Empfang Empfangsbereich gestalten: Von Beginn an überzeugen

Empfang mit dahinterliegendem Arbeitsplatz
Empfang mit dahinterliegendem Arbeitsplatz. Planung: HALLO ARBEIT
Kleiner Empfang
Kleiner Empfang im Coworking Space mit Medientechnik. Planung: HALLO ARBEIT

Die Gestaltung des Empfangsbereichs ist ein wichtiger Punkt in der Unternehmensplanung, denn der erste Eindruck zählt. Der Eingangsbereich ist das Aushängeschild eines jeden Büros, der Firma, Praxis oder Kanzlei. Wir zeigen Dir, wie Du von Beginn an überzeugst.

Empfangsbereich gestalten: Was ist wichtig?

Planungsbeispiel für einen Empfang mit Sitzmöglichkeiten
Empfang mit Sitzmöglichkeiten. Planung: HALLO ARBEIT
Graue Loungemöbel
Ein gemütliches Loungesofa im Wartebereich erleichtert das Warten. Planung: HALLO ARBEIT

Der Empfangsbereich ist das Aushängeschild eines jeden Unternehmens. Der erste Eindruck ist extrem wichtig und entscheidet mitunter über Erfolg oder Scheitern eines Abschlusses oder Vorhabens. Ein gut gestaltetes Entree erfüllt folgende Punkte:

  • Besucher fühlen sich freundlich empfangen und sofort wohl.
  • Das Entree spiegelt das Unternehmen wider. Branche, Corporate Identity und Charakter des Unternehmens sind sofort erkennbar.
  • Für Wartezeiten bietet das Unternehmen im Foyer einen komfortablen Bereich mit sinnvollen Beschäftigungsmöglichkeiten.

Der Eindruck, den der Eingangsbereich beim Betreten vermittelt, ist sehr wichtig. Das Raumkonzept des Empfangs hat einen nachhaltigen Einfluss auf die Haltung des Besuchers gegenüber dem Unternehmen. Aber auch auf Mitarbeitende hat ein schöner Eingangsbereich positive Auswirkungen hinsichtlich Motivation und Unternehmensbindung.

Zonen im Empfangsbereich

Den Empfangsbereich gestalten heißt weitaus mehr, als nur einen Tresen aufzustellen. Wie groß das Foyer ist, hängt von den räumlichen Gegebenheiten, aber auch von der Branche ab. Gibt es regelmäßigen Publikumsverkehr, wie das in einer Arztpraxis oder einem Beratungsbüro der Fall ist? Oder handelt es sich um ein Unternehmen, in dem nur selten Gäste wie z. B. Bewerbende vorbeikommen?

Emp­fangs­t­re­sen in Weiß mit Paneelen aus Moos an der Wand dahinter
Foto: HALLO ARBEIT

Empfangstresen

Der Empfangstresen ist das Herz des Eingangsbereichs. Er bietet sofort einen Anlaufpunkt, hier trifft der Gast auf den ersten Ansprechpartner. Nichts ist für den ersten Eindruck schlimmer als orientierungslose Besucher, die sich nicht willkommen fühlen.

Die Gestaltung des Tresens hängt von der Nutzung ab. Eine gute Empfangstheke ist aus hochwertigen Materialien gearbeitet und strahlt Professionalität aus. Ob das Design eher klassisch und seriös oder innovativ und flippig ist, hängt von der Branche ab. In einer Trendagentur mag die Theke poppig bunt und aus ungewöhnlichen Materialien sein. Eine Anwaltskanzlei bevorzugt vermutlich edles Holz oder glatte Lackflächen und Stahl oder Chrom mit klassischem Ambiente.

Ein guter Empfangstresen benötigt außerdem ausreichend Stauraum und Arbeitsflächen. Materialien sind so untergebracht, dass stets ein aufgeräumter Eindruck entsteht. Arbeitsgeräte wie Drucker und Bildschirm stehen vom Publikumsverkehr abgeschirmt. Der Schutz sensibler Daten ist sehr wichtig und Indiskretion macht einen schlechten Eindruck.

Die richtige Höhe der Empfangstheke und ihre Positionierung spielen eine große Rolle. Der perfekte Tresen ist so niedrig, dass Besucher ihn nicht als Blockade empfinden und eine leichte Kontaktaufnahme möglich ist. Auf der anderen Seite ist es wichtig, dass Mitarbeitende sich geschützt und unbeobachtet fühlen. Daher ist es gut, wenn die Theke nicht mitten im Raum steht und nicht von allen Seiten begehbar ist. Besser ist eine Rückfront zur Wand hin. Hier bieten Regale und Schränke Stauraum und gleichzeitig sitzen die Gäste den Mitarbeitenden am Tresen nicht buchstäblich im Nacken.
 

Wartezone im Empfangsbereich

Zumindest ein kleiner Wartebereich gehört zu fast jedem Foyer. In Arztpraxen ist dies meist ein gesonderter Raum. Bei normalem Bürobetrieb handelt es sich eher um eine Ecke mit Sitzgelegenheiten, die zeitweise auch als Ruhezone für die Mitarbeitenden dienen kann. Optisch ansprechende, bequeme Stühle sind das Herz der Wartezone. Wer unbequem sitzt, fühlt sich unwohl und baut negative Gefühle auf. Zu den Sitzgelegenheiten gesellen sich im Idealfall ausreichende Ablagemöglichkeiten. Magazine und Informationsmaterial vertreiben die Langeweile. Zum Unternehmen passende Lektüre ist sinnvoller als minderwertige Zeitschriften. Fachmagazine wirken hochwertig und gehen auf die Interessen der Gäste ein. Ein Sammelsurium örtlicher Flyer hingegen macht keinen professionellen Eindruck.

Mann sitzt in einer Sitzecke aus Sofas
Planung: HALLO ARBEIT
Be­spre­chungs­zo­ne am Emp­fang
Besprechungszone in der Nähe des Empfangs. Planung: HALLO ARBEIT

Besprechungszone am Empfang

Mit einem ansprechenden Design können gut gestaltete Besprechungszonen im Empfangsbereich einen positiven Eindruck hinterlassen und gleichzeitig praktische Funktionen erfüllen. Hier treffen Mitarbeiter, Kunden und Geschäftspartner aufeinander, um über verschiedene Anliegen zu sprechen. Die Besprechungszone sollte daher funktional gestaltet sein und ausreichend Platz für Sitzgelegenheiten, Tische und eventuell Präsentationsmittel bieten. Raumtrenner, Vorhänge oder akustische Elemente sorgen für die nötige Privatsphäre.

Design & Funktion im Empfangsbereich

Im Idealfall wirkt der Empfangsbereich einladend und zieht den Besucher quasi an. Er ist Teil des Bürokonzeptes, fügt sich in die restliche Gestaltung ein oder sticht aus dieser sogar hervor, abhängig davon, wie wichtig der Kundenkontakt in Ihren Räumen ist. Der Tresen strahlt Hochwertigkeit aus und das Design spiegelt den Charakter des Unternehmens wider. Optik und Funktionalität sind von großer Bedeutung.

Gelbe Wände an einem Empfang aus hölzernen Akustikpaneelen
Foto: Unsplash / Fred Kleber
Blick durch eine gläserne Eingangstür, hinter der man orange und gelbe Wände des Innenraums sieht
Foto: Unsplash / Fred Kleber

Farb- & Lichtkonzept für das Entree

Den Empfangsbereich gestalten heißt auch, ein richtiges Farb- und Lichtkonzept zu entwickeln. Optimal sind Glas- und Fensterfronten, die viel Licht hineinlassen und so einen hellen, freundlichen Eindruck vermitteln. Eine dunkle Ecke ist für den Empfangsbereich denkbar ungeeignet. Je weniger Tageslicht vorhanden ist, desto wichtiger ist eine gute Beleuchtung. Ein echter Albtraum für jeden Besucher sind flackernde, kalte Neonröhren im Foyer. Warmes und helles Licht, das nicht blendet, ist optimal für den Empfangsbereich.

Helle Wandfarben wirken freundlich. Besonders geeignet sind Töne mit warmem Unterton wie Vanille. Farben der Corporate Identity sind mitunter schwierig zu integrieren, vor allem wenn sie sehr knallig, dominant oder dunkel sind. In jedem Fall ist es möglich, diese CI-Farben in Akzenten wie Streifen oder Wohnaccessoires aufzugreifen.

Sessel mit großen Hängelampen und Pflanzen
Foto: Unsplash / Jean Philippe Delberghe

Empfangsbereich mit Dekoration gestalten

Den Empfangsbereich auch mit Dekoration zu gestalten ist von großer Bedeutung. Eine persönliche Atmosphäre schafft Vertrauen und das Gefühl, willkommen zu sein. Dekorelemente bieten zudem die Möglichkeit, die Unternehmensidentität widerzuspiegeln. Wie schon beschrieben vermitteln Accessoires in den Firmenfarben Orientierung und Wiedererkennungswert. Zertifikate und Diplome im Entree schaffen Vertrauen und zeugen von Kompetenz. Kunst an den Wänden zeigt Stil und wirkt exklusiv. Mit der Art der Bilder unterstreicht das Unternehmen seine Ausrichtung - ob klassisch, poppig oder sachlich. Pflanzen unterstützen die Wohlfühlatmosphäre und sind zudem wunderbare Luftreiniger. Mit der richtigen Deko kann ein Unternehmen also schon von Beginn an überzeugen.

Orange gehaltener Sitzbereich aus Sofas neben einem Empfangstresen
Foto: Unsplash / Mengy
Empfangstheke in Weiß mit grauen Elementen
Foto: HALLO ARBEIT
Empfangstheke in Holzoptik
Foto: Adobe Stock / poplasen

Boden im Empfangsbereich gestalten

Eine richtige Fußbodenwahl ist im Empfangsbereich von großer Bedeutung. Mehr Informationen zu geeigneten Böden fürs Büro gibt unser Beitrag zum Thema. Der perfekte Bodenbelag im Eingangsbereich wirkt hochwertig und ist zugleich besonders robust. Zudem dämpft er Laufgeräusche, damit auch eine leise und diskrete Kommunikation am Empfangstresen möglich ist. Besonders bewährt haben sich hier hochwertige Vinylböden in Holzoptik. Sie sind pflegeleicht und es gibt für jedes Unternehmen eine passende Designvariante.

Toiletten vor einer Holzwand
Foto: Adobe Stock / FollowTheFlow

Pluspunkte für den Eingangsbereich

Kleine Extras im Eingangsbereich sorgen dafür, dass Gäste das Unternehmen in besonders guter Erinnerung behalten. Hier sind kreative Ideen gefragt. Eine Garderobe ist wichtig; noch besser sind abschließbare Fächer oder ein persönlicher Spind für den Gast. Ein solcher bietet die Möglichkeit, auch einen mitgebrachten Laptop, eine größere Handtasche oder ähnliches während des Besuchs sicher zu verwahren. Gut ausgeschilderte Toiletten im Empfangsbereich bewahren Besucher vor der Frage nach dem Waschraum. Der WC-Bereich sollte sehr ansprechend gestaltet und äußerst gepflegt sein. Auch hier sorgen kleine Extras wie Hygieneartikel oder Kosmetiktücher dafür, dass Besucherinnen und Besucher das Unternehmen in guter Erinnerung behält. Zugängliche Steckdosen oder Ladestationen für Handys und Laptops im Wartebereich sind ein großes Plus und vermitteln einen professionellen Eindruck. Ein Bildschirm, auf dem Unternehmensinformationen oder entspannende Naturbilder laufen, macht die Wartezeit kurzweilig. Spender mit Bonbons oder Pfefferminz sowie Getränke zeigen, dass dem Unternehmen etwas am Wohlbefinden der Gäste liegt. Kleine Extras zum Mitnehmen wie ein Stift oder Notizblock mit Firmen-Branding schaffen Unternehmensbindung. Je nach Branche sind auch kleine Warenproben ein beliebtes Goodie.

Sitzecke mit Sofa und Stuhl
Foto: Unsplash / Jose Losada

No-Gos im Empfangsbereich

Personen stehen auf einer Treppe Schlange
Foto: Unsplash / Levi Jones
Tresenecke in weiß
Foto: Adobe Stock / Photowahn

Den Empfangsbereich gestalten heißt, einen nachhaltig positiven Eindruck auf Gäste zu vermitteln. Umgekehrt sorgen echte No-Gos dafür, dass der Besuch im Unternehmen in denkbar schlechter Erinnerung bleibt.

Indiskretion ist ein No-Go und oftmals ein Problem am Empfangsbereich in Arztpraxen. Sauberkeit und Freundlichkeit sind am Empfang und im Wartebereich oberste Priorität. Schmuddelige Warteecken mit abgegriffenen Magazinen schrecken ab. Unsaubere oder gar nicht vorhandene Waschräume führen dazu, dass der Gast nicht wiederkommen möchte. Unfreundliches Personal ist ein schlimmes No-Go. Mit diesem Verhalten wird im Kopf des Besuchers das gesamte Unternehmen gekoppelt. Das führt zu einer nachhaltig schlechten Erinnerung an den Besuch und somit auch an die Firma.

Stilisierte Darstellung eines Megaphons in Gelb

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Empfangsbereich richtig gestalten und punkten

Moderner Sitzbereich aus Holzbalken mit grauem Sitzbezug und dunkelblauen Kissen
Foto: Unsplash / Nicolas Gonzalez
Moderne Sitzecke mit grünen Sesseln und Tapete mit Pflanzen- und Tiermotiv
Foto: Unsplash / thanos-pal

Wie dieser Artikel aufzeigt, ist die Gestaltung des Empfangsbereichs von großer Bedeutung für jedes Unternehmen. Einen schlechten ersten Eindruck zu revidieren ist fast unmöglich. Ein einladendes Entree mit liebevollen Pluspunkten hingegen macht den einen oder anderen Schnitzer beim Besuch wett. Wie ein Gespräch oder eine Geschäftsverhandlung verlaufen, entscheidet sich oft auf den ersten Metern beim Betreten des Unternehmens. Daher ist ein gutes Konzept für den Eingangsbereich so ungeheuer wichtig.

Plane mit HALLO ARBEIT einen Empfangsbereich, der Deine Gäste überzeugt!

Ruhebereich in modernem Rosa
Foto: Unsplasch / Jean Philippe Delberghe

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