Besprechungsraum optimal gestalten: Ideen für jedes Büro

Einen Besprechungsraum optimal gestalten ist gerade im Großraumbüro mit wenig einzelnen Räumen eine echte Herausforderung. Das Open Space Office bietet wenig Optionen für ungestörte Besprechungen zwischen KollegInnen oder Führungskräften und Mitarbeitenden. Wir zeigen Ideen für Meetingbereiche und Besprechungsräume, in denen ungestörte Kommunikation möglich ist.

Planungsbeispiel für einen Besprechungsbereich im Open Space Büro — Meetingbereich im Open Space Büro. Planung: HALLO ARBEIT

Ein neuer Bewerber stellt sich vor oder das Mitarbeitergespräch mit dem Chef steht an? Zwei oder drei Kollegen möchten sich zu einer spontanen Besprechung treffen? Streitende Kollegen suchen einen ungestörten Ort für die Aussprache? Für all dies benötigt ein Büro einen Besprechungsraum. Zumindest braucht es einen Bereich, in dem eine diskrete und ungestörte Kommunikation möglich ist.

Kleiner Besprechungsraum, durch Glaswände vom Rest des Büros abgetrennt — Ein kleiner Besprechungsraum lässt sich auch in ein großes Büro integrieren. Planung: HALLO ARBEIT

Einen Besprechungsraum optimal zu gestalten ist nicht so einfach, wie zunächst vermutet. Gute Kommunikation hat viel mit dem räumlichen Ambiente zu tun. Da bedarf es mehr als nur einem Tisch und ein paar Stühlen.

Planungsbeispiel Besprechungsraum für Videokonferenzen mit Sofa — Kleiner Besprechungsraum für Videokonferenzen. Planung: HALLO ARBEIT

Besprechungsraum mit Tisch und Stühlen vor einem Whiteboard — Foto: Adobe Stock / peshkov

Besprechungsraum gleich Konferenzraum?

Der Trend geht in vielen Unternehmen weg von separaten Büros oder abgetrennten Räumen. Die Geschäftsführung und die Personalabteilung besitzen möglicherweise noch Einzelbüros und es existiert ein klassischer Konferenzraum. Dieser ist für große Besprechungen angelegt und bietet nicht unbedingt die optimalen Voraussetzungen für kleine Gruppen oder Zweiergespräche. Zu große Räume, in denen man zu zweit oder dritt an einer riesigen Tafel sitzt, sind nicht kommunikationsfördernd. Es ist ungemütlich und die vielen leeren Plätze lenken ab. Für Meetings mit wenigen Personen oder den direkten Austausch zu zweit ist ein kleiner Raum deutlich besser geeignet.

Besprechungstisch mit Stühlen vor einer großen Tafel — Foto: Unsplash / Elena Baidak

Was benötigt der optimale Besprechungsraum?

Wichtig für eine optimale Gestaltung des Besprechungsraums ist die Atmosphäre. Für eine gute Kommunikation ist es nötig, dass sich die Gesprächsteilnehmenden im Meetingraum wohl und unbeobachtet fühlen. Kahle, weiße Wände und graue Möbel laden nicht zum entspannten Austausch ein. Eine farbliche Gestaltung, die die Kommunikation fördert, aber auch Harmonie verbreitet, ist optimal. Bilder, die eine positive Stimmung vermitteln, bieten sich für die Wandgestaltung an. Darstellungen aus der Natur eignen sich besonders. Pflanzen sorgen für gute Raumluft, dämpfen den Schall und unterstützen das Wohlgefühl. Der ideale Raum ist nicht zu groß, damit sich die Gesprächsteilnehmenden nicht verloren fühlen und im direkten Austausch bleiben. Nicht zu unterschätzen ist auch die technische Ausstattung des Besprechungsraums. Eine ausreichende Versorgung mit Steckdosen ist wichtig. Flipchart und ein Beamer sind für kleine Projektmeetings von Vorteil.

Besprechung im Team mit Sesseln und Lampe — Foto: Adobe Stock / fotoinfot

Diskretion im Open Space Office?

Nicht immer bieten die räumlichen Möglichkeiten einen abgeschlossenen Raum für kleine Besprechungen an. Oftmals sind Bereiche in der Mittelzone für das Meeting im Open Space Office vorgesehen. Ungestört zu kommunizieren ist aber nur möglich, wenn der Bereich gut abgeschirmt ist. Möbel mit hohen Lehnen, die zusätzlich den Schall dämpfen oder gepolsterte Raumtrenner sorgen für Diskretion. Auch hohe Pflanzen trennen den Raum optisch und akustisch ab.

Eine gute Kommunikation ist für den Erfolg eines Unternehmens entscheidend. Deshalb ist es auch so wichtig, den Besprechungsraum im Großraumbüro optimal zu gestalten. Ob abgegrenzte Zone im Open Space oder abgeschlossener Raum ist nicht ausschlaggebend. Wichtig ist, dass für Diskretion und eine gute Atmosphäre gesorgt ist.

Besprechungsraum mit Bildschirm und Wänden aus Glas — Foto: Adobe Stock / Gorodenkoff

Planungsbeispiel Büro mit verschiedenen Arbeitsplätzen — Planung: HALLO ARBEIT

In kleineren Unternehmen bietet es sich an, einen multifunktionalen Besprechungsraum einzurichten. Eine kleine Firma hat meist nicht die Möglichkeit, einen separaten Raum nur für gelegentliche Besprechungen vorzuhalten. Eine Meetingzone, die aber auch als Rückzugsort für ungestörte Einzelarbeit oder zum Brainstorming dient, lohnt sich immer. Finden keine Einzelgespräche oder Teammeetings statt, steht der Raum als Rückzugs- oder Pausenraum zur Verfügung.

Stilisierte Darstellung eines Megaphons in Gelb

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Durch hybride Formen der Zusammenarbeit finden mehr virtuelle Meetings statt als noch vor ein paar Jahren. Die digitale Kommunikation mit Videokonferenzen ist stark in den Fokus des Bürogeschehens gerückt und erfodert neue Raumkonzepte. Ist der Besprechungsraum mit passender Technik ausgestattet, dient er auch als Basis für virtuelle Meetings. Hier lohnt es sich darauf zu achten, wie die Wand, vor welcher die Videoschalte stattfindet, aussieht. Macht diese einen ruhigen und freundlichen Eindruck? Im Idealfall ist die Akustik sehr gut und nichts lenkt optisch vom digitalen Austausch mit den GesprächspartnerInnen ab.

Frau und Mann im Online-Meeting mit mehreren Personen — Foto: Adobe Stock / insta_photos

Frau auf einem Sessel in einer Online-Besprechung — Foto: Unsplash / LinkedIn Sales Solutions

Ein Besprechungsraum mit Loungemöbeln oder einem Daybed ausgestattet, dient auch als Ruhezone und ist so vielfältig nutzbar. Wichtig ist es hier, dass der Raum oder Bereich abgedunkelt werden kann. So ist auch ein kleiner Powernap möglich.

Frau sitzt am Besprechungstisch vor einem Laptop — Foto: Unsplash / Leon

Mann und Frau in einem zonierten Büro — Planung: HALLO ARBEIT

Flexible Möbel sind in einem kleinen Besprechungsraum besonders effektiv. Höhenverstellbare Tische machen angeregten Austausch im Stehen ebenso wie eine intensive Besprechung im Sitzen möglich. Sessel oder Loungemöbel sorgen für regen Austausch in einer entspannten Atmosphäre. Zum Sammeln kreativer Inputs eignen sich gemütliche Sitzmöbel mehr als klassische Bürotische.

Unkonventionelle Möbel, die für Bewegung sorgen, wirken auch dem Stillstand im Kopf entgegen. Moderne Tischgruppen mit schaukelnden Sitzschalen oder klassische Schaukelstühle eignen sich besonders für Unternehmen, in denen kreative Ideen gefragt sind.

Besprechungstisch mit Schaukeln, die an einem Rahmen befestigt sind — Planung: HALLO ARBEIT

Einen Besprechungsraum optimal gestalten heißt einen Ort zu schaffen, der zum angeregten Austausch einlädt. Gleichzeitig bietet er aber auch einen Rückzugsort mit Diskretion. Für wichtige Verhandlungen unter vier Augen oder Konfliktgespräche ist ein solcher Besprechungsraum unbedingt nötig. Durch eine multifunktionale Gestaltung wird der kleine Besprechungsraum ein Ort mit großer Bedeutung.