Produktiver Arbeiten

Mehr Produktivität am Arbeitsplatz: Die besten Maßnahmen

Frau mit Postits am Fenster
ToDos auf Post-its notieren und damit Projekte schnell und visuell planen. Foto: Adobe Stock / fizkes
Tisch mit Notizbuch
Mit Notizen die Produktivität steigern. Foto: Unsplash / matt-ragland

Wie sorge ich für mehr Produktivität am Arbeitsplatz? Immer mehr Menschen beklagen sich über Stress im Büro. Sie leiden häufig unter dem Gefühl das Aufgabenpensum nicht mehr zu schaffen. Ein Burnout-Syndrom ist nicht selten die Folge. Hier zeigen wir Maßnahmen auf, die für mehr Produktivität sorgen und so den Zeitdruck und damit Stress minimieren.

Übersicht:
  • Was bedeutet Produktivität am Arbeitsplatz?
  • Ziele definieren: Mehr Produktivität durch Struktur
  • Das Pareto-Prinzip
  • Planung für mehr Produktivität am Arbeitsplatz
  • Mehr Produktivität am Arbeitsplatz durch Ergonomie
  • Entspannter arbeiten durch mehr Produktivität am Arbeitsplatz

Was bedeutet Produktivität am Arbeitsplatz?


Produktivität ist durch das Verhältnis von Einsatz zum Ergebnis definiert. Je weniger wir einsetzen und je mehr wir dabei erreichen, desto produktiver arbeiten wir. Dies ist bei Arbeitsplätzen in der Produktion relativ einfach nachzuvollziehen. Der messbare Aufwand steht im Vergleich zum sichtbaren Ergebnis. Im Büro und bei kreativen und geistigen Tätigkeiten ist das schwieriger zu belegen. Wer kennt nicht das Gefühl zu viel zu arbeiten und dabei zu wenig zu erreichen? Wir machen Überstunden und schaffen dennoch das Pensum nicht? Wie also erreichen wir mehr Produktivität am Arbeitsplatz?

Arbeitsbesprechung
Der richtige Arbeitsplatz spielt bei der Produktivität eine wichtige Rolle. Foto: Adobe Stock / gstockstudio

Ziele definieren


Tatsächlich verhindern gute Strukturen Zeitverschwendung und sorgen so für mehr Produktivität. Oftmals werkeln wir im Wechsel an der einen oder anderen Aufgabe. Am Ende haben wir das Gefühl nichts wirklich zu erreichen. Die Definition von Zielen hilft Struktur in den Arbeitstag zu bekommen und so effizienter zu arbeiten. Ein erreichtes Ziel verschafft ein Gefühl von Zufriedenheit. Strukturierter sein, heißt entspannter und zufriedener arbeiten. Mehr Informationen dazu gibt auch unser Blogpost über Work-Life-Balance.

Glücklicher Mann mit Brille
Glückliche Mitarbeiter sind produktiver. Foto: Adobe Stock / BalanceFormCreative

„Konzentriere dich darauf, produktiv zu sein - und nicht bloss busy“ Timothy Ferriss (Autor, Podcaster und Unternehmer)

Frauen Gesicht hinter einer Uhr
Zeitmanagement für mehr Produktivität. Foto: Adobe Stock / deagreez

Das Pareto-Prinzip


Das Pareto-Prinzip beruht auf dem italienischen Ingenieur und Ökonom Vilfredo Pareto. Seine Theorie beruht darauf, dass alles in einem 80/20 Verhältnis steht. Bei der Arbeit bedeutet dies: 80 % der Gesamtergebnisse erreiche ich mit 20 % des Gesamtaufwandes. Die anderen 20 % hingegen erfordern einen Aufwand von 80 %. Sind immer hundert Prozent nötig? Mehr Produktivität erziele ich, indem ich mitunter nur 80 % erreiche, aber dafür auch nur 20 % Einsatz benötige. Ist es nicht besser mit einer fast fertigen Präsentation zum Kunden zu gehen, als den Termin abzusagen? So riskiere ich möglicherweise den Auftrag zu verlieren.

Präsentation
Präsentation. Foto: Adobe Stock / 415116819

Planung für mehr Produktivität am Arbeitsplatz


Ein Plan für die anstehenden Aufgaben verhindert, dass ich zu viel Zeit ungenutzt verschwende. Sinnvoll für mehr Produktivität am Arbeitsplatz sind To-do-Listen, in denen ich Tages- und Wochenaufgaben definiere und mir Zeitziele setze. So arbeite ich effizienter. 

Smartwatch
Foto: Unsplash / mitchell-hollander
Die Zwei-Minuten-Regel

Sind die schlimmsten Aufgaben absolviert, greift die Zwei-Minuten-Regel. Alles, was in ganz kurzer Zeit machbar ist, erledige ich sofort. So ist ein weiterer großer Teil der Aufgaben schnell vom Tisch. Diese kleine Regel sorgt für erheblich mehr Produktivität am Arbeitsplatz, denn der Aufgabenberg schrumpft und der Stress nimmt ab.

Kaffetassen gestapelt
Foto: Unsplash / nathan-dumlao
Prokrastination verhindern

Wer keinen Zeitplan hat, schiebt Unangenehmes gerne vor sich her. Der Begriff Prokrastination kommt vom lateinischen Substantiv procrastinatio und bedeutet „Aufschub“ oder „Vertagung“. Wie gerne schieben wir unangenehme Aufgaben nach hinten und vertrödeln eine Menge Zeit dabei, diese nicht anzugehen? Noch einen Kaffee holen und den Kollegen kontaktieren und schon ist eine halbe Stunde vergangen. Tatsache ist: Die Aufgabe verschwindet nicht, weil wir sie nicht angehen. Nein, sie scheint zu wachsen und baut sich zu einem Berg auf, der uns lähmt. Die erste Regel lautet also: An jedem Arbeitstag direkt die unangenehmsten Dinge erledigen. Danach ist der Kopf frei, um sich entspannt anderen Aufgaben zu widmen.

Handy in der Hand
Foto: Unsplash / jonas-leupe
Gewohnheiten trainieren

Viele unserer Arbeitsweisen, die mehr Produktivität am Arbeitsplatz verhindern, sind ineffektive Gewohnheiten, häufig in Verbindung mit Prokrastination. Doch diese lassen sich abtrainieren. Mit folgenden Regeln finde ich Zeitfresser und ändere Gewohnheiten erfolgreich:

  1. die zeitraubende Gewohnheit benennen
  2. die Ursache (Verlangen/Prokrastination) herausfinden
  3. alte Gewohnheit durch neue ersetzen
  4. die neue Gewohnheit umgehend umsetzen und beibehalten
Mann arbeitet konzentriert
Foto: Adobe Stock / Jacob Lund
Zeitfenster setzen: Timeboxing

Timeboxing bedeutet sich für bestimmte Arbeiten feste Zeitfenster vorzugeben. So arbeite ich zielgerichtet und effizienter. Die Aufgabe ist schneller erledigt und es bleibt mehr Zeit für den Rest.

Mann schläft im Hintergrund
Foto: Adobe Stock / denisismagilov
Feste Pausen und Bewegung

Durchackern, um schnell fertig zu sein oder das Tagespensum zu schaffen? Das funktioniert nicht. Wer sich nicht regelmäßige Pausen und ein Mindestmaß an Bewegung gönnt, ist schnell unkonzentriert. Beim Tagesplan Pausen festlegen, die sich an der eigenen Leistungsfähigkeit orientieren. Wer den Zeitpunkt seines Nachmittagstiefs kennt, nimmt sich hier Zeit für einen Powernap. Diese zwanzig Minuten Pause sorgen für weitaus mehr Produktivität am Arbeitsplatz als Stunden quälender Müdigkeit.
Es ist sinnvoll nach anstrengenden Arbeitsphasen einen kleinen Spaziergang einzuplanen, um den Kopf wieder freizubekommen. Das hilft Stress zu minimieren und produktiver weiterzuarbeiten.
 

Frau sitzt auf großem Ledersofa und wartet. Im Hintergrund eine Wand aus Klinker.
Foto: Unsplash / derick-mckinney
Ablenkung vermeiden

Mal eben zwischendurch schnell etwas anderes erledigen? Auf diese Weise verstreicht viel ungenutzte Zeit, die am Ende des Tages fehlt und uns unter Druck setzt. Viel besser ist es, sich auf die Aufgaben zu konzentrieren und sich anschließend mit einer kleinen Pause zu belohnen. Dies verschafft ein besseres Gefühl und hilft so entspannter zu arbeiten.

Team im Büro in Bewegung
Foto: Adobe Stock / Photographee.eu
Multitasking verhindert Produktivität

An mehreren Aufgaben parallel arbeiten macht nicht schneller. Besser ist es eine Sache durchzuziehen und sich dann fokussiert dem nächsten Auftrag zu widmen.

Team bespricht sich
Foto: Adobe Stock / Stock Rocket
Delegieren für produktiveres Arbeiten

Es ist keine Schande nicht alles selbst zu machen, sondern kluges Delegieren ist eine Kunst. Aufgaben abzugeben zeigt Teamfähigkeit und den Willen zur Zusammenarbeit.

Zettel fliegen
Foto: Adobe Stock / HBS
Produktivitätskiller vermeiden

Diese Produktivitätskiller vermeiden hilft effizienter und entspannter zu arbeiten:

  • unnötige Meetings
  • übermäßige Korrespondenz 
  • immer ja sagen
  • zu perfektionistisch sein

Nein sagen ist erlaubt, wenn mir die Arbeit bereits über den Kopf wächst. Es ist nicht nötig alles stets bis ins letzte Detail schriftlich auszuarbeiten. Meetings nur ansetzen, wo sie wirklich zielführend und absolut notwendig sind.
 

Mehr Produktivität am Arbeitsplatz durch Ergonomie


Ein ergonomisch gestalteter Arbeitsplatz ist ein wichtiger Schlüssel für mehr Produktivität und weniger Stress. Unser Beitrag zur Ergonomie am Arbeitsplatz  beschreibt dies ausführlich.

Schreibtischstuhl
Produktivität durch bequeme Stühle und höhenverstellbare Tische. Foto: HALLO ARBEIT
Farbflächen
Farben schaffen Wohnlichkeit und fördern die Produktivität. Foto: Unsplash / mario-gogh

Ordnung für mehr Effizienz

Ein aufgeräumter Schreibtisch sorgt für Übersichtlichkeit und Zeitersparnis. Zudem entspannt sichtbare Ordnung und befreit so auch vom Chaos im Kopf.

Richtiges Licht für mehr Konzentration

Das richtige Licht ist ein großer Faktor für eine gute Konzentration. Nur so gelingt es Aufgaben schnell und effizient zu erledigen.

Farben fördern Produktivität

In unserem Beitrag zur Farbe im Raum beschreiben wir ausführlich, welche Wirkung das richtige Farbkonzept auf unsere Arbeit hat. 

Produktiver durch mehr Ruhe

Lärm stresst, macht unkonzentriert und führt am Ende unter Umständen sogar zu Krankheiten und Burnout. Ruhe ist daher ein wichtiger Faktor für mehr Produktivität am Arbeitsplatz. Weitere Informationen hierzu gibt unser Artikel „Lärmschutz im Büro“. 
 

Entspannter arbeiten durch mehr Produktivität am Arbeitsplatz


Arbeiten ohne Ablenkung sorgt für Konzentration und führt so zu mehr Produktivität am Arbeitsplatz. Wichtig ist es auch nach dem Arbeitstag bewusst abzuschließen und abzuschalten. Wer die hier aufgeführten Tipps und Maßnahmen befolgt arbeitet effektiver und produktiver. Mehr Organisation und ein geringerer Perfektionsanspruch führen zu weniger Stress im Büro. So gelingt es mehr Produktivität am Arbeitsplatz zu erreichen.

Aufenthaltsraum
Ein geplantes Treffen nach Feierabend mit den Kollegen darf nicht fehlen. Foto: Unsplash / redd
ZUSAMMENFASSUNG DER ARTIKEL

Tschüss Burnout

Frauen am Schreibtisch im Open Office mit vielen Monitoren gegnüber.
Foto: Unsplash / Israel Andrade
Frauen am Schreibtisch im Open Office mit vielen Monitoren gegnüber.
Foto: Unsplash / Israel Andrade
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