Besprechungsraum

Optimal gestalten: Ideen für jedes Büro

Einen Besprechungsraum optimal gestalten ist gerade im Großraumbüro mit wenig einzelnen Räumen eine echte Herausforderung. Das Open Space Office bietet wenig Optionen für ungestörte Besprechungen zwischen Kollegen oder Führungskräften und Mitarbeitern. Wir zeigen Ideen für Meetingbereiche und Besprechungsräume, in denen ungestörte Kommunikation möglich ist.

Besprechungsbereich
Meetingbereich im Open Space Büro. Planung: HALLO ARBEIT

Der optimale Besprechungsraum für kleine Meetings


Ein neuer Bewerber stellt sich vor oder das Mitarbeitergespräch mit dem Chef steht an? Zwei oder drei Kollegen möchten sich zu einer spontanen Besprechung treffen? Streitende Kollegen suchen einen ungestörten Ort für die Aussprache? Für all dies benötigt ein Büro einen Besprechungsraum. Zumindest braucht es einen Bereich, in dem eine diskrete und ungestörte Kommunikation möglich ist.

Kleiner Besprechungsraum
Ein kleiner Besprechungsraum lässt sich auch in ein großes Büro integrieren. Planung: HALLO ARBEIT

Kleinen Besprechungsraum optimal gestalten

Einen Besprechungsraum optimal zu gestalten ist nicht so einfach wie es zunächst
erscheint. Gute Kommunikation hat viel mit dem räumlichen Ambiente zu tun. Da bedarf
es mehr als nur einem Tisch und ein paar Stühlen.

Besprechung mit Sofa
Kleiner Besprechungsraum für Videokonferenz. Planung: HALLO ARBEIT
Besprechungsraum mit Tisch und Stühlen
Foto: Adobe Stock / peshkov
Besprechungsraum gleich Konferenzraum?

In vielen Unternehmen gibt es kaum mehr separate Büros oder abgetrennte Räume. Der Chef besitzt möglicherweise ein Einzelbüro und es existiert ein klassischer Konferenzraum. Dieser ist für große Besprechungen angelegt und bietet nicht unbedingt die optimalen Voraussetzungen für kleine Gruppen oder Zweiergespräche. Es fördert nicht gerade die Kommunikation zu zweit an einer riesigen Tafel zu sitzen. Es ist ungemütlich und die vielen leeren Plätze lenken ab. Für Meetings mit wenigen Personen oder den direkten Austausch zu zweit ist ein kleiner Raum besser geeignet.

Tisch mit Stühlen
Foto: Unsplash/Elena Baidak
Was benötigt der optimale Besprechungsraum?

Wichtig für eine optimale Gestaltung des Besprechungsraums ist die Atmosphäre. Für eine gute Kommunikation ist es nötig, dass sich die Gesprächsteilnehmer im Meetingraum wohl und unbeobachtet fühlen. Kahle weiße Wände und graue Möbel laden nicht zum entspannten Austausch ein. In unserem Beitrag zur Farbpsychologie beschreiben wir genau wie sich Farben auf die Stimmung auswirken. Eine farbliche Gestaltung, die die Kommunikation fördert, aber auch Harmonie verbreitet, ist optimal. Bilder die eine positive Stimmung vermitteln bieten sich für die Wandgestaltung an. Darstellungen aus der Natur eignen sich besonders. Pflanzen sorgen für gute Raumluft, dämpfen den Schall und unterstützen das Wohlgefühl. Der ideale Raum ist nicht zu groß, damit sich die Gesprächsteilnehmer nicht verloren fühlen und im direkten Austausch bleiben. Nicht zu unterschätzen ist natürlich auch die technische Ausstattung des Besprechungsraums. Eine ausreichende Versorgung mit Steckdosen ist wichtig. Flipchart und ein Beamer sind für kleine Projektmeetings von Vorteil.

Besprechung mit Sessel und Lampe
Foto: Adobe Stock / fotoinfot
Diskretion im Open Space Office?

Nicht immer bieten die räumlichen Möglichkeiten einen abgeschlossenen Raum für kleine Besprechungen an. Oftmals sind Bereiche in der Mittelzone für das Meeting im Open Space Office vorgesehen. Ungestört zu kommunizieren ist aber nur möglich, wenn der Bereich gut abgeschirmt ist. Möbel mit hohen Lehnen, die zusätzlich den Schall dämpfen oder gepolsterte Raumtrenner sorgen für Diskretion. Auch hohe Pflanzen trennen den Raum optisch und akustisch ab.

Mit neuen Ideen den Besprechungsraum optimal gestalten


Eine gute Kommunikation ist für den Erfolg eines Unternehmens entscheidend. Deshalb ist es auch so wichtig den Besprechungsraum im Großraumbüro optimal zu gestalten. Ob abgegrenzte Zone im Open Space oder abgeschlossener Raum ist nicht ausschlaggebend. Wichtig ist, dass für Diskretion und eine gute Atmosphäre gesorgt ist.

Besprechungsraum mit Bildschirm
Foto: Adobe Stock / Gorodenkoff
Grafische Darstellung / Rendering:
Planung: HALLO ARBEIT

Multifunktionaler Besprechungsraum

In kleineren Unternehmen bietet es sich an einen multifunktionalen Besprechungsraum einzurichten. Eine kleine Firma hat meist nicht die Möglichkeit extra einen Raum nur für gelegentliche Besprechungen vorzuhalten. Eine Meetingzone, die aber auch als Rückzugsort für ungestörte Einzelarbeit oder zum Brainstorming dient, lohnt sich. Finden keine Einzelgespräche oder kleine Teammeetings statt steht der Raum als Rückzugs- oder Pausenraum zur Verfügung.

Virtuelle Meetings im Besprechungsraum

Durch die Corona-Pandemie finden mehr virtuelle Meetings statt. Die digitale Kommunikation mit Videokonferenzen ist stark in den Fokus des Bürogeschehens gerückt. Ist der Besprechungsraum mit passender Technik ausgestattet, dient er auch als Basis für virtuelle Meetings. Hier lohnt es sich darauf zu achten, wie die Wand, vor welcher die Videoschalte stattfindet, aussieht. Macht diese einen ruhigen und freundlichen Eindruck? Im Idealfall ist die Akustik sehr gut und nichts lenkt optisch vom digitalen Austausch mit den Kollegen ab.

Frau und Mann im Meeting
Foto: Adobe Stock / insta_photos
Online-Besprechung im Meeting
Foto: Unsplash / LinkedIn Sales Solutions

Ruheraum statt Kommunikationszone

Ein Besprechungsraum mit Loungemöbeln oder einem Daybed ausgestattet, dient auch als Ruhezone und ist so vielfältig nutzbar. Wichtig ist es hier, dass der Raum oder Bereich abzudunkeln ist. So ist auch ein kleiner Powernap möglich.
 

Frau am Tisch
Foto: Unsplash / Leon
Mann und Frau in einem zonierten Büro
Planung: HALLO ARBEIT

Möbel für kleine Meetings

Flexible Möbel sind in einem kleinen Besprechungsraum besonders effektiv. Höhenverstellbare Tische machen angeregten Austausch im Stehen ebenso wie eine intensive Besprechung im Sitzen möglich. Sessel oder Loungemöbel sorgen für regen Austausch in einer entspannten Atmosphäre. Zum Sammeln kreativer Inputs eignen sich gemütliche Sitzmöbel mehr als klassische Bürotische.

Bewegung in die Kommunikation bringen

Unkonventionelle Möbel, die für Bewegung sorgen, wirken auch dem Stillstand im Kopf entgegen. Moderne Tischgruppen mit schaukelnden Sitzschalen oder klassische Schaukelstühle eignen sich besonders für Unternehmen, in denen kreative Ideen gefragt sind.

Schaukel Smeeting
Planung: HALLO ARBEIT

Den Besprechungsraum optimal und multifunktional gestalten


Einen Besprechungsraum optimal gestalten heißt einen Ort zu schaffen, der zum angeregten Austausch einlädt. Gleichzeitig bietet er aber auch einen Rückzugsort mit Diskretion. Für wichtige Verhandlungen unter vier Augen oder Konfliktgespräche ist ein solcher Besprechungsraum unbedingt nötig. Durch eine multifunktionale Gestaltung wird der kleine Besprechungsraum ein Ort mit großer Bedeutung.

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