Produktiver Arbeiten Mehr Produktivität am Arbeitsplatz: Die besten Maßnahmen

Frau sieht sich Post-its an einer Glasscheibe an
To-dos auf Post-its notieren und damit Projekte schnell und visuell planen. Foto: Adobe Stock / fizkes
Tisch mit Notizbuch
Mit Notizen die Produktivität steigern. Foto: Unsplash / matt-ragland

Wie sorge ich für mehr Produktivität am Arbeitsplatz? Immer mehr Menschen beklagen sich über Stress im Büro. Sie leiden häufig unter dem Gefühl, ihr Aufgabenpensum nicht mehr zu schaffen. Ein Burnout-Syndrom ist nicht selten die Folge. Hier zeigen wir die besten Maßnahmen, die für mehr Produktivität sorgen und so den Zeitdruck und damit Stress minimieren.

Was bedeutet Produktivität am Arbeitsplatz?

Produktivität ist durch das Verhältnis von Einsatz zum Ergebnis definiert. Je weniger wir einsetzen und je mehr wir dabei erreichen, desto produktiver arbeiten wir. Dies ist bei Arbeitsplätzen in der Produktion relativ einfach nachzuvollziehen. Der messbare Aufwand steht im Vergleich zum sichtbaren Ergebnis. Im Büro und bei kreativen und geistigen Tätigkeiten ist das schwieriger zu belegen. Wer kennt nicht das Gefühl zu viel zu arbeiten und dabei zu wenig zu erreichen? Wir machen Überstunden und schaffen dennoch das Pensum nicht? Wie also erreichen wir mehr Produktivität am Arbeitsplatz?

Mehrere Besprechungen im Büro
Der richtige Arbeitsplatz spielt bei der Produktivität eine wichtige Rolle. Foto: Adobe Stock / gstockstudio

Ziele definieren

Tatsächlich verhindern gute Strukturen am Arbeitplatz Zeitverschwendung und sorgen so für mehr Produktivität. Oftmals werkeln wir im Wechsel an der einen oder anderen Aufgabe. Am Ende haben wir das Gefühl, nichts wirklich zu erreichen. Die Definition von Zielen hilft, Struktur in den Arbeitstag zu bekommen und so effizienter zu arbeiten. Zudem ist Selbstorganisation ein wichtiger Soft-Skill, mit dem Arbeitnehmer punkten können. Ein erreichtes Ziel verschafft ein Gefühl von Zufriedenheit. Strukturierter sein heißt entspannter und zufriedener arbeiten. Mehr Informationen dazu in unserem Beitrag zu Work-Life-Balance.

Glücklicher Mann mit Brille
Glückliche Mitarbeiter sind produktiver. Foto: Adobe Stock / BalanceFormCreative
Konzentriere dich darauf, produktiv zu sein - und nicht bloß busy. (Timothy Ferriss, Autor, Podcaster und Unternehmer)
Frau hält sich eine große Uhr vor das Gesicht
Zeitmanagement für mehr Produktivität. Foto: Adobe Stock / deagreez

Das Pareto-Prinzip

Das Pareto-Prinzip beruht auf dem italienischen Ingenieur und Ökonom Vilfredo Pareto. Seine Theorie besagt, dass alles in einem 80/20-Verhältnis steht. Bei der Arbeit bedeutet dies: 80 % der Gesamtergebnisse erreiche ich mit 20 % des Gesamtaufwandes. Die anderen 20 % hingegen erfordern einen Aufwand von 80 %. Sind immer 100 % nötig? Mehr Produktivität erziele ich, indem ich mitunter nur 80 % erreiche, aber dafür auch nur 20 % Einsatz benötige. Ist es nicht besser, mit einer fast fertigen Präsentation zum Kunden zu gehen, als den Termin abzusagen? So riskiere ich möglicherweise den Auftrag zu verlieren.

Präsentation im Besprechungsraum
Foto: Adobe Stock / 415116819

Planung für mehr Produktivität am Arbeitsplatz

Ein Plan für die anstehenden Aufgaben verhindert, dass man zu viel Zeit ungenutzt verschwendet. Sinnvoll für mehr Produktivität am Arbeitsplatz sind To-do-Listen, in denen man Tages- und Wochenaufgaben definiert und sich Zeitziele setzt. So arbeitet man effizienter. 

Arm mit Smartwatch
Foto: Unsplash / mitchell-hollander
Die Zwei-Minuten-Regel

Sind die schlimmsten Aufgaben absolviert, greift die Zwei-Minuten-Regel. Alles, was in ganz kurzer Zeit machbar ist, erledige ich sofort. So ist ein weiterer großer Teil der Aufgaben schnell vom Tisch. Diese kleine Regel sorgt für erheblich mehr Produktivität am Arbeitsplatz, denn der Aufgabenberg schrumpft und der Stress nimmt ab.

Gestapelte Kaffeetassen
Foto: Unsplash / nathan-dumlao
Prokrastination verhindern

Wer keinen Zeitplan hat, schiebt Unangenehmes gerne vor sich her. Der Begriff Prokrastination kommt vom lateinischen Substantiv procrastinatio und bedeutet „Aufschub“ oder „Vertagung“. Wie gerne schieben wir unangenehme Aufgaben nach hinten und vertrödeln eine Menge Zeit dabei, diese nicht anzugehen? Noch einen Kaffee holen und mit dem Kollegen quatschen und schon ist eine halbe Stunde vergangen. Tatsache ist: Die Aufgabe verschwindet nicht, weil wir sie nicht angehen. Die erste Regel lautet also: an jedem Arbeitstag direkt die unangenehmsten Dinge erledigen. Danach ist der Kopf frei, um sich entspannt anderen Aufgaben zu widmen.

Jemand bedient ein Smartphone
Foto: Unsplash / jonas-leupe
Gewohnheiten trainieren

Viele Arbeitsweisen, die mehr Produktivität am Arbeitsplatz verhindern, sind ineffektive Gewohnheiten, häufig in Verbindung mit Prokrastination. Doch diese lassen sich abtrainieren. Mit folgenden Regeln findet man Zeitfresser und ändert Gewohnheiten erfolgreich:

  1. Die zeitraubende Gewohnheit benennen
  2. Die Ursache (Verlangen/Prokrastination) herausfinden
  3. Alte Gewohnheit durch neue ersetzen
  4. Die neue Gewohnheit umgehend umsetzen und beibehalten
Mann arbeitet konzentriert
Foto: Adobe Stock / Jacob Lund
Zeitfenster setzen: Timeboxing

Timeboxing bedeutet, sich für bestimmte Arbeiten feste Zeitfenster vorzugeben. So arbeitet man zielgerichtet und effizienter. Die Aufgabe ist schneller erledigt und es bleibt mehr Zeit für die restlichen Angelegenheiten.

Mann schläft auf einem Tisch neben seinem Laptop
Foto: Adobe Stock / denisismagilov
Feste Pausen und Bewegung

Durchackern, um schnell fertig zu sein oder das Tagespensum zu schaffen? Das funktioniert nicht. Wer sich nicht regelmäßige Pausen und ein Mindestmaß an Bewegung gönnt, ist schnell unkonzentriert. Beim Tagesplan sollten Pausen festgelegt werden, die sich an der eigenen Leistungsfähigkeit orientieren. Wer den Zeitpunkt seines Nachmittagstiefs kennt, nimmt sich hier Zeit für einen Powernap. Diese zwanzig Minuten Pause sorgen für weitaus mehr Produktivität am Arbeitsplatz als Stunden quälender Müdigkeit. Sinnvoll ist es auch, nach anstrengenden Arbeitsphasen einen kleinen Spaziergang einzuplanen, um den Kopf wieder freizubekommen. Das hilft Stress zu minimieren und produktiver weiterzuarbeiten.
 

Frau sitzt alleine in einer Ledersofalandschaft
Foto: Unsplash / derick-mckinney
Ablenkung vermeiden

Mal eben zwischendurch schnell etwas anderes erledigen? Auf diese Weise verstreicht viel Zeit, die am Ende des Tages fehlt und uns unter Druck setzt. Viel besser ist es, sich auf die Aufgaben zu konzentrieren und sich anschließend mit einer kleinen Pause zu belohnen. Dies verschafft ein besseres Gefühl und hilft so, entspannter zu arbeiten.

Personen sitzen im Büro an einem Tisch
Foto: Adobe Stock / Photographee.eu
Multitasking verhindert Produktivität

An mehreren Aufgaben parallel arbeiten macht nicht schneller. Besser ist es, eine Sache durchzuziehen und sich dann fokussiert dem nächsten Auftrag zu widmen.

Team bespricht sich
Foto: Adobe Stock / Stock Rocket
Delegieren für produktiveres Arbeiten

Es ist keine Schande, nicht alles selbst zu machen. Kluges Delegieren ist eine Kunst. Aufgaben abzugeben zeigt Teamfähigkeit und den Willen zur Zusammenarbeit.

Personen werfen Zettl in die Luft
Foto: Adobe Stock / HBS
Produktivitätskiller vermeiden

Diese Produktivitätskiller vermeiden hilft, effizienter und entspannter zu arbeiten:

  • unnötige Meetings
  • übermäßige Korrespondenz 
  • immer ja sagen
  • zu perfektionistisch sein

Nein sagen ist erlaubt, wenn einem die Arbeit bereits über den Kopf wächst. Es ist nicht nötig, alles stets bis ins letzte Detail schriftlich auszuarbeiten. Meetings nur ansetzen, wo sie wirklich zielführend und absolut notwendig sind.
 

Stilisierte Darstellung eines Megaphons in Gelb

Nichts mehr verpassen News für mich

Vernetze Dich mit uns auf LinkedIn, Facebook oder Instagram 
und abonniere unseren Newsletter

Mehr Produktivität am Arbeitsplatz durch Ergonomie

Ein ergonomisch gestalteter Arbeitsplatz ist ein wichtiger Schlüssel für mehr Produktivität und weniger Stress. Unser Beitrag zu Ergonomie am Arbeitsplatz beschreibt dies ausführlich. Auch an anderer Stelle kann eine Änderung der Einrichtung für mehr Effizienz sorgen. 

Arbeitsplatz mit Blick in die Natur
Produktivität durch bequeme Stühle und höhenverstellbare Tische. Foto: HALLO ARBEIT
Mann betrachtet eine Wand mit bunten Streifen
Farben schaffen Wohnlichkeit und fördern die Produktivität. Foto: Unsplash / mario-gogh

Ordnung für mehr Effizienz

Ein aufgeräumter Schreibtisch sorgt für Übersichtlichkeit und Zeitersparnis. Zudem entspannt sichtbare Ordnung und befreit so auch vom Chaos im Kopf.

Richtiges Licht für mehr Konzentration

Das richtige Licht ist ein großer Faktor für eine gute Konzentration. Nur so gelingt es, Aufgaben schnell und effizient zu erledigen.

Farben fördern Produktivität

In unserem Beitrag zur Farbe im Raum beschreiben wir ausführlich, welche Wirkung das richtige Farbkonzept auf unsere Arbeit hat. 

Produktiver durch mehr Ruhe

Lärm stresst, macht unkonzentriert und führt am Ende unter Umständen sogar zu Krankheiten und Burnout. Ruhe ist daher ein wichtiger Faktor, um produktiver zu arbeiten. Weitere Informationen hierzu gibt es im Artikel zu Lärmschutz im Büro
 

Entspannter arbeiten durch mehr Produktivität am Arbeitsplatz

Arbeiten ohne Ablenkung sorgt für bessere Konzentration und führt zu mehr Produktivität am Arbeitsplatz. Wichtig ist, auch nach dem Arbeitstag bewusst abzuschalten. Wer die hier aufgeführten Tipps und Maßnahmen befolgt, arbeitet effektiver, produktiver und mit höherer Motivation. Mehr Organisation und ein geringerer Perfektionsanspruch führen zu weniger Stress im Büro. So gelingt es, produktiver zu arbeiten.

Aufenthaltsraum
Ein geplantes Treffen nach Feierabend mit den Kollegen darf nicht fehlen. Foto: Unsplash / redd

Das könnte Dich auch interessieren