Webkonferenzen planen: So gelingt das Online-Meeting

Unsere Arbeitswelt verändert sich rasant. New Work lässt grüßen. Gerade durch die Pandemie ist das Arbeiten außerhalb des Büros viel selbstverständlicher geworden. Ob im Homeoffice oder von unterwegs: Oftmals treffen sich Mitarbeiter nun eher digital als real. Umso wichtiger ist ein effektiver virtueller Austausch. Webkonferenzen so planen, dass sie zu fruchtbaren Arbeitsergebnissen führen, ist also ein wichtiger Bestandteil zeitgemäßer Unternehmenskultur.

Frau am Laptop im Online-Meeting — Foto: Adobe Stock / Jacob Lund

Je nach Unternehmensgröße und Umfang des digitalen Meetings übernimmt die Büroassistenz oder einer der Teilnehmer die Planung der Webkonferenz. Bei einem reinen Videocall zu zweit kümmern sich in der Regel die beiden Teilnehmer selbst um Inhalt und Ablauf. Sobald aber mehrere Personen zum Austausch zusammenkommen, gilt es, Webkonferenzen gut zu planen.

Online-Meeting am Laptop — Foto: Unsplash / Chris Montgomery

Die Anforderung an die Webkonferenz ist, alle notwendigen Punkte zu klären und zudem sämtliche Anwesenden gleichermaßen einzubeziehen. Welche Themen sind Inhalt und wie viele Menschen nehmen teil? Je mehr Personen, desto mehr Zeit benötigt auch jeder einzelne Punkt. Alle brauchen die Gelegenheit, zu Wort zu kommen und sich einzubringen. Kennen sich in der Runde bereits alle oder gibt es neue Gesichter? Kennen sich nur zwei der Teilnehmer nicht, ist es zudem angezeigt, eine allgemeine Vorstellungsrunde zu machen.

Technische Voraussetzungen für das Online-Meeting klären

Nichts stört eine Online-Konferenz mehr als technische Ausfälle. Ein unterbrochener Ablauf senkt die allgemeine Aufmerksamkeit und lenkt zudem stark ab. Daher ist es so wichtig, Webkonferenzen auch technisch perfekt durchzuplanen. Hierzu gehört auch, sich zu versichern, dass alle Eingeladenen über die nötigen technischen Voraussetzungen verfügen.

Datenschutz für Webkonferenzen planen

Webkonferenzen planen, heißt Datenschutzrichtlinien zu berücksichtigen. Von der Einladung über den Ablauf bis hin zum Feedback gilt es, die Datenschutzverordnung einzuhalten. Auch bei einer virtuellen Konferenz ist ein geschlossener und sicherer Raum für sämtliche Teilnehmer nötige Voraussetzung. Inhalte und Daten bedürfen eines besonderen Schutzes, zu dem Dritte keinen Zugang haben.

Genau wie bei einem Meeting vor Ort ist die perfekte Zusammenstellung der Teilnehmer beim Planen von Webkonferenzen von großer Bedeutung. Welche Mitarbeiter sind für die relevanten Themen zuständig? Für den Erfolg eines Online-Meetings ist es wichtig, dass alle nötigen Personen dabei sind.

Einladung zum Online-Meeting

Webkonferenzen rechtzeitig planen ist ein wichtiger Faktor für deren Gelingen. Die Einladung erfolgt über die Konferenzsoftware oder einen anderen Online-Kalender wie den des Mailprogramms. Eingeladene sind so in der Lage, die Besprechung direkt im Kalender zu vermerken und vor Beginn eine Erinnerung zu erhalten. Eine perfekte Einladung zeigt direkt im Betreff, um was es geht. Sie informiert über das Thema, den Ablauf und die Dauer des virtuellen Meetings. Bei internationalen Konferenzen ist es unbedingt notwendig, ein für alle Teilnehmer passendes Zeitfenster zu finden.

Briefing für die digitale Konferenz

Thema und Inhalte sind möglichst konkret anzugeben, damit die Teilnehmer entsprechend vorbereitet sind. In welcher Funktion nehmen einzelne Mitarbeiter teil? Wer ist Organisator, wer ein möglicher Referent und wer ein involvierter Teilnehmer? Gibt es Gäste wie Praktikanten, die eine weniger aktive Rolle besetzen? Wichtig ist die Angabe der Einwahl- und Zugangsdaten, damit alle Teilnehmer problemlos Zugang zum virtuellen Konferenzraum erhalten.

Reminder für den Termin

Ein virtueller Termin ist schneller vergessen als ein Meeting im Büro, zu dem alle zusammenkommen. Ein Reminder ist daher von besonderer Bedeutung. Der Organisator setzt sich eine Erinnerung mindestens 30 Minuten vor Beginn. Es gilt, die Technik und die Verbindung zu checken und alle notwendigen Einstellungen vorzunehmen.

Feedbackfunktion für Webkonferenzen planen

Vorab eine Feedbackfunktion einzurichten ist ebenfalls ein wichtiger Punkt beim Planen von Webkonferenzen. So haben die Teilnehmer im Anschluss die Möglichkeit, Rückmeldung zu geben, wie zufrieden sie mit Ablauf und Inhalten waren. Dies hilft enorm, mögliche Schwachstellen zu erkennen und Online-Meetings zu perfektionieren.

Frau in einer Besprechung am Laptop auf dem Sofa — Foto: Unsplash / Surface

Mann sitzt auf Sofa in einem Online-Meeting am Tablet — Foto: Unsplash / Surface

Screenshot eines Zoom-Meetings — Foto: Unsplash / visuals

Je komplexer Thematik und Umfang des bevorstehenden Videomeetings sind, desto wichtiger ist ein genauer Ablaufplan. Allzu schnell verbeißen sich sonst die Teilnehmer in einen Punkt und sprengen das Zeitfenster.

Moderation für Webkonferenzen planen

Um alle Punkte und Teilnehmer gleichermaßen zu berücksichtigen, ist es nötig, dass jemand die Kontrolle über den Ablauf behält. Der Moderator führt durch die virtuelle Konferenz und verhilft so zu konstruktiven Ergebnissen.

Mädchen schaut durch ein Fernglas in den Himmel — Foto: Unsplash / Mael BALLAND

Mann hält sich eine Hand ans Ohr — Foto: Adobe Stock / alphaspirit

Stilisierte Darstellung eines Megaphons in Gelb

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Webkonferenzen planen heißt zudem, die Teilnehmer pünktlich abzuholen und ihre Begeisterung zu gewinnen. Es gilt, ihr Interesse über den gesamten Verlauf des Online-Meetings zu halten und gute Arbeitsergebnisse zu erzielen.

Menschen an Konferenztisch im Online-Meeting — Foto: Adobe Stock / insta_photos

Der perfekte Beginn entscheidet maßgeblich über den Erfolg der Webkonferenz. Eine langweilige Vorstellungsrunde tötet das Interesse schon zu Beginn. Eine originelle Aktion hingegen zieht die Aufmerksamkeit aller auf sich. Ein kleines Spiel statt dem üblichen Herunterbeten personeller Fakten macht Spaß. Details über Teilnehmer bleiben so besser im Gedächtnis. Wie wäre es mit zwei Fakten und einer Lüge? Jeder Konferenzteilnehmer unterbreitet drei angebliche Tatsachen über sich, von denen aber nur zwei der Wahrheit entsprechen. Die anderen sind aufgefordert zu raten. So bleiben alle dabei und jeder erhält die gleiche Aufmerksamkeit.

Zoom-Fatigue vermeiden

Wer kennt das nicht? Einer redet und redet und die anderen gähnen. Zoom-Fatigue macht sich breit und beherrscht den virtuellen Konferenzraum. Dem Ersten fallen die Augen zu. Gerade wenn Menschen sich nur virtuell begegnen, sind kurze, prägnante Statements mit Rückfragen sinnvoller als endlose Vorträge. Bei komplexen Themen, die ein langes Online-Meeting erfordern, ist es nötig, eine Pause einzuplanen.

Schriftzug Coffee break als Neonröhrenschild — Foto: Unsplash / Mindspace Studio

Hand hält eine Sanduhr aus Glas mit schwarzem Sand — Foto: Unsplash / Who's Denilo ?

Wichtig ist, die Teilnehmer einzubinden. Vorschläge einfordern, Rückfragen stellen und um Beispiele bitten erhalten die Aufmerksamkeit der Teilnehmer des Online-Meetings. Nicht nur zur Vorstellungsrunde, auch zwischendurch lockern kleine Spiele auf und bringen die Leute buchstäblich zurück an den Tisch. Konferenzteilnehmer bekommen aktive Aufgaben, wie die Lösung eines Problems in einer kurzen Skizze umzusetzen. Zeichnen, aufschreiben oder etwas abfragen erhält außerdem eine aktive Stimmung.

Zeiten einhalten

Der Moderator behält Ablauf und Zeiten im Auge und bremst ausufernde Diskussionen aus. Gerade in einer Videokonferenz dominieren oftmals wortgewandte und laute Mitarbeiter. Ruhigere Kollegen gehen im virtuellen Raum schnell unter. Der Moderator sorgt dafür, dass alle zu Wort kommen und es bei der Einhaltung der Zeitpläne bleibt.

Frau sitzt lachend am Laptop — Foto: Unsplash / Brooke Cagle

Nicht nur der Einstieg, auch das Ende des Online-Meetings gehört präzise geplant. Oft genug ist in einer Online-Konferenz plötzlich die Zeit um und ein richtiger Abschluss findet nicht statt. Dabei ist es sehr wichtig, zum Ende hin abzufragen, ob alle Punkte geklärt wurden. Es gilt, das Ergebnis der Webkonferenz in Worte zu fassen und zudem noch die eine oder andere Rückfrage zuzulassen. Unter Umständen ist es nötig, direkt eine zweite Zusammenkunft zu verabreden. Oftmals ergibt ein Folgemeeting mit einer kleineren Gruppe zu einem bestimmten Punkt Sinn. Manche Frage stellt sich zudem erst während des virtuellen Aufeinandertreffens. Der Abschluss des Meetings ist also genauso wichtig wie der Einstieg und bedarf genauer Planung und eines eigenen ausreichenden Zeitfensters.

Haben alle Teilnehmer genügend Raum für Rückfragen, gehen sie zudem mit einem guten Gefühl aus der digitalen Konferenz. Am Abschluss stehen eine Zusammenfassung der Ergebnisse und eine angemessene Verabschiedung. So verlassen alle zufrieden den virtuellen Konferenzsaal. Das erhöht die Motivation und somit auch die Produktivität.

Webkonferenzen sorgfältig zu planen ist also unbedingt notwendig, um effektive Arbeitsergebnisse zu erzielen. Je gründlicher die Planung, desto zufriedenstellender gelingt das Online-Meeting und desto gehaltvoller sind die erarbeiteten Ergebnisse.