Empfang

Empfangsbereich gestalten: Von Beginn an überzeugen

Empfang am Arbeitsplatz
Empfang mit dahinterliegendem Arbeitsplatz. Planung: HALLO ARBEIT
Kleiner Empfang
Kleiner Empfang im Co Working Space mit Medientechnik. Planung: HALLO ARBEIT

Den Empfangsbereich gestalten ist ein wichtiger Punkt in der Unternehmensplanung, denn der erste Eindruck zählt. Der Eingangsbereich ist das Aushängeschild eines jeden Büros, der Firma, Praxis oder Kanzlei. Wir zeigen, wie der Empfang überzeugt!

Empfangsbereich gestalten: Was ist wichtig?


Empfang in Naturfarben
Empfang mit Sitzmöglichkeit. Planung: HALLO ARBEIT
Loungemöbel
Ein gemütliches Loungesofa im Wartebereich erleichtert das Warten. Planung: HALLO ARBEIT

Der Empfangsbereich ist das Aushängeschild eines jeden Unternehmens. Der erste Eindruck ist extrem wichtig und entscheidet mitunter über Erfolg oder Scheitern eines Abschlusses oder Vorhabens. Ein gut gestaltetes Entree erfüllt folgende Punkte:

  • Besucher fühlen sich freundlich empfangen und sofort wohl.
  • Das Entree spiegelt das Unternehmen wider. Branche, Corporate Identity und Charakter des Unternehmens sind sofort erkennbar.
  • Für Wartezeiten bietet das Unternehmen im Foyer einen komfortablen Bereich mit sinnvollen Beschäftigungsmöglichkeiten.

Der Eindruck, den der Eingangsbereich beim Betreten vermittelt, ist sehr wichtig. Dies hat einen nachhaltigen Einfluss auf die Haltung des Besuchers gegenüber dem Unternehmen. Aber auch auf Mitarbeiter hat ein schöner Eingangsbereich positive Auswirkungen auf die Motivation und die Unternehmensbindung.

Zonen im Empfangsbereich


Den Empfangsbereich gestalten, heißt weitaus mehr als nur einen Tresen aufzustellen. Wie groß das Foyer ist, hängt von den räumlichen Gegebenheiten, aber auch von der Branche ab. Gibt es regelmäßigen Publikumsverkehr wie das in einer Arztpraxis oder einem Beratungsbüro der Fall ist? Oder handelt es sich um ein Unternehmen, in dem nur selten Gäste wie z. B. Bewerber vorbeikommen?

Emp­fangs­t­re­sen in weiß
Foto: HALLO ARBEIT

Empfangstresen

Der Empfangstresen ist das Herz des Eingangsbereichs. Er bietet sofort einen Anlaufpunkt und hier trifft der Gast auf den ersten Ansprechpartner. Nichts ist für den ersten Eindruck schlimmer als orientierungslose Besucher, die sich nicht willkommen und aufgenommen fühlen.

Die Gestaltung des Tresens hängt von der Nutzung ab. Eine gute Empfangstheke ist aus hochwertigen Materialien gearbeitet und strahlt Professionalität aus. Ob das Design eher klassisch und seriös oder innovativ und flippig ist, hängt von der Branche ab. In einer Trendagentur mag die Theke poppig bunt und aus ungewöhnlichen Materialien sein. Eine Anwaltskanzlei bevorzugt vermutlich edles Holz oder glatte Lackflächen und Stahl oder Chrom mit klassischem Ambiente.

Ein guter Empfangstresen benötigt außerdem ausreichend Stauraum und Arbeitsflächen. Materialien sind so untergebracht, dass stets ein aufgeräumter Eindruck entsteht. Arbeitsgeräte wie Drucker und Bildschirm stehen vom Publikumsverkehr abgeschirmt. Der Schutz sensibler Daten ist sehr wichtig und Indiskretion macht einen schlechten Eindruck.

Die richtige Höhe der Empfangstheke und ihre Positionierung spielen eine große Rolle. Der perfekte Tresen ist so niedrig, dass Besucher ihn nicht als Blockade empfinden und eine leichte Kontaktaufnahme möglich ist. Auf der anderen Seite ist es wichtig, dass Mitarbeiter sich geschützt und unbeobachtet fühlen. Daher ist es gut, wenn die Theke nicht mitten im Raum steht und nicht von allen Seiten begehbar ist. Besser ist eine Rückfront zur Wand hin. Hier bieten Regale und Schränke Stauraum und gleichzeitig sitzen die Gäste den Mitarbeitern am Tresen nicht buchstäblich im Nacken.
 

Wartezone im Empfangsbereich

Zumindest ein kleiner Wartebereich gehört zu fast jedem Foyer. In Arztpraxen ist dies meist ein gesonderter Raum. Bei normalem Bürobetrieb handelt es sich eher um eine Ecke mit Sitzgelegenheiten. Optisch ansprechende, bequeme Stühle sind das Herz der Wartezone. Wer unbequem sitzt, fühlt sich unwohl und baut negative Gefühle auf. Zu den Sitzgelegenheiten gesellen sich im Idealfall ausreichende Ablagemöglichkeiten. Magazine und Informationsmaterial vertreiben die Langeweile. Zum Unternehmen passende Lektüre ist sinnvoller als minderwertige Zeitschriften. Fachmagazine wirken hochwertig und gehen auf die Interessen der Gäste ein. Ein Sammelsurium örtlicher Flyer hingegen macht keinen professionellen Eindruck.

Mann in einer Sitzecke auf Sofas
Planung: HALLO ARBEIT
Be­spre­chungs­zo­ne am Emp­fang
Besprechungszone in der Nähe des Empfangs. Planung: HALLO ARBEIT

Besprechungszone am Empfang

Zumindest ein kleiner Wartebereich gehört zu fast jedem Foyer. In Arztpraxen ist dies meist ein gesonderter Raum. Bei normalem Bürobetrieb handelt es sich eher um eine Ecke mit Sitzgelegenheiten. Optisch ansprechende, bequeme Stühle sind das Herz der Wartezone. Wer unbequem sitzt, fühlt sich unwohl und baut negative Gefühle auf. Zu den Sitzgelegenheiten gesellen sich im Idealfall ausreichende Ablagemöglichkeiten. Magazine und Informationsmaterial vertreiben die Langeweile. Zum Unternehmen passende Lektüre ist sinnvoller als minderwertige Zeitschriften. Fachmagazine wirken hochwertig und gehen auf die Interessen der Gäste ein. Ein Sammelsurium örtlicher Flyer hingegen macht keinen professionellen Eindruck.

Design & Funktion im Empfangsbereich


Im Idealfall wirkt der Empfangsbereich einladend und zieht den Besucher quasi an. Der Tresen strahlt Hochwertigkeit aus und das Design spiegelt den Charakter des Unternehmens wider. Optik und Funktionalität sind von großer Bedeutung.

Wände am Empfang in gelb
Foto: Unsplasch / Fred Kleber
Eingangsbereich in orange
Foto: Unsplasch / Fred Kleber

Farb- & Lichtkonzept für das Entree

Den Empfangsbereich gestalten heißt auch ein richtiges Farb- und Lichtkonzept zu entwickeln. Optimal sind Glas- und Fensterfronten, die viel Licht hineinlassen und so einen hellen freundlichen Eindruck vermitteln. Eine dunkle Ecke ist für den Empfangsbereich denkbar ungeeignet. Je weniger Tageslicht vorhanden ist, desto wichtiger ist eine gute Beleuchtung. Ein echter Albtraum für jeden Besucher sind flackernde kalte Neonröhren im Foyer. Warmes und helles Licht das nicht blendet, ist optimal für den Empfangsbereich.

Helle Wandfarben wirken freundlich. Besonders geeignet sind Töne mit warmem Unterton wie Vanille. Farben der Corporate Identity sind mitunter schwierig zu integrieren, vor allem, wenn sie sehr knallig, dominant oder dunkel sind. In jedem Fall ist es möglich diese CI-Farben in Akzenten wie Streifen oder Wohnaccessoires aufzugreifen.

Sessel mit Lampen und Pflanzen
Foto: Unsplasch / Jean Philippe Delberghe

Empfangsbereich mit Dekoration gestalten

Den Empfangsbereich auch mit Dekoration zu gestalten ist von großer Bedeutung. Eine persönliche Atmosphäre schafft Vertrauen und das Gefühl willkommen zu sein. Dekorelemente bieten zudem die Möglichkeit die Unternehmensidentität widerzuspiegeln. Wie schon beschrieben vermitteln Accessoires in den Firmenfarben Orientierung und Wiedererkennungswert. Zertifikate und Diplome im Entree schaffen Vertrauen und zeugen von Kompetenz. Kunst an den Wänden zeigt Stil und wirkt exklusiv. Mit der Art der Bilder unterstreicht das Unternehmen seine Ausrichtung, ob klassisch, poppig oder sachlich.

Pflanzen unterstützen die Wohlfühlatmosphäre und sind zudem wunderbare Luftreiniger.

Sitzbereiche in orang auf hellen Sofas
Foto: Unsplasch / Mengy
Empfangstheke in grau und weiß
Foto: HALLO ARBEIT
Empfangstheke in Holzoptik
Foto: Adobe Stock / poplasen

Boden im Empfangsbereich gestalten

Eine richtige Fußbodenwahl ist im Empfangsbereich von großer Bedeutung. Mehr Informationen zu geeigneten Böden fürs Büro gibt unser Beitrag zum Thema. Der perfekte Bodenbelag im Eingangsbereich wirkt hochwertig und ist dabei doch besonders robust. Zudem dämpft er Laufgeräusche, damit auch eine leise und diskrete Kommunikation am Empfangstresen möglich ist. Besonders bewährt haben sich hier hochwertige Vinylböden in Holzoptik. Sie sind pflegeleicht und es gibt für jedes Unternehmen eine passende Designvariante.

Toiletten vor einer Holzwand
Foto: Adobe Stock / FollowTheFlow

Pluspunkte für den Eingangsbereich

Kleine Extras im Eingangsbereich sorgen dafür, dass Gäste das Unternehmen in besonders guter Erinnerung behalten. Hier sind kreative Ideen gefragt. Eine Garderobe ist wichtig. Noch besser sind abschließbare Fächer oder ein persönlicher Spind für den Gast. Ein solcher bietet die Möglichkeit auch ein mitgebrachtes Laptop, eine größere Handtasche oder ähnliches während des Besuchs sicher zu verwahren. Gut ausgeschilderte Toiletten im Empfangsbereich bewahren Besucher vor der Frage nach dem Waschraum. Der WC-Bereich sollte sehr ansprechend gestaltet und äußerst gepflegt sein. Auch hier sorgen kleine Extras wie Hygieneartikel oder Kosmetiktücher dafür, dass der Besucher das Unternehmen in guter Erinnerung behält. Zugängliche Steckdosen oder Ladestationen für Handys und Laptops im Wartebereich sind ein großes Plus und vermitteln einen professionellen Eindruck. Ein Bildschirm, auf dem Unternehmensinformationen oder entspannende Naturbilder laufen, macht die Wartezeit kurzweilig. Spender mit Bonbons oder Pfefferminz und Getränke zeigen, dass dem Unternehmen etwas am Wohlbefinden der Gäste liegt. Kleine Extras zum Mitnehmen wie ein Stift oder Notizblock mit Firmen-Branding schaffen Unternehmensbindung. Je nach Branche sind auch kleine Warenproben ein beliebtes Goodie.

Sitzecke mit Sofa und Stuhl
Foto: Unsplasch / Jose Losada

No-Gos im Empfangsbereich


Personen stehen schlange
Foto: Unsplasch / Levi Jones
Tresenecke in weiß
Foto: Adobe Stock / Photowahn

Den Empfangsbereich durchdacht gestalten, heißt einen nachhaltig positiven Eindruck auf Gäste zu vermitteln. Umgekehrt sorgen echte No-Gos dafür, dass der Besuch im Unternehmen in denkbar schlechter Erinnerung bleibt.

Indiskretion ist ein No-Go und oftmals ein Problem am Empfangsbereich in Arztpraxen. Sauberkeit und Freundlichkeit sind am Empfang und im Wartebereich oberste Priorität. Schmuddelige Warteecken mit abgegriffenen Magazinen schrecken ab. Unsaubere oder gar nicht vorhandene Waschräume führen dazu, dass der Gast nicht wiederkommen möchte. Unfreundliches Personal ist ein schlimmes No-Go. Mit diesem Verhalten wird im Kopf das gesamte Unternehmen gekoppelt. Das führt zu einer nachhaltig schlechten Erinnerung an den Besuch und die Firma.

Empfangsbereich richtig gestalten und punkten


Sitzbereich Sofa und Rundkissen
Foto: Unsplasch / Nicolas Gonzalez
Moderne Sitzecke mit grünen Sesseln
Foto: Unsplasch / thanos-pal

Wie dieser Artikel aufzeigt, ist die Gestaltung des Empfangsbereichs von großer Bedeutung für jedes Unternehmen. Einen schlechten ersten Eindruck zu revidieren ist fast unmöglich. Ein einladendes Entree mit liebevollen Pluspunkten hingegen macht den einen oder anderen Schnitzer beim Besuch wett. Wie ein Gespräch oder eine Geschäftsverhandlung verlaufen, entscheidet sich oft auf den ersten Metern beim Betreten des Unternehmens. Daher ist ein gutes Konzept für den Eingangsbereich so ungeheuer wichtig.

Ruhebereich in modernem rosa
Foto: Unsplasch / Jean Philippe Delberghe
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Planung der Büroformen
Planung: HALLO ARBEIT
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