viel zu einer flexibleren Arbeitsweise beigetragen. Die Menschen gewöhnen sich daran, ihre Arbeit von unterschiedlichen Orten aus zu erledigen. Home-Office bedeutet nicht mehr, einen Tag abwesend alleine und abgekoppelt daheim zu arbeiten, weil einmal ein Handwerker kommt. Es wird raumübergreifend konferiert und kommuniziert, ob im Open Space Office oder mit den daheim gebliebenen Kollegen.

dunkle Bürolösung mit Pflanzen — Foto HALLO ARBEIT

Draufsicht auf eine Planung von einem Großraumbüro — Zonierend im Großraumbüro. Planung: HALLO ARBEIT

Personen in einer grafischen Darstellung eine Büroplanung — Flexible Möbel. Planung: HALLO ARBEIT

Flexible Lösungen bieten den Vorteil, dass sie sich allen Anforderungen anpassen. Damit dies gut funktioniert ist eine ganz persönliche, auf die Anforderungen des Unternehmens abgestimmte Lösung notwendig. Professionelle Büroplanung macht sich auf Dauer bezahlt. Ob Bürostühle, die sich jedem Mitarbeiter einfach anpassen oder Raumtrenner, die sich leicht neu gruppieren lassen: Ein gutes Raumkonzept beinhaltet viele Möglichkeiten.
Offene Raumkonzepte mit Privatsphäre
Ein Grund für Probleme im Open Space Office und beim Desksharing stellt die mangelnde Privatsphäre dar. Manchen Mitarbeiter belastet es, ständig von Menschen umgeben zu sein und keinen persönlichen Arbeitsplatz zu besitzen. Abhilfe schaffen hier Rückzugsmöglichkeiten, flexible Rollcontainer und ein Spind für jeden. Neben Raum für eigene Unterlagen bieten sie auch Platz für private Dinge. Es gibt Kollegen, die ohne persönliche Ablenkung mehr leisten. Ein anderer arbeitet besser, wenn das Familienfoto auf den Schreibtisch steht. Transportable Kleinmöbel und persönliche Schränke gehören also zu einer smarten Büroplanung mit dazu.

Gerade in diesen Zeiten zeigt sich, dass ein smart ausgestattetes Büro auf Dauer Kosten spart. Flexible Möglichkeiten, die sich diversen Gegebenheiten und Projekten anpassen, fördern das Arbeitsklima und die Produktivität.