Der Erfolg eines Meetings hat eine Menge mit der Umgebung zu tun, in der es stattfindet. Wie also den Konferenzraum so einrichten, dass produktive Kommunikation statt Schläfrigkeit das Treffen bestimmt?
Anforderungen an den Konferenzraum
Einen Konferenzraum optimal einrichten bedeutet ihn perfekt auf seinen Nutzungszweck abzustimmen. Daher gilt es zunächst einmal zu analysieren, wofür der Raum im Unternehmen dient. Oftmals erfüllen Konferenzbereiche noch andere Zwecke und sind auch Schulungsraum oder die Basis für digitale Meetings. Gerade in kleineren Unternehmen übernimmt der Konferenzraum häufig diverse Funktionen und ist mitunter sogar der Essbereich der Mitarbeiter.
Diese Fragen helfen bei der Raumplanung, um den Konferenzraum optimal einzurichten:
- Wie viele Leute nehmen in der Regel an den Meetings teil?
- Für welche Zwecke dient der Konferenzbereich außerdem? Ist er
- Besprechungszimmer,
- Schulungsraum,
- Vortragssaal,
- Kundenempfangsbereich,
- Essbereich,
- oder Planungsbereich für Teams?
Von diesen Faktoren ist die Einrichtung und technische Ausstattung des Konferenzbereichs abhängig. Grundsätzlich empfiehlt sich eine Größe von mindestens 1,5 qm pro Person.
Welche Ausstattung benötigt der Konferenzbereich?
Gerade für einen multifunktionalen Konferenzraum gilt es ihn so einzurichten, dass die Ausstattung flexibel einsetzbar ist.
Konferenzraum mit passenden Möbeln einrichten
Dient der Konferenzbereich auch als Schulungsraum sind sicherlich kleinere einzelne Tische, die flexibel kombinierbar sind, von Vorteil. Zusammengeschoben entsteht daraus eine große Tafel für die optimale Kommunikation bei großen Konferenzen. Für Vorträge und Schulungen sind Tischreihen eine gute Lösung. Inseln aus Tischgruppen eignen sich für kleine Meetings. Ein durchweg als Konferenzraum genutzter Saal wirkt durch einen großen Tisch sehr repräsentativ und einladend.
Notwendig sind hochwertige Stühle oder Sessel, die einladend wirken. Nur wer gut sitzt, ermüdet nicht so schnell und ist aktiv beim Meeting dabei. Eine ergonomische Passform mit einer Rückenlehne, die körpergerecht stützt und entlastet, ist wichtig. Ob gepolstert, Holz oder Kunststoff spielt nicht so eine große Rolle, sondern ist eher eine Frage der gewünschten Optik. Armlehnen entlasten gerade bei längeren Meetings und bieten zusätzlichen Komfort.
Für einen multifunktional genutzten Raum empfehlen sich flexible und leichte Möbel. Stapelbare Stühle sind hier sicher besser als große Polstersessel.
Welche Technik benötigt der Konferenzraum?
Mit welcher Technik wir den Konferenzraum einrichten, hängt in erster Linie davon ab, für welche Zwecke er dient. Essenziell sind viele Stromanschlüsse für Laptops und Geräte, die am besten am Platz oder im Tisch verankert sind. Es gilt unbedingt Kabelsalat und Stolperfallen zu vermeiden. In unserem Beitrag zum Kabelmanagement weisen wir auf solche Gefahren hin.
Ob und welche Präsentationssysteme zum Einsatz kommen, hängt von der Branche und der Art des Gebrauchs ab. Eine ausreichende Versorgung mit Anschlüssen macht die Nutzung des Meetingraums flexibler.
Mehr zu Informationen zu technischen Details und Lösungen für Konferenzen und Vorträge gibt unser Blogpost zum Thema Präsentationstechnik.
Richtiges Licht und gute Akustik für erfolgreiche Konferenzen
Eine helle freundliche Atmosphäre ist wichtig, damit Konferenzteilnehmer nicht ermüden. Ausreichend Licht, das nicht spiegelt oder blendet, ist notwendig. Nicht zu unterschätzen ist auch eine gute Akustik. Wer den Redner nicht gut versteht, klingt sich innerlich aus. Schallpaneele und Akustikwände helfen weiter.
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Mit neuen Konzepten den Konferenzraum einrichten
Moderne Bürokonzepte wie das Open-Space-Office im großen Fabrik-Loft bieten oft gar keine geschlossenen Räume für Konferenzen an. Innovativen Branchen sind auf der Suche nach Konferenzlösungen, die in Meetings kreative Ideen und rege Kommunikation fördern.
Konferenzraum im Open-Space-Office einrichten
Wie also einen Konferenzraum ohne Wände einrichten? Raum in Raum Systeme bieten eine smarte Lösung, um große Hallen effektiv in Zonen zu unterteilen und bieten so optische Abtrennung bei äußerster Flexibilität. Je nach Anforderung bieten Raum in Raum Lösungen die Möglichkeit große oder kleine Bereiche abzutrennen.
Der Konferenzraum als Mittelpunkt der Kommunikation und Entscheidung
Im Konferenzbereich findet teamübergreifende Kommunikation statt und es fallen wichtige Entscheidungen. Zudem ist der Meetingraum ein Aushängeschild des Unternehmens. Daher ist es bedeutungsvoll den Konferenzraum smart und ansprechend einzurichten. Mit diesen Tipps gelingt es.
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