Konferenzraum einrichten:

Raumkonzept für bessere Meetings

Planung von einem Konferenzbüro
Planung von einem Konferenzbüro
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Müdes Meeting
Meetings können ermüdend sein. Foto: Adobe Stock / Prostock-studio

Der Erfolg eines Meetings hat eine Menge mit der Umgebung zu tun, in der es stattfindet. Wie also den Konferenzraum so einrichten, dass produktive Kommunikation statt Schläfrigkeit das Treffen bestimmt?

    Anforderungen an den Konferenzraum


    Konferenzraum mit Schaukel
    Planung: HALLO ARBEIT

    Einen Konferenzraum optimal einrichten bedeutet ihn perfekt auf seinen Nutzungszweck abzustimmen. Daher gilt es zunächst einmal zu analysieren, wofür der Raum im Unternehmen dient. Oftmals erfüllen Konferenzbereiche noch andere Zwecke und sind auch Schulungsraum oder die Basis für digitale Meetings. Gerade in kleineren Unternehmen übernimmt der Konferenzraum häufig diverse Funktionen und ist mitunter sogar der Essbereich der Mitarbeiter.

    Diese Fragen helfen bei der Raumplanung, um den Konferenzraum optimal einzurichten:

    • Wie viele Leute nehmen in der Regel an den Meetings teil?
    • Für welche Zwecke dient der Konferenzbereich außerdem? Ist er
      • Besprechungszimmer,
      • Schulungsraum,
      • Vortragssaal,
      • Kundenempfangsbereich,
      • Essbereich,
      • oder Planungsbereich für Teams?

    Von diesen Faktoren ist die Einrichtung und technische Ausstattung des Konferenzbereichs abhängig. Grundsätzlich empfiehlt sich eine Größe von mindestens 1,5 qm pro Person.

    Video: Pexels / Diva Plavalaguna
    Moderner Konferenzraum
    Medientechnick ist wichtig für Präsentationen und online Meetings. Planung: HALLO ARBEIT
    Moderner Konferenzraum
    Teppich und Akustikpaneel schlucken Schall. Planung: HALLO ARBEIT
    Moderner Konferenzraum mit Schaukel
    Schaukeln während des Meetings? Planung: HALLO ARBEIT

    Welche Ausstattung benötigt der Konferenzbereich?


    Gerade für einen multifunktionalen Konferenzraum gilt es ihn so einzurichten, dass die Ausstattung flexibel einsetzbar ist. 

    Smeeting in schwarz und rot
    Munter schaukeln statt im Meeting einschlafen? Warum nicht auch mal ein Meeting auf einer Schaukel abhalten? Planung: HALLO ARBEIT
    Männer im Besprechungsraum
    Hochwertige und einladende Möbel machen das Meeting zu einem besonderen Erlebnis. Planung: HALLO ARBEIT

    Konferenzraum mit passenden Möbeln einrichten

    Dient der Konferenzbereich auch als Schulungsraum sind sicherlich kleinere einzelne Tische, die flexibel kombinierbar sind, von Vorteil. Zusammengeschoben entsteht daraus eine große Tafel für die optimale Kommunikation bei großen Konferenzen. Für Vorträge und Schulungen sind Tischreihen eine gute Lösung. Inseln aus Tischgruppen eignen sich für kleine Meetings. Ein durchweg als Konferenzraum genutzter Saal wirkt durch einen großen Tisch sehr repräsentativ und einladend. 

    Notwendig sind hochwertige Stühle oder Sessel, die einladend wirken. Nur wer gut sitzt, ermüdet nicht so schnell und ist aktiv beim Meeting dabei. Eine ergonomische Passform mit einer Rückenlehne, die körpergerecht stützt und entlastet, ist wichtig. Ob gepolstert, Holz oder Kunststoff spielt nicht so eine große Rolle, sondern ist eher eine Frage der gewünschten Optik. Armlehnen entlasten gerade bei längeren Meetings und bieten zusätzlichen Komfort.

    Für einen multifunktional genutzten Raum empfehlen sich flexible und leichte Möbel. Stapelbare Stühle sind hier sicher besser als große Polstersessel.
     

    Meeting mit Spider Soul in grün
    Planung: HALLO ARBEIT
    Tisch mit Steckdose und Laptopanschluss
    Gut geplante Vielfachsteckerleisten verhindern Stolperstellen im Besprechungsraum. Foto: HALLO ARBEIT

    Welche Technik benötigt der Konferenzraum?

    Mit welcher Technik wir den Konferenzraum einrichten, hängt in erster Linie davon ab, für welche Zwecke er dient. Essenziell sind viele Stromanschlüsse für Laptops und Geräte, die am besten am Platz oder im Tisch verankert sind. Es gilt unbedingt Kabelsalat und Stolperfallen zu vermeiden. In unserem Beitrag zum Kabelmanagement weisen wir auf solche Gefahren hin.

    Ob und welche Präsentationssysteme zum Einsatz kommen, hängt von der Branche und der Art des Gebrauchs ab. Eine ausreichende Versorgung mit Anschlüssen macht die Nutzung des Meetingraums flexibler.
    Mehr zu Informationen zu technischen Details und Lösungen für Konferenzen und Vorträge gibt unser Blogpost zum Thema Präsentationstechnik.
     

    Monitor in einer Wand eingelassen
    Präsentationstechnik im Besprechungsraum. Foto: HALLO ARBEIT
    Heller Besprechungsraum
    Foto: Unsplash / Jud Mackrill
    Frau hält einen Vortrag
    Foto: Adobe Stock / lightpoet

    Richtiges Licht und gute Akustik für erfolgreiche Konferenzen

    Eine helle freundliche Atmosphäre ist wichtig, damit Konferenzteilnehmer nicht ermüden. Ausreichend Licht, das nicht spiegelt oder blendet, ist notwendig. Nicht zu unterschätzen ist auch eine gute Akustik. Wer den Redner nicht gut versteht, klingt sich innerlich aus. Schallpaneele und Akustikwände helfen weiter.

    Mit neuen Konzepten den Konferenzraum einrichten


    Moderne Bürokonzepte wie das Open-Space-Office im großen Fabrik-Loft bieten oft gar keine geschlossenen Räume für Konferenzen an. Innovativen Branchen sind auf der Suche nach Konferenzlösungen, die in Meetings kreative Ideen und rege Kommunikation fördern.

    Zonierung eines Büros
    Das Open-Space-Office ideal zonieren. Planung: HALLO ARBEIT

    Konferenzraum im Open-Space-Office einrichten

    Wie also einen Konferenzraum ohne Wände einrichten? Raum in Raum Systeme bieten eine smarte Lösung, um große Hallen effektiv in Zonen zu unterteilen und bieten so optische Abtrennung bei äußerster Flexibilität. Je nach Anforderung bieten Raum in Raum Lösungen die Möglichkeit große oder kleine Bereiche abzutrennen. 

    Der Konferenzraum als Mittelpunkt der Kommunikation und Entscheidung


    Im Konferenzbereich findet teamübergreifende Kommunikation statt und es fallen wichtige Entscheidungen. Zudem ist der Meetingraum ein Aushängeschild des Unternehmens. Daher ist es bedeutungsvoll den Konferenzraum smart und ansprechend einzurichten. Mit diesen Tipps gelingt es.

    Besprechungsraum mit Ruhe-Boxen
    Foto: Pexels / Nastuh Abootalebi
    Frau und Mann im Meeting online
    Foto: Adobe Stock / insta_photos
    Grafische Darstellung / Rendering:
    Planung: HALLO ARBEIT
    Schreibtisch zur Besprechung
    Planung: HALLO ARBEIT
    Besprechung auf einem Sofa vor einem Whiteboard
    Foto: Unsplash / Austin Distel
    Besprechungsraum
    Foto: Unsplash / Jud Mackrill
    Besprechungsraum mit Tisch und Stühlen
    Foto: Adobe Stock / peshkov
    Meeting Raum mit Fenstern
    Foto: Adobe Stock / Gorodenkoff
    Grafische Darstellung / Rendering:
    Planung: HALLO ARBEIT
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    Büroformen

    Planung der Büroformen
    Planung: HALLO ARBEIT
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    Planung: HALLO ARBEIT
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