Besprechungsraum Optimal gestalten: Ideen für jedes Büro

Der Trend geht in vielen Unternehmen weg von separaten Büros oder abgetrennten Räumen. Die Geschäftsführung und die Personalabteilung besitzen möglicherweise noch Einzelbüros und es existiert ein klassischer Konferenzraum. Dieser ist für große Besprechungen angelegt und bietet nicht unbedingt die optimalen Voraussetzungen für kleine Gruppen oder Zweiergespräche. Zu große Räume, in denen man zu zweit oder dritt an einer riesigen Tafel sitzt, sind nicht kommunikationsfördernd. Es ist ungemütlich und die vielen leeren Plätze lenken ab. Für Meetings mit wenigen Personen oder den direkten Austausch zu zweit ist ein kleiner Raum deutlich besser geeignet.

Wichtig für eine optimale Gestaltung des Besprechungsraums ist die Atmosphäre. Für eine gute Kommunikation ist es nötig, dass sich die Gesprächsteilnehmenden im Meetingraum wohl und unbeobachtet fühlen. Kahle, weiße Wände und graue Möbel laden nicht zum entspannten Austausch ein. In unserem Beitrag zur Farbpsychologie beschreiben wir genau, wie sich Farben auf die Stimmung auswirken. Eine farbliche Gestaltung, die die Kommunikation fördert, aber auch Harmonie verbreitet, ist optimal. Bilder, die eine positive Stimmung vermitteln, bieten sich für die Wandgestaltung an. Darstellungen aus der Natur eignen sich besonders. Pflanzen sorgen für gute Raumluft, dämpfen den Schall und unterstützen das Wohlgefühl. Der ideale Raum ist nicht zu groß, damit sich die Gesprächsteilnehmenden nicht verloren fühlen und im direkten Austausch bleiben. Nicht zu unterschätzen ist auch die technische Ausstattung des Besprechungsraums. Eine ausreichende Versorgung mit Steckdosen ist wichtig. Flipchart und ein Beamer sind für kleine Projektmeetings von Vorteil.

Nicht immer bieten die räumlichen Möglichkeiten einen abgeschlossenen Raum für kleine Besprechungen an. Oftmals sind Bereiche in der Mittelzone für das Meeting im Open Space Office vorgesehen. Ungestört zu kommunizieren ist aber nur möglich, wenn der Bereich gut abgeschirmt ist. Möbel mit hohen Lehnen, die zusätzlich den Schall dämpfen oder gepolsterte Raumtrenner sorgen für Diskretion. Auch hohe Pflanzen trennen den Raum optisch und akustisch ab.