Ruhezonen und Rückzugsorte im Büro einrichten: So geht's!

Frau badet in einem Fluss in den Bergen in der Natur — Ruhe finden wir oft in der Natur. Foto: Unsplash / joshua-sortino

Benötigen wir Rückzugsorte im Büro? Moderne Open Space Office Lösungen, Teambüros oder klassische Großraumbüros fördern die Kommunikation. Der direkte Austausch verkürzt Dienstwege und steigert die Produktivität. Dies sind große Vorteile für eine effiziente Arbeitsweise, doch nicht jeder Mitarbeiter kommt mit offenen Büros gleich gut zurecht. Wie aber sehen Ruhezonen in großen Büros aus und warum sind sie so wichtig?

Sitzbereich mit Theke und Hockern — Dunkle Farben wirken beruhigend. Planung: HALLO ARBEIT

Planungsbeispiel für einen Ruhebereich mit Hängesessel — Gemütliche Hängesessel tragen zur Entspannung bei. Planung: HALLO ARBEIT

Abgetrennte Besprechungszone im Stil eines Gewächshauses — Akustisch abgeschirmte Bereiche sorgen für entspannte Meetings. Planung: HALLO ARBEIT

Ruhezone im Büro mit Mann im Hängesessel — Natürliche Elemente wirken beruhigend. Planung: HALLO ARBEIT

Sitzecken im Büro — Hohe Sofa-Rückenlehnen können Räume gliedern und bieten Rückzugsorte. Planung: HALLO ARBEIT

Raum als Ruhebereich mit Fenstern und Sitzecke — Akustisch abgeschirmter Bereich im Open Space Büro. Planung: HALLO ARBEIT

Sitzbereich mit grünen Sofas und Nischen — Nischen sorgen für Ruhe. Planung: HALLO ARBEIT

Extrovertierte Menschen, die sich selbst gerne rege austauschen, profitieren mehr von offenen Raumlösungen als introvertierte und stille Mitarbeiter. Zudem erfordern manche Aufgaben einfach hohe Konzentration ohne Ablenkung. Wie schaffe ich eine Ruhezone, ohne den Austausch der Mitarbeiter zu beeinträchtigen?

Planungsbeispiel eines großen, modernen Eingangsbereichs — Planung: HALLO ARBEIT

Mir gegenüber telefoniert der Kollege lautstark, während ich mich konzentrieren möchte. Am runden Tisch nebenan diskutieren Mitarbeiter rege das neue Konzept und die Kollegin singt leise ihre Playlist mit. Niemand ist in der Lage, die Umgebung permanent auszublenden. Versuche ich mich angestrengt zu konzentrieren, während es um mich herum laut ist, führt dies zu Stress. Die Konzentration sinkt und die Arbeitsleistung lässt nach. Dies wiederum führt zu Frust und ein Teufelskreis beginnt.

Rückzugsorte im Büro schaffen

Bei der Planung einer Open Space Lösung fürs Büro ist es wichtig, folgende Punkte zu beachten:
•   Verschiedene Aufgaben benötigen diverse Umgebungen.
•   Menschen gehen unterschiedlich mit Lärm um.
•   Alle Mitarbeiter brauchen ungestörte Pausen und Privatsphäre.

Open Space richtig planen

Um diese Anforderungen erfolgreich zu bedienen, ist es wichtig, diese beiden Faktoren einzubeziehen:
• Jedes Büro braucht Ruhezonen und Rückzugsorte.
• Nur mit einem angepassten Verhaltenskonzept ist die Raumplanung erfolgreich.

Planungsbeispiel von Einzelbüros in einem großen Büro — Planung: HALLO ARBEIT

Schreibtisch mit Drehstuhl und zwei Sesseln in einem Einzelbüro — Rückzugsort oder Treffpunkt für vertrauliche Meetings. Foto: HALLO ARBEIT

Zunächst ist es wichtig herauszufinden, welche Bereiche im Büro nötig sind und wie sich Mitarbeiter dort verhalten.

Planungsbeispiel mit Frau in einem Empfangsbereich mit Theke — Zonen für effektives Arbeiten. Planung: HALLO ARBEIT

Die Anforderungen an das Raumkonzept eines Großraumbüro sind heute anders als früher. Eine Halle mit aufgereihten Schreibtischen ist weder attraktiv noch effektiv. Für verschiedene Aufgaben benötigt ein Unternehmen Bereiche für Kommunikation und auch ruhigere Ecken. Mitarbeiter reagieren zudem unterschiedlich auf Lärm und Ablenkung im Büro.

In der Regel sind folgende Zonen wichtig:

•   Reguläre Arbeitsplätze, die vom Mitarbeiter frei wählbar oder fest zugeordnet sind.
•   Wartebereiche für Gäste und Kunden.
•   Meetingräume in verschiedenen Größen für ungestörte Gespräche und Konferenzen.
•   Optionen für störungsfreie Telefonate.
•   Rückzugsorte im Büro zum stillen Arbeiten.
•   Ruhezonen zur Erholung. Ob Entspannung, privates Telefongespräch oder Powernap: jeder Mitarbeiter benötigt Ruhezeiten.
•   Angebote für aktive Pausen wie eine Bibliothek, ein Billardtisch, eine Kinoecke oder eine Spielkonsole.
•   Bereiche zum Essen und für die gesellige Pause.

Stilisierte Darstellung eines Megaphons in Gelb

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Spezielle Möbel und flexible Raumteiler machen eine schnelle Anpassung an die Situation möglich. Ein einfacher Paravent schafft noch keine Ruhezone.
Moderne Lösungen bieten Akustikpaneele, die den Schall schlucken. Trennwände sind, je nach Bedarf, transparent oder undurchsichtig.

Loungeecken als Rückzugsorte im Büro

Für den Rückzug zum kurzen Abschalten oder spontanen Meeting mit Kollegen eignen sich halboffene Lounge-Bereiche. Moderne Raumtrenner halten Schall aus dem Großraumbüro fern und dämmen den Geräuschpegel nach außen. Sie untergliedern zudem einen sehr großen Raum optisch. Dies fördert das Wohlbefinden der Mitarbeiter. Im Eingangsbereich bieten sie Gästen eine perfekte Wartezone.
Je nach Farbkonzept wirken Lounge-Areas eher anregend oder beruhigend.

Eine kleine Loungeecke ist auch ohne Trennwände umsetzbar, was sie besonders flexibel macht. Spezielle Möbel, wie Febrü sie bietet, grenzen den Bereich durch besonders hohe Rückenlehnen und kreisförmige Sitzgruppen ab.

Bequeme Sitzmöbel bieten Erholung und Entspannung. Grünpflanzen sorgen für eine positive Grundstimmung und verbessern zudem das Raumklima.
Wichtig für eine Lounge ist eine angenehme Wohlfühlatmosphäre, die durch ein stimmiges Gesamtkonzept überzeugt. Die richtigen Farben, bequeme Möbel, guter Schallschutz und dekorative Elemente wie Pflanzen sorgen dafür.

Raum im Raum: Private Rückzugsorte im Büro

Mitarbeiter sind keine Maschinen und benötigen mitunter einige ungestörte Minuten für sich alleine. Es verhilft zu einem guten Betriebsklima, wenn der Rückzugsort nicht der alte staubige Kopierraum oder die Toilette ist. Heutzutage weiß ein guter Arbeitgeber, dass eine Pause zur richtigen Zeit weitaus effektiver als angestrengtes Durcharbeiten für die Arbeitsleistung ist. In offene Raumkonzepte passen Raum-in-Raum-Lösungen. In großen Hallen entstehen durch Container abgegrenzte Räume im Raum.

Raumtrenner für Abteilungen und Arbeitsbereiche

Ein großer Open Space Bereich wird durch Gruppierungen von Möbeln und mobilen Trennwänden übersichtlicher. Strukturen durch Raumtrenner fördern die Konzentration und schirmen Schall ab. Zugewiesene Verhaltensregeln machen aus einzelnen Bereichen spezielle Ruhezonen im Büro. Eine gleich ausgestattete Lounge dient als geselliger Pausenraum oder als Bereich zum konzentrierten Nachdenken. Ausgewiesene Verhaltensregeln schaffen so flexible Lösungen. Ein Bürobereich dient möglicherweise am Vormittag als Kommunikationszentrum zum Austausch und ist am Nachmittag als Ruhebereich deklariert.

Geplanter Sitzbereich für eine Theke mit Hockern, hoher Sitzbank und Bildschirm — Loungeecke im Open Space Büro. Planung: HALLO ARBEIT

Geplante Ruhezone mit grünen Akzenten — Planung: HALLO ARBEIT

Neben einer räumlichen Aufteilung sorgen auch Regeln für Ruhezonen im Büro.
In bestimmten Bereichen arbeiten die Kollegen still, während in anderen Ecken Kommunikation bei der Arbeit gestattet und erwünscht ist. Diese Form von Ruhezonen ist besonders gut in Open Space Büros mit flexiblen Arbeitsplätzen umsetzbar. Je nach Aufgabe und Tagesform sucht sich der Mitarbeiter einen Platz in einer ruhigen oder belebten Zone.

Bestimmte Bereiche sind für ungestörte Telefonate oder stilles Arbeiten ausgelegt. In diesen Zonen finden Mitarbeiter Ruhe, um Aufgaben zu erledigen, die viel Konzentration erfordern.

In Bürobereichen, die der kompletten Entspannung und dem Rückzug dienen, dürfen Kollegen nicht stören. Hier helfen einfache Mittel wie ein Schild, das anderen den Zugang zum belegten Ruhebereich untersagt.

Mitarbeitern die Möglichkeit zum ungestörten Arbeiten oder auch einer Auszeit zu geben ist wichtig. Glückliche und entspannte Arbeitnehmer sind produktiver und setzen sich mehr für ihr Unternehmen ein. Ansprechende und bequeme Ruhebereiche fördern in Großraumbüros ein gutes Miteinander, weil sie für Entspannung sorgen. Stresssituationen kommen weniger auf oder sind durch einen möglichen Rückzug schnell entschärft. Mit flexiblen Lounge-Möbeln und Raumtrennern wird jedes Büro zu einem Wohlfühlort.